Sådan måler du succesen af din lagerstyring: 5 formler, der forandrer din forretning

Du opfostrer ikke et velfungerende lager uden den rette indsats

Lidt ligesom nogle børn opdrages bedre end andre, kan dit lager og din ordreproces styres både godt og mindre godt.

Og ligesom opdragelsens indvirkning på den voksnes personlighed, gør måden du behandler din lagerstyring og ordrestyring på en kæmpe forskel for din forretning på sigt.

Det afgør nemlig om du avler tilfredse kunder og tjener penge på dine varer, eller du skræmmer folk væk grundet forsinkelser og taber penge på din lagerdrift.

Men hvordan ved du egentlig om udviklingen går i den rigtige retning? Eller sagt mere direkte: Hvordan tager du temperaturen på, hvor god din lagerstyring er?

Det gør du med 5 særlige indsatsområder bestående af din:

1. Lageromsætningshastighed
2. Lagerbeholdningsnøjagtighed
3. Ordreopfyldelsestid
4. Lagerkapacitetsudnyttelse
5. Returneringsrate

I dette indlæg giver vi dig nogle skræddersyede formler, så du kan måle, hvordan din virksomhed præsterer på disse fem områder. Formlerne skal vi nok udfolde for dig, så du ikke skal tilbage på skolebænken og løse andengradsligninger for at løfte din lagerstyring.

Du får samtidig en forklaring på, hvorfor de 5 indsatsområder er vigtige for din lagerdrevne virksomhed samt pejlemærkerne for succes.

Men, men. Det er jo ikke nok bare at påpege et barns mindre gode sider. Derfor giver vi dig selvfølgelig også nogle råd til, hvordan du kan understøtte dit lagers udvikling i en positiv retning.

For når du ved, hvor du skal sætte ind for opnå succes, vil du med større sandsynlighed  kunne kigge tilbage på din indsats som en stolt forældre og se din forretning udfolde sit fulde potentiale.

1. Lageromsætningshastighed

Lageromsætningshastigheden er en af de vigtigste målinger for at vurdere effektiviteten af din lagerstyring, og hvordan det går med dit salg. Din lageromsætningshastighed viser nemlig, hvor hurtigt dine varer bliver solgt og genopfyldt inden for en given periode. 

En høj lageromsætningshastighed er et positivt tegn på, at din virksomhed formår at balancere efterspørgsel og udbud effektivt, og så sænker du risikoen for forældede varer betydeligt, når du har en høj omsætningshastighed.

Det er dog vigtigt at bemærke, at en ekstremt høj omsætningshastighed også kan indikere, at lageret er for lille til at imødekomme efterspørgslen, hvilket kan føre til udsolgte varer og tabt salg. Derfor er det vigtigt at finde den rette balance for netop din virksomhed.

Hvad er en høj lageromsætningshastighed?

• Detailhandel: For dagligvarer og andre hurtigt omsættelige varer (f.eks. fødevarer, drikkevarer), betragtes en lageromsætningshastighed på 10-15 som høj.
• Engros: For engrosvirksomheder, der sælger store mængder varer til andre virksomheder, anses en lageromsætningshastighed på 5-7 som høj.
• Elektronik: For forbrugerelektronik betragtes en lageromsætningshastighed på 4-8 som høj, da produkterne ofte har en høj værdi og ikke nødvendigvis sælges lige så hurtigt som dagligvarer.
• Beklædning: For tøj og mode kan en lageromsætningshastighed på 4-6 betragtes som høj, afhængigt af sæsonbetonet efterspørgsel og modecyklusser.

Sådan beregner du din lageromsætningshastighed

“Omkostninger ved solgte varer” dækker først og fremmest over indkøbspriserne på de solgte varer. Derudover, hvis du arbejder med produktion, dækker det over de direkte omkostninger forbundet med produktionen af de varer, som virksomheden sælger i en given periode. Dette inkluderer omkostninger til råmaterialer, arbejdskraft og andre produktionsomkostninger.

“Gennemsnitligt lager” er den gennemsnitlige værdi af lagerbeholdningen over en bestemt periode. Det beregnes ved at tage gennemsnittet af begyndelseslager- og slutlager for den periode, der analyseres.

Begyndelseslageret er værdien af lagerbeholdningen ved begyndelsen af perioden, og slutlager er værdien af lageret ved slutningen af perioden. Ved at tage gennemsnittet af disse to tal får du et mere præcist billede af lagerbeholdningen gennem perioden.

Sådan beregner du dit gennemsnitlige lager

Hvordan opnår du en høj lageromsætningshastighed?

• Efterspørgselsplanlægning: Brug dataanalyse og prognoser for at forudsige efterspørgsel præcist og justere lagerbeholdningen derefter.
• Just-In-Time (JIT): Implementer JIT-lagerstyring for at modtage varer lige når de er nødvendige, hvilket reducerer lageromkostninger og forbedrer omsætningen.
• Produktmix: Sørg for at have de rigtige produkter på lager, baseret på efterspørgsel og salgshistorik.
• Kundeengagement: Forstå dine kunders behov og præferencer for bedre at kunne tilpasse din lagerstyring.

2. Lagerbeholdningsnøjagtighed

En anden vigtig indikator for din lagerstyring er det, man kalder din “lagerbeholdningsnøjagtighed.” Lagerbeholdningsnøjagtigheden måler, hvor præcise dine lageroptegnelser er sammenlignet med den faktiske fysiske lagerbeholdning. 

En høj nøjagtighed betyder færre lagerdifferencer, hvilket mindsker risikoen for underbeholdning, som kan resultere i forsinkelser på ordreleveringerne. Samtidig er en høj lagerbeholdningsnøjagtighed med til at sænke risikoen for overbeholdning, der betyder, at du har for mange penge bundet op på dine varer. 

Dertil gør en høj lagerbeholdningsnøjagtighed dig i stand til at arbejde med pålidelige data, hvilket styrker din indkøbsstyring og beslutningstagning generelt.

Hvad er en høj lagerbeholdningsnøjagtighed?

• Generelt betragtes en lagerbeholdningsnøjagtighed på 97% eller højere som værende “høj.” Dette betyder, at 97% af tiden er lageroptegnelserne korrekte og matcher den fysiske lagerbeholdning. I nogle brancher, især dem med høje værdier eller strenge reguleringer (f.eks. farmaceutiske produkter), kan der være en forventning om endnu højere nøjagtighed, tættere på 99% eller endda 99,9%.
• En “lav” lagerbeholdningsnøjagtighed betragtes generelt set som værende på under 95%. 

Årsager til lav lagerbeholdningsnøjagtighed

1. Manuelle fejl: Forkerte indtastninger eller ufuldstændige optegnelser.
2. Manglende opdateringer: Lagerdata bliver ikke opdateret i realtid, hvilket resulterer i forældede optegnelser.
3. Svig: Tyveri eller svindel fra ansatte kan føre til forskelle mellem registreret og faktisk lager.

Sådan beregner du din lagerbeholdningsnøjagtighed

Hvordan opnår du en høj lagerbeholdningsnøjagtighed?

1. Regelmæssig lageroptælling: Gennemfør regelmæssige lageroptællinger for at sikre, at optegnelserne stemmer overens med den faktiske beholdning.
2. Benyt software: Investér i et lagerstyringssystem, WMS, der kan spore lagerbevægelser i realtid og reducere manuelle fejl.
3. Kvalitetskontrol: Indfør kvalitetskontrolpunkter i lagerstyringsprocesserne for at fange og rette fejl tidligt.

3. Ordreopfyldelsestid

Din ordreopfyldelsestid måler, hvor lang tid det tager at behandle og sende en ordre fra det øjeblik, at du har modtaget bestillingen fra din kunde. Kortere ordreopfyldelsestider indikerer, at din ordrestyring er effektiv, da du er i stand til at behandle ordrer hurtigt, hvilket skaber grobund for en høj kundetilfredshed.

Hvad er en høj ordreopfyldelsestid? 

• E-handel: Mange e-handelsvirksomheder stræber efter en ordreopfyldelsestid på 24-48 timer for at imødekomme kundernes forventninger om hurtig levering.
• Engros: For engrosvirksomheder anses en ordreopfyldelsestid på 2-4 dage være acceptabel, afhængig af kompleksiteten af ordrerne og leveringsaftaler.
• Detailhandel: For detailhandlere med både online og fysiske butikker er en ordreopfyldelsestid på 1-2 dage ofte standard, især for klik-og-hent-ordrer.
• Produktion: For produktionsvirksomheder, hvor produkter måske først skal produceres før levering, kan ordreopfyldelsestiden være længere, typisk 1-2 uger afhængig af produktionscyklussen.

Sådan beregner du din ordreopfyldelsestid

Hvordan opnår du en høj ordreopfyldelsestid?

1. Lagersystem: Brugen af et lagerstyringssystem vil hjælpe med at systematisere og accelerere din plukke-, pakke- og forsendelsesprocesser samt give dig real-time opdateringer på ordrestatusserne. 
2. Integration af systemer: Integrer lagerstyringssystemet med din webshop og POS for at sikre glidende informationsflow og hurtigere behandling af kundeordrer.
3. Effektiv lagerlayout: Organiser lageret, så de mest efterspurgte varer er lettilgængelige, hvilket reducerer plukketiden. Vi har i den forbindelse lavet en guide til at optimere din lagerindretning.

4. Lagerkapacitetsudnyttelse

Lagerkapacitetsudnyttelse måler, hvor godt du udnytter din tilgængelige lagerplads. En effektiv udnyttelse af din lagerkapacitet er temmelig vigtig, da det kan være med til at reducere dine lageromkostninger og øge din ordreopfyldelsestid, da pluk og pak bliver nemmere og mere overskueligt med en optimeret lagerplads. 

Når du har styr på din lagerplads, undgår du også en overbelægning af dit lager, hvilket kan forårsage farlige arbejdsforhold i værste tilfælde. Slutteligt vil du også være langt bedre stillet i forhold til at planlægge en eventuel opskalering af dit lager, hvis dette bliver nødvendigt.

Hvad er en høj kapacitetsudnyttelse?

• En høj kapacitetsudnyttelse er så tæt på 100% som muligt. Dog skal du være opmærksom på, at en procentsats på næsten 100 kan indikere, at lageret er ved at være fuldt, hvilket kan skabe problemer med overbelægning og nedsat effektivitet.
• En kapacitetsudnyttelse er lav, hvis den er omkring de 50%, og dette kan betyde, at der er meget spildplads, hvilket kan være meget kostbart, da du ofte betaler for ubenyttet plads – særligt hvis du lejer et lagerhotel.

Sådan beregner du din lagerkapacitetsudnyttelse

OBS: Både brugt og tilgængelig lagerplads opgøres i kvadratmeter.

Hvordan opnår du en høj lagerkapacitetsudnyttelse?

1. Brug lodret plads: Implementer reoler og hylder for at udnytte den lodrette plads effektivt.
2. Reorganiser lageret: Sørg for, at varerne er placeret strategisk for at maksimere pladsudnyttelsen og minimere spildplads.
3. Regelmæssig revision: Udfør regelmæssige lagerrevisioner for at identificere områder, hvor pladsen kan udnyttes bedre.
4. Lean-principper: Implementer Lean-lagerprincipper for at reducere spild og forbedre effektiviteten.

5. Returneringsrate

Din returneringsrate måler andelen af varer, som dine kunder sender tilbage til dig efter et køb. Returneringsraten er god at have for øje, da den kan give dig indsigt i eventuelle problemer med lagerstyringen, som f.eks. forkerte varer, beskadigede varer eller forsinkelser i leveringen.

En høj returneringsrate er normalt ikke ønskværdig, da det kan indikere problemer med produktkvalitet, kundetilfredshed eller fejl i ordrebehandlingen.

Hvad er en høj returneringsrate?

Hvad der betragtes som en høj returneringsrate kan variere afhængigt af din branche og produkttype. Men her er nogle generelle retningslinjer:

• Beklædning og mode: Returneringsrater på 20-30% er ikke usædvanlige, da kunder ofte bestiller flere størrelser eller stilarter for at prøve hjemme.
• Elektronik: Returneringsrater på 5-10% er almindelig på grund af tekniske problemer eller manglende overensstemmelse med kundens forventninger.
• Dagligvarer: Returneringsrater er normalt meget lave, ofte under 1%, da dagligvarer sjældent returneres medmindre der er fejl eller kvalitetsproblemer.
• Generelle detailvarer: En returneringsrate på 5-10% er rimelig typisk.

Sådan beregner du din returneringsrate

Hvordan undgår du en høj returneringsrate?

1. Klar og præcis produktinformation: Giv detaljerede og nøjagtige produktbeskrivelser og billeder for at sikre, at kunderne ved, hvad de køber. Sælger du tøj, vil en størrelsesguide være guld værd.
2. Optimering af ordrebehandlingen: Implementer systemer og processer for at minimere fejl i ordrebehandlingen.
3. Feedback fra kunder: Indsaml og analysér feedback fra kunder om årsagerne til returneringer og implementer ændringer baseret på denne feedback.
4. Returneringspolitik: Gennemgå og juster returneringspolitikken for at finde en balance mellem kundetilfredshed og forretningsmæssig bæredygtighed.
5. Dataanalyse: Brug dataanalyse til at identificere mønstre i returneringer og målrette specifikke produkter eller kategorier for forbedring.

Efter at have gennemgået disse fem indsatsområder håber vi, at det er blevet tydeligt, hvor vigtigt det er at måle og optimere centrale aspekter af din lagerstyring.

For ved at fokusere på din lageromsætningshastighed, lagerbeholdningsnøjagtighed, ordreopfyldelsestid, lagerkapacitetsudnyttelse og returneringsrate vil du få et meget klart billede af, hvor din virksomhed står, og hvor der er plads til forbedringer.

Vil du have flere gode tips til din lagerstyring?

Hvis du godt kunne tænke dig at styrke din lagerstyring yderligere, så har vi lavet en checkliste til effektiv lagerstyring, som du kan begynde at krydse af.

Du kan også kigge nærmere på, hvordan Rackbeats lagerløsning vil løfte din lager- og ordrestyring med det samme.