Hvad koster et lagerstyringssystem?

By Rackbeat november 25, 2022

Når du køber ny software til din virksomhed, skal du først og fremmest være opmærksom på de ubekendte faktorer og skjulte omkostninger, der ofte følger med. Et system kan være billigt i indkøb, men efterfølgende vise sig at kræve utallige konsulenttimer, hvis det skal spille sammen med dit øvrige set-up. Ligeledes kan langvarige kontrakter typisk få prisen ned, men man risikerer at ende med en løsning, der ikke kan skaleres i takt med virksomhedens udvikling.

Begge disse scenarier indeholder eksempler på omkostninger, der indgår i begrebet Total Cost of Ownership (TCO). Det er et begreb, du bør gøre dig bekendt med , uanset om du er i gang med at gennemgå hygiejnen i jeres eksisterende opsætning, overvejer tilkøb af et nyt system eller modul eller er på markedet for at se på alternative løsninger.

Men hvordan kan et lagerstyringssystem skabe værdi for netop din forretning? Hvilke omkostninger, pengemæssige, tidsmæssige, praktiske m.m., vil du kunne løbe ind i, når du køber et lagerstyringssystem? Og hvordan spiller disse sammen? Det vil du få svar på i denne blog, når du får fuld gennemsigtighed med alle de mulige omkostninger ved et lagerstyringssystem.

Hvad er værdifuldt for din virksomhed?

Det absolut vigtigste, når du skal købe et nyt lagerstyringssystem, er at sikre dig, at løsningen passer til din virksomhed. Derfor bør dit første skridt altid være at kortlægge, hvad der er værdifuldt for din virksomhed – både nu og fremover. Det kan du gøre ved at besvare følgende spørgsmål:

  • Har det værdi, at lager-data bliver opdateret i realtid og på tværs af dine øvrige systemer?
  • Er der flere stakeholders, der skal tilgå data?
  • Er I sikret mod tabt data, fx ved nedbrud eller ransomware-angreb?

Få hjælp til at vælge det rigtige lagerstyringssystem med denne gratis guide.

De totale omkostninger ved et lagerstyringssystem

The Total Cost of Ownership giver dig mulighed for at sammenligne forskellige systemers rentabilitet. Den samlede pris afhænger af mange forskellige variabler, såsom ressourcer til implementering og onboarding. Der er dog også mere skjulte faktorer såsom effekten på den øvrige organisation og kundeoplevelsen.

Isbjerg, der illustrerer skjulte omkostninger ved et lagerstyringssystem.

Det er netop disse skjulte – eller ofte oversete – udgifter og implikationer (som vi kommer ind på om lidt), der kan udgøre forskellen på systemers rentabilitet. Når det kommer til lagerstyring, stiger effekten af disse markant jo større volumen og kompleksiteten er i jeres forretning.

“Som udgangspunkt anbefaler vi at vælge dedikerede systemer til de forretningsområder, som er særligt vigtige: fx lagerstyring til virksomheder, der køber og sælger varer. Jo større din varevolumen og lagerkompleksitet, desto større en forskel gør et kompetent, dedikeret lagerstyringssystem.”

– Morten Bæhrenz, CEO & Co-founder af Rackbeat.

Det vil altså sige: er din varevolumen og/eller lagerkompleksitet er høj, det kan f.eks. være, at I opererer på flere markeder eller sælger forgængelige varer, så gør et dedikeret, cloud-baseret Warehouse Management System (WMS) en kæmpe forskel. Ikke kun monetært, men også i form af kundetilfredshed, arbejdsglæde, gennemsigtighed af data mm.

Typer af omkostninger

Efter at have kortlagt eller overvejet, hvad der er værdifuldt for din virksomhed, vil det være relevant at medtænke, hvilke typer af udgifter, der gør sig gældende udover den direkte indkøbspris. Følgende spørgsmål kan hjælpe dig med at afklare prisen på disse udgifter:

  • Hvad koster implementeringen og integrationen med jeres øvrige set-up? Har I ressourcerne in-house, eller vil det kræve konsulenttimer – og i så fald, hvor mange timer?
  • Hvad koster det at tilkøbe licenser? Kan licenserne genbruges ved udskiftninger i medarbejdere?
    Hvordan håndteres opdateringer og vedligeholdelse?
  • Hvad er kontraktlængden, og hvad er kontraktens spillerum ift. skalering og evt. tidlig afslutning på kontrakten?
  • Hvordan håndterer I forsyningskæden? Er der balance mellem hvad og hvor meget, der bliver bestilt, så I ikke får for høje lagerbindinger eller ikke kan møde efterspørgslen?

Læs gerne vores guide til effektiv lageroptælling.

 

Hvad koster dårlige kundeoplevelser?

Kundeoplevelsen er en af de faktorer, som typisk bliver glemt, selvom det er absolut forretningskritisk. En undersøgelse viser endda, at 78% af de adspurgte mener, at kundeoplevelsen er lige så vigtig som den vare de køber hos en virksomhed.

“Vores største udfordring har været at sælge varer, vi ikke havde på lager – især under spidsbelastningsperioder som Black Friday og julesalget – og alle de problemstillinger, der begynder at melde sig, når der kommer noget volumen på. Vi blev trætte af at skulle ringe til 500 mennesker og sige: Det, du købte med 20 % rabat, kan vi ikke skaffe alligevel.”

Mikkel Vestergaard, Direktør hos A-hjort.

Derfor er det helt essentielt at medtænke et lagerstyringssystems påvirkning af kundeoplevelsen. For eksempel skal du vide:

  • Hvordan det givne system sikrer, at de kundevendte funktioner har korrekte og ajourførte data, så der ikke bliver solgt udsolgte varer
  • Hvordan systemet aktiverer din forsyningskæde før lagerbeholdningen når et kritisk niveau, uden at binde for mange ressourcer på lagerbeholdningen.

Hvad koster onboarding?

For at få et optimalt udbytte af ethvert system, er det essentielt, at alle relevante brugere kan anvende det til det der er nødvendigt for deres arbejdsgange,, samt at den rette viden kan gives videre til nye medarbejdere. Derfor er onboarding et særligt vigtigt, men igen ofte overset, element i vurderingen af et systems rentabilitet.

Med nyere systemer er der ofte fokus på intuitivt UX. Her behøver I måske ikke assisteret onboarding, men kan nøjes med at læse udbyderens Helpdesk materiale. Hvis du ønsker den assisterede onboarding, er det værd at undersøge, om den kan tilpasses jeres specifikke behov. Disse kan dreje sig om overførsel af data, sikringen af korrekt integration og ikke mindst oplæringen af brugere ud fra deres funktion m.m.

Se mere om Rackbeats opstartspakke her.

“Rackbeat hjælper med at arbejde bedre og smartere ved at samle al information i ét skærmbillede. I modsætning til tidligere lagerstyringssoftware tager onboarding kun 10-15 min. Kort sagt: brugen af Rackbeat giver den samme lethed, som når ens hovedpine forsvinder. Det gør ganske enkelt tingene så meget nemmere.”

Thor Mønsted, CEO, Unity Tech.

Få gennemsigtighed i dit valg af WMS

Nogle WMS-udbydere har faste prispakker, som umiddelbart gør det nemt at regne ud, hvad et WMS koster. Men også kun umiddelbart. For hvad sker der, hvis I skalerer op eller ned? Hvordan håndteres opdateringer og support? Får alle brugere den samme profil, eller kan det skræddersyes, således lagermedarbejderen ikke har de samme funktionaliteter som lagerchefen eller kundeservicemedarbejderen?

Vores erfaring er, at mange overser den betydning et WMS giver gennem hele værdikæden, især fordi man bl.a. overser samspillet med de kundevendte roller og betydningen af en nem opstart, selvom dette også påvirker de samlede udgifter.

Så, hvad koster et WMS? For at opsummere, så bør du være opmærksom på følgende, når du udregner Total Cost of Ownership:

  • Opstartsomkostninger (implementering og onboarding)
  • Driftsomkostninger (de løbende omkostninger, når systemet er i drift, f.eks. den faste abonnementspris)
  • Vedligeholds- og downtime-omkostninger: hvad koster det af ressourcer hos jer, når systemet skal opdateres? Hvad koster det jer, f.eks. i form af tabte indtægter, når systemet har (planlagt) nedetid?

Hvad angår driftsomkostningerne for et WMS, så varierer abonnementsprisen per bruger mellem et par hundrede kroner til mere end 1.000 kr., afhængigt af system. Hver opmærksom på at dette gælder produkter, der har standardpriser. Mange systemer tilbyder kun skræddersyede løsninger og dermed tilpassede priser.

Rackbeat mener, at der skal være transparens i dine omkostninger – hvorfor både direkte og indirekte omkostninger skal medregnes, når du køber et lagerstyringssystem. Samtidig skal du aldrig gå på kompromis med dine behov: den rette løsning er den løsning, der passer til din virksomhed, og der er ingen grund til at betale for flere funktioner, end du har brug for.

Derfor er prisen for begge vores to abonnementstyper per bruger, således I nemmest kan sammensætte den pakke, der giver mening for jer, og f.eks. ikke betaler for funktioner, der er relevante for B2B-virksomheder, hvis du driver en ren B2C-forretning.

Vores fokus på brugertilpasning går igen i vores onboarding-forløb. Det er et valgfrit tilkøb, og I ikke behøver derfor ikke betale for den ydelse, når I ikke har brug for den. I forløbet opsættes Rackbeat til lige præcis din virksomheds behov, samtidig med at alle brugere af systemet modtager grundig træning i brugen af det – tilpasset til deres behov og funktion.

Du har mulighed for at prøve Rackbeat gratis i 14 dage uden binding og uden at give dine  faktureringsoplysninger lige her. Så kan du selv for syn for sagen – og du vil måske opdage, at omkostningerne ved ikke at vælge Rackbeat er højere, end hvis du springer ud i vores lagerløsning.