Hvordan påvirker Rackbeat mine arbejdsgange? Fra lager i ERP-systemet til dedikeret lagerstyring

Når lagerstyringen i ERP-systemet ikke længere rammer tonen

Forestil dig, at du er en dirigent, og dit ERP-system er et stort orkester.

Dagligt forsøger du at få tonerne til at flyde harmonisk i hele ensemblet med alle bilagene og salgsfakturaerne i regnskabet og varebevægelserne ovre i lagerdelen. Men jo længere tid musikken spiller, jo tydeligere bliver det, at lagerstyringen kræver en præcision og rækkevidde, som dit nuværende set-up ikke altid kan levere.

Der skal et nyt instrument til.

For selvom mange ERP-systemer kan klare de mest basale lagerfunktioner, såsom at vise den aktuelle lagerbeholdning og afsende en salgsordre, og nogle har endda et par lidt mere avancerede funktioner som tilkøbsmoduler, så mangler de den dybde og specialisering, et dedikeret system som Rackbeat tilbyder.

I denne guide vil vi således udfolde, hvordan et skifte til Rackbeat kan forbedre og forenkle dine lagerprocesser. Men først starter vi lige med at gennemgå nøglepunkterne ved overgangen fra ERP-baseret lagerstyring til Rackbeat, så du er godt klædt på til dine nye arbejdsgange. 

På den måde skal du ikke stresse over, om regnskabsdelen og lagerdriften går i takt, men i stedet læne dig tilbage og nyde samspillet.

God fornøjelse.

Det skal du være opmærksom på, når du skifter lagerstyringen i ERP-systemet ud med Rackbeat

1. Arbejdsfordelingen

Vi anbefaler, at alt, der har med lagerarbejdet og ordrehåndteringen at gøre foregår ovre i Rackbeat, mens regnskabsdelen holdes til ERP-systemet. Helt konkret vil det sige, at salg, indkøb, varereguleringer og lagerflyt foretages i lagersystemet. Dvs. alle aktiviteter, der påvirker lagerantallet og finanslagerværdien. 

Det er også vigtigt at sige, at når du opretter kunder eller ændrer på kundeinformation, skal det enten ske i Rackbeat eller ERP-systemet – ikke i begge, da det vil skabe rod i informationsflowet. Det er nemlig afgørende at fastlægge klare linjer for, hvor data håndteres og opdateres for at undgå dataforvirring og synkroniseringskonflikter.

2. Muligheden for at vælge flere lagerprincipper

Rackbeat understøtter avancerede lagerprincipper som FIFO (First-In, First-Out) og gennemsnitlig kostpris, hvilket giver dig mulighed for at vælge, hvordan din finanslagerværdi skal beregnes. Det er vigtigt, at du har styr på, hvilket lagerprincip, der passer bedst til din virksomheds behov, inden din Rackbeat-aftale bliver sat op. Valget af lagerprincip er nemlig permanent og bør træffes med omhu for at sikre, at dine finanslagerværdier beregnes korrekt.

3. Lær dit nye lagersystem at kende

Overgangen fra lagerstyring i et ERP-system til Rackbeats avancerede lagersystem indebærer en lille smule forberedelse, da Rackbeat tilbyder flere muligheder og funktioner, end du måske er vant til. Det er afgørende, at du afsætter tid til at forstå, hvordan Rackbeat fungerer, da ingen arbejdsprocesser er ens. 

En god start kan være vores guidede produkttur, som giver en grundlæggende forståelse af systemets opbygning og funktioner.

Det er også fordelagtigt at udnytte Rackbeats gratis prøveperiode på 14 dage. I denne periode anbefaler vi, at du benytter vores forudindstillede demodata, hvilket giver dig mulighed for at udforske alle systemets funktioner grundigt uden at påvirke dine egne forretningsdata. 

4. Tænk over dine behov og tag en snak med os

Det er guld værd at tage en lille uformel snak om dine behov med en specialist, når du forbereder overgangen til et nyt lagersystem. Før du går i dialog, er det imidlertid vigtigt, at du har en klar forståelse af din virksomheds specifikke krav. Analyser dine nuværende arbejdsprocesser og identificer præcis, hvilke udfordringer du forventer, at Rackbeat skal adressere, og hvad dine mål er med implementeringen af det nye lagersystem.

Book en gratis demonstration af Rackbeat

Selvom du ikke har fuldstændig klarhed over dine behov endnu, tilbyder Rackbeat en personlig demonstration af vores system. Under denne demonstration vil en specialist først gennemgå en indledende samtale med dig om dine behov. Derefter vil vedkommende demonstrere, hvordan Rackbeat kan imødekomme disse behov. Dette giver dig en konkret forståelse af, hvordan dine arbejdsprocesser kan optimeres med Rackbeat.

Det var så en lille indføring i, hvordan implementeringen af Rackbeat vil påvirke dine arbejdsgange. Nu hopper vi videre og gennemgår et lille udsnit af de mange fordele, du opnår, lagersystemet giver dig.

Fordelene ved at skifte ERP-lagerstyringen ud med Rackbeat

Udover at levere grundlæggende lagerfunktioner, såsom muligheden for at organisere dit lager i forskellige underlokationer, foretage lageroptællinger, håndtere varereguleringer og give dig realtidsopdateringer på varebevægelserne, tilbyder Rackbeat bl.a. dig også:

1. Fri synkronisering af data

Rackbeat frigiver og forenkler datastrømmen mellem dit lagersystem og ERP-system. Dette indebærer en sømløs integration, hvor salgsfakturaer, leverandørfakturaer, produkter, styklister, kunder, leverandører og vareforbrug automatisk synkroniseres. Når en salgsordre f.eks. bogføres i Rackbeat, sendes fakturaen automatisk til dit ERP-system, som en kladde eller bogført postering. Nyoprettede kunder og varer overføres også automatisk, hvilket eliminerer dobbeltarbejde.

2. Brugervenlig indkøbsstyring med genbestillingspåmindelser

Med Rackbeats indkøbsstyring kan du placere en ordre direkte hos din leverandør uden behov for telefonopkald, skift til andre systemer eller en søgen efter kontaktoplysninger. Når dine varer så ankommer til lageret, kan du straks registrere dem, hvorefter Rackbeat opdaterer din varebeholdning. Du har desuden muligheden for at modtage automatiske påmindelser om behovet for genbestillingen af varer, når et produkts beholdning falder til den fastsatte minimumsgrænse. Dermed bestiller du hverken mindre eller mere, end du har brug for. Og det betyder, at du kan imødekomme kundernes efterspørgsel og holde din kapitalbinding på varelageret på et fornuftigt niveau. 

3. Datadrevet drift med detaljerede rapporter

Rackbeat tilbyder dig omfattende rapporter, der giver dig en dybere indsigt i dine varebevægelser på kryds og tværs. Disse inkluderer finanslagerrapporten, som ikke alene vil glæde din revisor, men også give dig en klarere forståelse af varernes finanslagerværdi gennem hele forsyningskæden – fra indkøb til salg og fakturering. Indkøbs- og salgsstatistikkerne ruster dig til at træffe velinformerede indkøbsbeslutninger baseret på både aktuel og historisk data. Er det nu de rigtige leverandører med de bedste indkøbspriser, du handler med? Og sælger de varer, du køber hjem i store mængder, nok til at retfærdiggøre investeringen?

4. Lagerfrit salg med dropshipping

Rackbeat gør det lettere for dig at sælge produkter uden at skulle opbevare dem fysisk på et eget lager. Med dropshipping-funktionen kan du knytte dine salgsordrer direkte til din leverandørs lager, hvilket betyder, at du kan sælge varer direkte fra leverandøren til din kunde. Dette reducerer ikke blot de omkostninger og det administrative arbejde, der er forbundet med at vedligeholde et lager, men også kompleksiteten i håndteringen af varebevægelser.

5. Smarte produktionsfunktioner

Hvis du selv producerer dine egne varer, har Rackbeat også et par funktioner, der vil effektivisere den del af din forretning. Du har nemlig mulighed for at oprette styklister, lave produktionsordrer samt tilgå en samlet oversigt over alle dine produktionsordrer. Dette vil hjælpe dig med at optimere din produktionshastighed og effektivitet, hvilket er noget, langt de fleste ERP-systemer ikke tilbyder.

Nu er der ikke andet for end at se funktionerne i fuld flor. Derfor anbefaler vi dig, at du booker en gratis præsentation af Rackbeat med en specialist, så du kan få systemet helt ind under huden.