7 tips för din lagerhantering: få full översikt över ditt lager och förbättra ditt arbetsflöde idag

Är du trött på att drunkna i Excel-kalkylblad, förlora pengar på ditt lager, besvära dina kunder med försenade ordrar eller tvingas gissa på dina försäljningar och ombeställningar? Då är det troligt att din oro beror på att du saknar en betryggande lagerhantering.

Din lagerhantering är den kapten som säkerställer att dina inköp, försäljningar och leveranser automatiskt spelar samma melodi. När allt fungerar som det ska, kommer dina kunder att mjukna som nyfödda kattungar, din ekonomi kommer att explodera och din manuella arbetsbelastning kommer att försvinna.

Om du fortsätter att se din lagerhantering som en sekundär spelare i ditt företag, kommer du att få huvudvärk i din arbetsflödesprocess. Och det kommer att skada företagets intäkter, tid som går förlorad och kundupplevelsen.

Men det finns goda nyheter! Du kan göra något åt det redan idag!

Läs bara våra 7 tips som gör din lagerhantering till en glädje istället för en huvudvärk. När du har lagt tillbaka dina läsglasögon på bordet kan du samla all din viktigaste data på ett ställe, göra smarta inköp och få dina försäljningar att rocka, eftersom du kommer vara redo att automatisera din lagerhantering.

1. Samla all din data, fakturor och lagerrapporter på ett ställe

Ibland kan det kännas som att du är fast i en virvel av förvirrande lagerprocesser, produktflöden och siffror när du driver ett företag med fysiska produkter. För att hantera stormen bör du kasta dig själv den livboj som består av att samla all din data på dina lagerrapporter, orderflöden, leveranser och fakturor på ett ställe.

När du systematiserar dina nyckeltal och den viktigaste information och parkerar dem på samma adress kan du:

Få en tydlig översikt över dina mest sålda produkter:
När du har ett finger på pulsen när det gäller att vara medveten om vilka produkter dina kunder är mest förtjusta i, samt i vilka exakta mängder, kommer du att veta vad och när du ska fylla på ditt lager. Det är den enda vägen för dig att planera dina ombeställningar exakt.

Undvik att binda upp ditt lager:
Du kommer att kunna peka ut produkterna som inte presterar väl när det gäller försäljning och bara tar upp plats i ditt lager. När du gör dina inköp baserat på konkret data kommer du aldrig att behöva tömma ditt lager utan ersättning från en nöjd kund.

Håll koll på dina leveranskostnader:
Pengarna du lägger på leverantörer och leveranser kan variera kraftigt. Det beror på hur många, och vilka, leverantörer och leveranstjänster du har affärsförbindelser med. Och såklart de där elpriserna också. När du har de senaste inköpsrapporterna tillgängliga kan du alltid hålla koll på dina leverans- och leverantörskostnader. Så du kommer inte att bli förvånad finansiellt inom det området. Och du kan alltid byta leverantör om de plötsligt slarvar med service eller blir för dyra.

Säkra alla komponenter för din produktion:
Beroende på vilka typer av produkter du säljer kan du ha många komponenter i omlopp. Detta gäller speciellt för produktionsföretag. Du kan lätt tappa bort dina viktiga komponenter, både inne i ditt lager och på väg till slutdestinationen. Och så kommer den lilla flickan inte att få sitt eftertraktade dockhus på sin födelsedag, vilket kommer att såra henne och ditt företag. Följaktligen: Håll koll på ALLA dina komponenter, stora som små.

Hitta dina produkter snabbt:
Du kan ha tur att ha många lager, gångar och hyllor. Så när du systematiserar dina produkter och deras platser kommer inte ditt arbetsflöde att likna en skattjakt där du behöver koordinater, en kompass och stor självbehärskning när du letar efter en specifik produkt.

Håll koll på alla dina kostnader och inkomster:
Om du inte håller noggrann statistik över dina inkomster, kostnader och ekonomiska förluster kommer ditt företags båt alltid att segla i farliga vatten. I dessa osäkra ekonomiska tider är det ännu viktigare att ha alla dina siffror, prognoser och rapporter tillgängliga på samma ställe. Ändrade priser och plötsliga kostnader kommer att bli lättare att hantera när du systematiserar din data.

Slutsatsen av det här första tipset är alltså: Du optimerar din lagerhantering när du samlar och håller koll på dina kostnader, inkomster och försäljningsprognoser. Och genom att göra det kommer din tillväxt, kundnöjdhet och konkurrenskraft att öka.

Samtidigt, med noggranna rapporter vid din sida, kommer du aldrig att höra den fasansfulla låten med refrängen ”Glömde vi fylla på med den där varan igen?” på kontoret. Den sången slår du ut mest effektivt med ett lagerhanteringssystem.

2. Automatisera och organisera dina ombeställningar med ett lagerhanteringssystem

Det finns ingenting mer skrämmande än följande scen: du ser att din webbutik blomstrar med försäljning, så du går nerför trappan till ditt lager, medan du visslar på Queens We Are The Champions, bara för att upptäcka att hyllan med produkterna är tom.

Spela upp musiken från Psycho.

Det bästa sättet att undvika den här läskiga skräcksekvensen är att skaffa ett lagerhanteringssystem eftersom det kommer att ge dig den realtidsstatusen för ditt lager. Så du kommer att ha gott om tid att ombeställa varor och fylla på ditt lager.

Om du ställer in ett minimalt lagersaldo i ditt lagerhanteringssystem kommer du att få ett meddelande som påminner dig att ombeställa en specifik produkt. På så sätt behöver du inte skippa alla lyckliga låtar när du går runt i ditt lager och dina kunder behöver inte leta någon annanstans i framtiden eftersom din service är en skräckshow.

En annan sak: om du säljer produkter som presterar väl under specifika säsonger, såsom kläder, kommer ett lagerhanteringssystem att passa dina behov när du måste beställa en adekvat mängd ull, bomull och polyester för dina säsongsförsäljningar. Du kommer också att kunna sortera in dina sålda produkter i grupper och justera deras priser därefter.

Men bränn inte ut ditt kreditkort genom att trycka på ombeställningsknappen som om ditt liv hängde på det. Det handlar om att hitta den gyllene mitten mellan att vara säker på att du alltid tillfredsställer dina kunders efterfrågan samtidigt som du inte gör din revisor upprörd. Eftersom du behöver balansera på den här tunna tråden som består av att ge den snabbaste servicen SAMTIDIGT som du inte fastnar med för högt lagervärde.

3. Undvik tomma fickor och överlastade lager

Det är viktigt att du undviker att binda upp för mycket värde på ditt lager eftersom du kommer att förlora både pengar och utrymme om du drunknar i produkter som du inte kan sälja.

Men det är ganska svårt att hitta det optimala lagervärdet som håller både dina säljare och dina revisorer nöjda. Säljarna drar ofta i ena änden av repet för att vara säkra på att de har tillräckligt med produkter att sälja, medan Yodorna som hanterar dina revisorer drar i den andra änden eftersom de vill minimera lager- och inköpskostnaderna.

Men om man bortser från oväntade problem med dina leverantörer, som många upplevde under COVID, eller en frontalkrock med rasande inflation, kan du basera din inköpspolicy på en lagerkalkyl som följer den normala fördelningen av dina försäljningar.

Genom att göra det behöver du inte göra dina inköp enligt magkänsla, då du räknar den normala fördelningen av dina intäkter och hittar din minimimängd i ditt lager:

Eftersom inte alla produkter följer den normala fördelningskurvan kan man säga, som en regel, att alla artiklar som genererar försäljning i 20 veckor eller mer under året kan användas i din nya formel.

En sista tanke för detta tips: Glöm inte att göra beräkningen av din minimimängd lager till en vana. Så plocka upp din nya formel från skolväskan minst en gång per kvartal.

Innan du dammsuger din miniräknare bör du ta med dig ett annan proffstips som kommer att förbättra dina lagerprocesser: Glöm inte att justera ditt lager på ett lämpligt och tydligt sätt.

4. Justera ditt lager omedelbart

Om du stöter på skillnader mellan din faktiska lagerräkning och din bokade lagerräkning kan denna divergens bero på bristen på justeringar som gjorts på ditt lager. För att hålla en tydlig bild av din lagerräkning, och därmed också din bokföring och ditt lager, är det viktigt att du registrerar alla aktiviteter som påverkar mängden på ditt lager. Här är en liten checklista för att hjälpa dig med det:

• Varje gång du säljer en vara, glöm inte att ta bort den från ditt lager. Du bör också notera kostnaderna från ditt inköp och intäkterna från försäljningen.
• Registrera alla förluster på dina produkter. Dina konton och den angivna mängden för dina ombeställningar behöver justeringar när du har färre produkter i lager än förväntat. Detta ignoreras ofta på upptagna och livliga verksamhetsdagar.
• Om värdet på dina produkter försämras, måste du registrera det. Orsaken till förändringen i produktvärdet kan bero på svängningar på marknaden – detta kan orsakas av COVID, inflation, kundbeteende osv.

Med dessa påminnelser i din hjärna kommer du aldrig att stöta på ett tomt lager eller arga revisorer i korridorerna eftersom du inte har gjort dina lagerjusteringar. Var uppmärksam på de irriterande beräkningarna och tangentbordets misstag som ofta händer i system som Excel, till exempel. Speciellt när du är omgiven av kaffe, kakor och kaos på kontoret.

5. Satsa inte allt på Excel eller din miniräknare

Du är förmodligen alltför bekant med denna olyckliga situation. Du har felplacerat ditt finger på tangentbordet och tryckt på fel tangent, satt in ett nummer i fel kolumn eller missat någon viktig information.

Små misstag som dessa kan bli stora katastrofer om ditt bokade lagervärde inte motsvarar ditt faktiska lagervärde. Så även om Excel och du, med dina fina mattefärdigheter, kanske är ett mäktigt par, kommer ni aldrig att nå statusen av gudomlig ofelbarhet.

Lyckligtvis är inte gud den enda lösningen.

Ett lagerhanteringssystem kommer alltid att ge dig de rätta siffrorna eftersom det automatiskt registrerar dina försäljningar från webshoppen & POS, dina inköp från dina leverantörer och din lagerräkning.

Så lagerhanteringssystemet skyddar dig från att behöva registrera dina nummer manuellt i Excel – vilket minskar risken för att du begår matte- och tangentbordscrimes. Och om du väljer ett molnbaserat lagerhanteringssystem behöver du inte oroa dig för att förlora all din värdefulla data och information om datorn slutar fungera.

6. Skaffa en digital backup av din produktdata

Om datorn börjar gå mot ljuset och checkar ut, kan det vara svårt att rädda all din data från att lämna också. Du kan förlora alla dina försäljningsprognoser när du ska uppdatera ditt system. Men – det finns en livräddare där ute som kallas ett molnbaserat lagerhanteringssystem som håller din data säker och varm.

Ett molnbaserat lagerhanteringssystem håller all din data säkert i den digitala skyn, så du behöver inte försöka återuppliva alla dina nyckeltal och information. Du kommer därmed att lindra många mänskliga fel när du digitaliserar ditt lagerhantering. En annan sak som ett molnbaserat lagerhanteringssystem ger dig är ett starkt grepp om dina orderflöden.

7. Få flyt med dina orderflöden och produkter

Du kan lätt tappa kontakten med alla de ordrar och produkter som ditt företag har simmandes runt i havet. Om du vill hålla ett grepp om alla tillgångar som flyter mellan ditt lager, dina kunder och leverantörer måste du se till att du kan spåra alla dina ordrar och produkter.

Sättet att göra det är först och främst att samla all tillgänglig produktinformation som du har – till exempel SKU-numren, streckkoden och batchnumren.

Batchnummer och serienummer är särskilt viktigt att hålla reda på om du köper mycket komponenter för dina färdigprodukter – det vill säga om du driver en produktionsverksamhet. Låt oss säga att du är i stort behov av en viss komponent från Japan, men leveransdatumet har skjutits upp, då kan du inte leverera ordern till din kund i tid. Det är en mycket missnöjd kund där.

Men du kan undvika den här ledsna situationen om du håller reda på dina produktnummer eftersom det gör att du kan bedöma information om förseningen och beställa samma komponent från en annan leverantör.

Det är därför klokt att hålla reda på dina produkt- och ordernummer. Men det skulle vara ännu klokare om du samtidigt fick tag på ett molnbaserat lagerhanteringssystem. Det kommer nämligen att ge dig uppdateringar på hela ditt orderflöde i realtid på samma plattform.

Och du kommer därmed aldrig att tappa kontakten med det viktigaste av ditt företag, det vill säga din produkt, eftersom du kommer att få flyt med ditt orderflöde.

Är du redo att prova ett lagerhanteringssystem?

Förhoppningsvis känner du dig nu tillräckligt informerad om vad som utgör en bra lagerhantering. Du bör också vara säker på att ett lagerhanteringssystem baserat på molntjänst är ett sätt att öka intäkter, effektivisera arbetsflöden och tillfredsställa kunder för ditt företag.

Du kommer att få allt detta och mycket mer med Rackbeats lagerhanteringsprogramvara. Den har skapats av de bästa utvecklarna med stöd från de mest erfarna Supply Chain cheferna och våra mycket ambitiösa kunder med vilka vi alltid är i nära dialog med för att kunna skapa de bästa möjliga funktionerna.

Rackbeat kan också tillgodose de flesta behov. Så om du letar efter en viss specifik funktionalitet som produktionshantering, orderhantering eller en integration till din webshop med dina lager- och ekonomisystem, etc., är Rackbeat ett måste för dig.

Vi har gjort den här gratis jämförelsetabellen för lagerhantering så att du kan se vad Rackbeat kan erbjuda dig som andra aktörer på marknaden inte kan. På så sätt kan du fatta det bästa beslutet för ditt företag.

Om du är trött på att läsa kan du också testa Rackbeat gratis under 14 dagar. Allt du behöver göra är att skapa en användare. Du kan också boka en gratis presentation av Rackbeat med en av våra duktiga experter om du vill.