Så mäter du framgången med din lagerstyrning: 5 formler som gör skillnad

Du kan inte fostra ett välfungerande lager utan rätt insats

Precis som vissa barn uppfostras bättre än andra, kan ditt lager och din orderprocess hanteras antingen väl eller dåligt.

Och precis som uppfostran påverkar en vuxens personlighet, gör sättet du hanterar lager– och orderstyrningen på en enorm skillnad för ditt företag på lång sikt.

Det avgör om du får nöjda kunder och tjänar pengar på dina varor, eller skrämmer bort folk på grund av förseningar och förlorar pengar på din lagerverksamhet.

Men hur vet du egentligen om utvecklingen går i rätt riktning? Eller mer direkt: Hur tar du tempen på hur bra din lagerstyrning är?

Det gör du med 5 specifika fokusområden bestående av din:

1. Lageromsättning
2. Lagernoggrannhet
3. Orderuppfyllelsestid
4. Lagerkapacitetsutnyttjande
5. Returgrad

I detta inlägg ger vi dig skräddarsydda formler så att du kan mäta hur ditt företag presterar inom dessa fem områden. Vi kommer att förklara formlerna för dig, så att du inte behöver gå tillbaka till skolbänken och lösa kvadratiska ekvationer för att förbättra din lagerstyrning.

Du kommer också att få en förklaring till varför de 5 fokusområdena är viktiga för ditt lagerdrivna företag samt framgångskriterierna.

Men, men. Det är ju inte nog att bara påpeka ett barns mindre bra sidor. Därför ger vi dig självklart också några råd om hur du kan stödja lagrets utveckling i en positiv riktning.

För när du vet var du ska sätta in insatser för att uppnå framgång, kommer du troligen kunna se tillbaka på dina insatser med stolthet och se ditt företag utveckla sin fulla potential.

1. Lageromsättning

Lageromsättning är en av de viktigaste mätningarna för att bedöma effektiviteten av din lagerstyrning och hur det går med din försäljning. Ditt lagervarv visar hur snabbt dina varor säljs och fylls på inom en given period. 

Ett högt Lageromsättning är ett positivt tecken på att ditt företag kan balansera utbud och efterfrågan effektivt, och du minskar risken för föråldrade varor avsevärt med ett högt varv. 

Det är dock viktigt att notera att ett extremt högt varv också kan indikera att lagret är för litet för att möta efterfrågan, vilket kan leda till slutsålda varor och förlorad försäljning. Därför är det viktigt att hitta rätt balans för just ditt företag.

Vad är ett högt lageromsättning?

• Detaljhandel: För dagligvaror och andra snabbt rörliga varor (t.ex. mat, drycker), anses ett lagervarv på 10-15 vara högt.
• Grossist: För grossistföretag som säljer stora mängder varor till andra företag, anses ett lagervarv på 5-7 vara högt.
• Elektronik: För konsumentelektronik anses ett lagervarv på 4-8 vara högt, eftersom produkterna ofta har högt värde och inte nödvändigtvis säljs lika snabbt som dagligvaror.
• Kläder: För kläder och mode kan ett lagervarv på 4-6 anses högt, beroende på säsongsbaserad efterfrågan och modets cykler.

Så här beräknar du ditt lageromsättning:

”Kostnad för sålda varor” täcker främst inköpspriserna på de sålda varorna. Dessutom, om du arbetar med produktion, täcker det de direkta kostnaderna förknippade med produktionen av de varor som företaget säljer under en given period.Detta inkluderar kostnader för råvaror, arbetskraft och andra produktionskostnader.

”Genomsnittligt lager” är det genomsnittliga värdet av lagerbeholdningen under en specifik period. Det beräknas genom att ta genomsnittet av startlager och slutlager för den analyserade perioden.

Startlagret är värdet av lagerbeholdningen vid periodens början, och slutlagret är värdet av lagret vid periodens slut. Genom att ta genomsnittet av dessa två siffror får du en mer exakt bild av lagerbeholdningen under perioden. 

Så här beräknar du ditt genomsnittliga lager

Hur uppnår du ett högt lageromsättning? 

• Efterfrågeplanering: Använd dataanalys och prognoser för att exakt förutsäga efterfrågan och justera lagerbeholdningen därefter.
• Just-In-Time (JIT): Implementera JIT-lagerstyrning för att ta emot varor precis när de behövs, vilket minskar lagerkostnader och förbättrar varvet.
• Produktmix: Se till att ha rätt produkter på lager, baserat på efterfrågan och försäljningshistorik.
• Kundengagemang: Förstå dina kunders behov och preferenser för att bättre kunna anpassa din lagerstyrning.

2. Lagernoggrannhet 

En annan viktig indikator på din lagerstyrning är det som kallas ”lagernoggrannhet.” Lagernoggrannhet mäter hur exakta dina lageruppgifter är jämfört med det faktiska fysiska lagret. 

Hög noggrannhet innebär färre lagerdifferenser, vilket minskar risken för underbeholdning, vilket kan resultera i förseningar i orderleveranserna. Samtidigt hjälper hög lagernoggrannhet till att minska risken för överbeholdning, vilket innebär att du har för mycket pengar bundna i dina varor.

Vidare gör hög lagernoggrannhet det möjligt för dig att arbeta med tillförlitliga data, vilket stärker din inköpsstyrning och beslutsfattande generellt.

Vad är hög lagernoggrannhet?

• Generellt anses en lagernoggrannhet på 97% eller högre vara ”hög.” Detta innebär att 97% av tiden är lageruppgifterna korrekta och matchar det fysiska lagret. I vissa branscher, särskilt de med höga värden eller strikta regler (t.ex. farmaceutiska produkter), kan det förväntas ännu högre noggrannhet, närmare 99% eller till och med 99,9%.
• En ”låg” lagernoggrannhet anses generellt vara under 95%.

Orsaker till låg lagernoggrannhet

1. Manuella fel: Felaktiga inmatningar eller ofullständiga uppgifter.
2. Brist på uppdateringar: Lagerdata uppdateras inte i realtid, vilket resulterar i föråldrade uppgifter.
3. Bedrägeri: Stöld eller bedrägeri från anställda kan leda till skillnader mellan registrerat och faktiskt lager.

Så här beräknar du lagernoggrannheten

Hur uppnår du hög lagernoggrannhet?

1. Regelbundna lagerinventeringar: Genomför regelbundna lagerinventeringar för att säkerställa att uppgifterna stämmer överens med den faktiska beholdningen.
2. Använd programvara: Investera i ett lagerstyrningssystem (WMS) som kan spåra lagerförflyttningar i realtid och minska manuella fel.
3. Kvalitetskontroll: Implementera kvalitetskontrollpunkter i lagerstyrningsprocesserna för att upptäcka och rätta till fel tidigt.

3. Orderuppfyllelsestid

 Din orderuppfyllelsestid mäter hur lång tid det tar att behandla och skicka en order från det ögonblick du har mottagit beställningen från din kund. Kortare orderuppfyllelsestider indikerar att din orderstyrning är effektiv, eftersom du kan behandla beställningar snabbt, vilket skapar hög kundnöjdhet.

Vad är en hög orderuppfyllelsestid?

• E-handel: Många e-handelsföretag strävar efter en orderuppfyllelsestid på 24-48 timmar för att möta kundernas förväntningar på snabb leverans. 
• Grossist: För grossistföretag anses en orderuppfyllelsestid på 2-4 dagar vara acceptabel, beroende på komplexiteten i beställningarna och leveransavtalen.
• Detaljhandel: För detaljhandlare med både online- och fysiska butiker är en orderuppfyllelsestid på 1-2 dagar ofta standard, särskilt för klick-och-hämta-beställningar. 
• Produktion: För produktionsföretag där produkter kanske måste produceras innan leverans kan orderuppfyllelsestiden vara längre, vanligtvis 1-2 veckor beroende på produktionscykeln.

Så här beräknar du din orderuppfyllelsestid

Hur uppnår du en hög orderuppfyllelsestid?

1. Lagersystem: Användning av ett lagerstyrningssystem kommer att hjälpa till att systematisera och påskynda dina plock-, pack- och leveransprocesser samt ge dig realtidsuppdateringar om orderstatusar. 
2. Integration av system: Integrera lagerstyrningssystemet med din webshop och POS för att säkerställa smidigt informationsflöde och snabbare behandling av kundorder. 
3. Effektiv lagerlayout: Organisera lagret så att de mest efterfrågade varorna är lättillgängliga, vilket minskar plocktiden. Vi har i detta sammanhang skapat en guide för att optimera din lagerlayout.

4. Lagerkapacitetsutnyttjande 

Lagerkapacitetsutnyttjande mäter hur väl du använder ditt tillgängliga lagerutrymme. Effektiv användning av din lagerkapacitet är mycket viktigt eftersom det kan bidra till att minska dina lagerkostnader och öka din orderuppfyllelsestid, eftersom plock och pack blir enklare och mer överskådligt med ett optimerat lagerutrymme. 

När du har kontroll över ditt lagerutrymme undviker du också överbelastning av lagret, vilket kan orsaka farliga arbetsförhållanden i värsta fall. Slutligen kommer du också att vara mycket bättre positionerad för att planera en eventuell uppskalning av ditt lager, om detta blir nödvändigt.

Vad är hög kapacitetsutnyttjande? 

• Hög kapacitetsutnyttjande är så nära 100% som möjligt. Du bör dock vara medveten om att en procentsats nära 100 kan indikera att lagret är på väg att bli fullt, vilket kan skapa problem med överbelastning och minskad effektivitet. 
• Kapacitetsutnyttjande är lågt om det är runt 50%, och detta kan innebära att det finns mycket outnyttjat utrymme, vilket kan vara mycket kostsamt, eftersom du ofta betalar för outnyttjat utrymme – särskilt om du hyr ett lager.

Så här beräknar du ditt lagerkapacitetsutnyttjande

OBS: Både använt och tillgängligt lagerutrymme mäts i kvadratmeter.

Hur uppnår du hög lagerkapacitetsutnyttjande?

1. Använd vertikalt utrymme: Implementera hyllor och ställ för att effektivt använda det vertikala utrymmet.
2. Reorganisera lagret: Se till att varorna är strategiskt placerade för att maximera utrymmesutnyttjandet och minimera outnyttjat utrymme.
3. Regelbundna revisioner: Utför regelbundna lagerrevisioner för att identifiera områden där utrymmet kan utnyttjas bättre.
4. Lean-principer: Implementera Lean-lagerprinciper för att minska svinn och förbättra effektiviteten.

5. Returgrad 

Din returgrad mäter andelen varor som dina kunder skickar tillbaka efter ett köp. Returgraden är bra att hålla koll på eftersom den kan ge insikter i eventuella problem med lagerstyrningen, såsom felaktiga varor, skadade varor eller förseningar i leveransen. 

En hög returgrad är vanligtvis inte önskvärd, eftersom det kan indikera problem med produktkvalitet, kundnöjdhet eller fel i orderbehandlingen.

Vad är en hög returgrad? 

Vad som betraktas som en hög returgrad kan variera beroende på din bransch och produkttyp. Men här är några generella riktlinjer: 

Kläder och mode: Returgrader på 20-30% är inte ovanliga eftersom kunder ofta beställer flera storlekar eller stilar för att prova hemma. 

Elektronik: Returgrader på 5-10% är vanliga på grund av tekniska problem eller brist på överensstämmelse med kundens förväntningar. 

Dagligvaror: Returgrader är vanligtvis mycket låga, ofta under 1%, eftersom dagligvaror sällan returneras om det inte finns fel eller kvalitetsproblem. 

Allmänna detaljvaror: En returgrad på 5-10% är ganska typisk.

Så här beräknar du din returgrad:

Hur undviker du en hög returgrad?

1. Tydlig och exakt produktinformation: Ge detaljerade och exakta produktbeskrivningar och bilder för att säkerställa att kunderna vet vad de köper. Om du säljer kläder är en storleksguide ovärderlig.
2. Optimering av orderbehandlingen: Implementera system och processer för att minimera fel i orderbehandlingen.
3. Feedback från kunder: Samla in och analysera kundfeedback om orsakerna till returer och implementera ändringar baserat på denna feedback.
4. Returpolicy: Granska och justera returpolicyn för att hitta en balans mellan kundnöjdhet och affärsmässig hållbarhet.
5. Dataanalys: Använd dataanalys för att identifiera mönster i returer och rikta in specifika produkter eller kategorier för förbättring.

Efter att ha gått igenom dessa fem fokusområden hoppas vi att det har blivit tydligt hur viktigt det är att mäta och optimera centrala aspekter av din lagerstyrning. 

Genom att fokusera på lagervarv, lagernoggrannhet, orderuppfyllelsestid, lagerkapacitetsutnyttjande och returgrad kommer du att få en mycket tydlig bild av var ditt företag står och var det finns utrymme för förbättringar. 

Vill du ha fler bra tips för din lagerstyrning?

Om du vill stärka din lagerstyrning ytterligare har vi skapat en checklista för effektiv lagerstyrning som du kan börja bocka av.

Du kan också titta närmare på hur Rackbeats lagerlösning omedelbart kommer att förbättra din lager- och orderstyrning.