Miniservietten

Fra tidskrævende tavlesystem til teknologisk triumf

Miniservietten

Der var engang… Travlt på tavlen 

Det hele begyndte for små 10 år siden, da Ole Løvhøj stiftede Miniservietten i et lille skur ved Gilleleje. Fra sin egen bil tøffede han ud med servietter, slik og kontorartikler til de trængende kunder, men måtte hurtigt presse speederen i bund, da der også skulle sælges emballage til restaurations- og produktionsbranchen. Han var derfor nødsaget til købe sig ind på et større lager for at følge med.

Alle solstrålehistorier lægges fra land i det små, og hovedkarakteren i dette eventyr måtte da også starte fra bunden, når det kom til lagerstyringen. Oles søn, Jonas Løvhøj, erindrer nemlig, at administrationen føltes temmelig “old school,” da de måtte tilrettelægge indkøb, ordrer og forsendelserne manuelt på en tavle:

Vi stod med en stor whiteboard-tavle. Og der havde vi så skrevet mandag, tirsdag, onsdag osv. på, hvor der stod udskrevne ordrebekræftelser ud fra hver dag. Der var ikke nogen, der vidste, hvad for nogle ordrer, der passede til hvilke indkøb. Det var sådan, ‘nå-men, så har vi lige fået denne her ind.’ Uden vi vidste, om den var til rådighed.

Det gav en vis travlhed på arbejdsgangene, og lagerforholdene oplevedes til sidst så kaotiske, at Jonas “var nået dertil, hvor der var brug for en lagerløsning – og det skulle gå hurtigt.”

Lidt for stærkt gik det desværre også.

 

Uendelige udgifter & trist tidsspild

Når man løber hurtigt og ikke får set sig for, kan man nemt støde panden mod en mur. Det lagerstyringssystem, som Miniservietten først valgte at gå med, viste sig nemlig at give en masse hovedpiner. Jonas betegner det kort og koncist som “firmaets dårligste beslutning nogensinde”. Beslutningen, der har “kostet en kvart million” samt “800.000 i omsætning,” var særdeles dyre lærepenge. Den bitre erfaring smagte endnu værre, da Miniservietten også spildte en masse tid på at få det gamle system til at fungere optimalt:

“Vores lagersystem dengang kunne slet ikke finde ud af, hvad der var til rådighed, eller hvor meget vi havde på lager. Der var intet, der kørte automatisk.”

Men hvordan kommer man videre fra sådan en katastrofe, som har ført til noget, der minder om en finansiel fiasko med tonsvis af tidsmæssige tab? Da det så mørkest ud valgte Miniservietten at se fremad. Og her spottede de Rackbeat, der stod klar med en redningsplanke.

 

Rackbeat med redningsplanken

Overgangen til Rackbeat var, forståeligt nok, belagt med en vis portion skepsis, før Miniservietten følte sig på sikker grund. For har man først brændt sin hånd på kogepladen, stikker man ikke hele hovedet ind i ovnen bagefter. Som Jonas fortæller, var beslutningen om at prøve et nyt lagerstyringssystem ikke helt nem at træffe:

Skulle vi fortsætte med at lide tab? Eller skulle vi prøve at se, om vi kunne komme ud af det hele. Vi var nået derhen, hvor vi måtte finde på noget andet. Og der kom I ligesom ind i billedet.” 

Det, der hjalp Ole og Jonas med at tage springet ud i Rackbeats lagerløsning, var både positive anbefalinger fra deres omgangskreds og en imødekommende kundeservice. Da han ringede ind til Rackbeat, oplevede Jonas nemlig, at der blev taget hånd om Miniservietten lige fra første samtale, hvor der blev sat tid af til at få “snakket alt fra A til Z.” Dermed var han sikker på, at Rackbeats system kunne tilpasses Miniserviettens behov. 

Og herefter gik det hele smertefrit. For Jonas oplevede, at “onboardingen var helt suveræn,” og “lige fra den dag, hvor vi satte det op, har det fungeret fuldstændig upåklageligt.” Og nu kunne Miniservietten endelig vende ryggen til whiteboardet og de endeløse udgifter, da deres lagerstyring begyndte at flyde helt automatisk i det digitale lagersystem: 

“Der er mange ting vi slipper for at gøre nu. Bare det der med at booke en forsendelse – det køres helt af sig selv. Og pluk & pak, det kører jo bare på mobilen. Så det her med at pakke og få skudt de her ordrer ud ad døren – det foregår nemt, ikke? Vi sparer rigtig meget tid!”

Miniservietten fandt således koordinaterne, der førte dem væk fra de usikre farvande, som slugte både deres tid og penge, da de gik over til Rackbeats lagerstyringssystem. Efter Rackbeat hjalp dem sikkert på land, har de nemlig fået frigivet en masse overskud og kapital, der bl.a. gør, at de nu bruger mere energi på at drømme store tanker for virksomheden. Jonas fortæller i den forbindelse, at de har udsigt til at skalere deres forretning: 

“Vi har sparet rigtig mange penge på lagerstyring. De andre kunne ikke hjælpe os med at vokse, men det kunne I.” 

Inden længe går Miniservietten også over til at blive et ApS-selskab, hvor Jonas skal være medejer, og næste år kunne de godt tænke sig at “skyde omsætningen op med 2,5 millioner.” Så da Miniservietten gik over til den rigtige lagerløsning fik de rettet skuden op, fordi de ikke længere poster penge i en porøs pool eller sejler rundt med endeløse mandetimer foran et whiteboard. Med lysere fremtidsudsigter i kikkerten, må man virkelig sige, at Miniserviettens lagerstyring er gået fra et tidskrævende tavlesystem til en teknologisk triumf.