Hur påverkar Rackbeat mina arbetsflöden? Från lager i ERP-systemet till dedikerad lagerhantering

När lagerhanteringen i ERP-systemet inte längre träffar rätt ton

Föreställ dig att du är en dirigent och ditt ERP-system är en stor orkester.

Varje dag försöker du få tonerna att flöda harmoniskt i hela ensemblen med alla bilagor och försäljningsfakturor i bokföringen och varurörelserna i lagret. Men ju längre musiken spelas, desto tydligare blir det att lagerhanteringen kräver en precision och räckvidd som din nuvarande uppställning inte alltid kan leverera.

Ett nytt instrument behövs.

Även om många ERP-system kan hantera de mest grundläggande lagerfunktionerna, såsom att visa aktuellt lagerinnehåll och skicka en försäljningsorder, och vissa till och med har några lite mer avancerade funktioner som tillägg, saknar de djupet och specialiseringen som ett dedikerat system som Rackbeat erbjuder.

I den här guiden kommer vi därför att utforska hur en övergång till Rackbeat kan förbättra och förenkla dina lagerprocesser. Men först börjar vi med att gå igenom nyckelpunkterna i övergången från ERP-baserad lagerhantering till Rackbeat, så att du är väl förberedd för dina nya arbetsflöden.

På det sättet behöver du inte stressa över om bokföringsdelen och lagerdriften är synkroniserade, utan kan istället luta dig tillbaka och njuta av samspel.

Ha så kul.

Detta bör du vara uppmärksam på när du byter ut lagerhanteringen i ERP-systemet mot Rackbeat

1. Arbetsfördelningen

Vi rekommenderar att allt som har med lagerarbete och orderhantering att göra sker i Rackbeat, medan bokföringsdelen stannar i ERP-systemet. Konkret innebär detta att försäljning, inköp, varuregleringar och lagerflytt utförs i lagersystemet, dvs. alla aktiviteter som påverkar lagerantalet och finanslagrets värde.

Det är också viktigt att säga att när du skapar kunder eller ändrar kundinformation, bör det ske antingen i Rackbeat eller i ERP-systemet – inte i båda, eftersom det skulle skapa röra i informationsflödet. Det är avgörande att fastställa tydliga linjer för var data hanteras och uppdateras för att undvika dataförvirring och synkroniseringskonflikter.

2. Möjligheten att välja flera lagerprinciper

Rackbeat stöder avancerade lagerprinciper som FIFO (First-In, First-Out) och genomsnittligt kostnadspris, vilket ger dig möjligheten att välja hur ditt finanslagers värde ska beräknas. Det är viktigt att du har koll på vilken lagerprincip som passar bäst för ditt företags behov innan din Rackbeat-avtal sätts upp. Valet av lagerprincip är permanent och bör göras noggrant för att säkerställa att dina finanslagersvärden beräknas korrekt.

3. Lär känna ditt nya lagersystem

Övergången från lagerhantering i ett ERP-system till Rackbeats avancerade lagersystem innebär lite förberedelse eftersom Rackbeat erbjuder fler möjligheter och funktioner än du kanske är van vid. Det är avgörande att du avsätter tid för att förstå hur Rackbeat fungerar, eftersom inga arbetsprocesser är lika.

Det är fördelaktigt att utnyttja Rackbeats gratis provperiod på 14 dagar. Under denna period rekommenderar vi att du använder vår förinställda demodata, vilket ger dig möjlighet att utforska alla systemets funktioner grundligt utan att påverka din egna affärsdata.

4. Tänk på dina behov och ha ett samtal med oss

Det är guld värt att ha ett litet informellt samtal om dina behov med en specialist när du förbereder övergången till ett nytt lagersystem. Innan du går i dialog är det dock viktigt att du har en klar förståelse för ditt företags specifika krav. Analysera dina nuvarande arbetsprocesser och identifiera exakt vilka utmaningar du förväntar dig att Rackbeat ska adressera, och vad dina mål är med implementeringen av det nya lagersystemet.

5. Boka en gratis demonstration av Rackbeat

Även om du inte har fullständig klarhet över dina behov än, erbjuder Rackbeat en personlig demonstration av vårt system. Under denna demonstration kommer en specialist först att genomföra ett inledande samtal med dig om dina behov. Därefter kommer personen att demonstrera hur Rackbeat kan uppfylla dessa behov. Detta ger dig en konkret förståelse för hur dina arbetsprocesser kan optimeras med Rackbeat.

Det var en liten introduktion till hur implementeringen av Rackbeat kommer att påverka dina arbetsflöden. Nu hoppar vi vidare och går igenom ett litet urval av de många fördelar du uppnår, lagersystemet ger dig.

Fördelarna med att byta ut ERP-lagerhanteringen mot Rackbeat

Utöver att leverera grundläggande lagerfunktioner, såsom möjligheten att organisera ditt lager i olika underlokationer, genomföra lagerinventeringar, hantera varuregleringar och ge dig realtidsuppdateringar på varurörelser, erbjuder Rackbeat även dig:

1. Fri synkronisering av data

Rackbeat frigör och förenklar dataflödet mellan ditt lagersystem och ERP-system. Detta innebär en sömlös integration där försäljningsfakturor, leverantörsfakturor, produkter, stycklistor, kunder, leverantörer och varuförbrukning automatiskt synkroniseras. När en försäljningsorder till exempel bokförs i Rackbeat, skickas fakturan automatiskt till ditt ERP-system, som ett utkast eller bokförd postering. Nyregistrerade kunder och varor överförs också automatiskt, vilket eliminerar dubbelt arbete.

2. Användarvänlig inköpshantering med påminnelser om återbeställning

Med Rackbeats inköpshantering kan du placera en order direkt hos din leverantör utan behov av telefonsamtal, växling till andra system eller sökning efter kontaktuppgifter. När dina varor sedan anländer till lagret kan du omedelbart registrera dem, varefter Rackbeat uppdaterar ditt varulager. Du har dessutom möjlighet att få automatiska påminnelser om behovet av återbeställning av varor, när en produkts lager faller till den fastställda minimigränsen. Detta innebär att du varken beställer mindre eller mer än du behöver. Och det betyder att du kan möta kundernas efterfrågan och hålla din kapitalbindning på varulageret på en rimlig nivå.

3. Datadriven drift med detaljerade rapporter

Rackbeat erbjuder dig omfattande rapporter som ger dig en djupare insikt i dina varurörelser på tvären och tvärs. Dessa inkluderar finanslagerapporten, som inte bara kommer att glädja din revisor, utan också ge dig en klarare förståelse för varornas finanslagervärde genom hela försörjningskedjan – från inköp till försäljning och fakturering. Inköps- och försäljningsstatistiken rustar dig för att fatta välgrundade inköpsbeslut baserade på både aktuell och historisk data. Är det nu de rätta leverantörerna med de bästa inköpspriserna du handlar med? Och säljer de varor du köper hem i stora mängder tillräckligt för att motivera investeringen?

4. Lagerfri försäljning med dropshipping

Rackbeat underlättar för dig att sälja produkter utan att behöva förvara dem fysiskt på ett eget lager. Med dropshipping-funktionen kan du koppla dina försäljningsorder direkt till din leverantörs lager, vilket innebär att du kan sälja varor direkt från leverantören till din kund. Detta reducerar inte bara de kostnader och det administrativa arbete som är förknippat med att underhålla ett lager, utan också komplexiteten i hanteringen av varurörelser.

5. Smarta produktionsfunktioner

Om du själv producerar dina egna varor har Rackbeat också ett par funktioner som kommer att effektivisera den delen av din verksamhet. Du har nämligen möjlighet att skapa stycklistor, göra produktionsorder samt få tillgång till en samlad översikt över alla dina produktionsorder. Detta kommer att hjälpa dig att optimera din produktionshastighet och effektivitet, vilket är något som de flesta ERP-system inte erbjuder.

Nu är det inte annat än att se funktionerna i full blom. Därför rekommenderar vi dig att boka en gratis presentation av Rackbeat med en specialist, så att du kan lära känna systemet ordentligt.