Er du klar til den nye bogføringslov? Få 5 råd til digitaliseringskravene

Fremtidens bogføring bliver digital

Erhvervsstyrelsen har besluttet, at det skal være nemmere og mere overskueligt at tilgå virksomheders regnskabsbilag. Først og fremmest for at gøre regnskabsindberetningen mere gennemsigtig, så man lettere kan bekæmpe finansiel kriminalitet. Derfor har man også skærpet strafferammen for regnskabsrod og bogføringsbommerter med højere bøder.

Men den nye bogføringslov omfavner også den altomsiggribende digitalisering af din hverdag, dit arbejdsliv og interaktionen med myndighederne. For hovedtemaet i de nye krav er nemlig, at fremtidens bogføring skal være digital.

Men hvad betyder det konkret for din forretning?

Det bliver du her sporet ind på med de tre vigtigste nedslag i den nye bogføringslov, hvis mindre detaljer stadig mangler at blive præciseret.

Herefter får du serveret 5 råd til, hvordan du bedst imødekommer de nye krav – herunder, hvordan et lagerstyringssystem kan give dig en særlig fordel.

De tre vigtigste punkter i den nye bogføringslov

1.  Beskriv dine bogføringsprocedurer

Et krav, som allerede er trådt i kraft pr. 1 juli 2022, er, at alle virksomheder med en omsætning på over 300.000 i to følgende indkomstår, skal udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer.

Det betyder, at du skal kunne redegøre for:

• At regnskabsmaterialet opbevares på betryggende vis
• Hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne
• Hvordan I vil sikre, at alle transaktioner løbende bliver registreret.

Når digitaliseringskravene træder i kraft, hvilket sker i etaper, mere om det i punkt 3, vil det her med opbevaringen af regnskabsmaterialet blive dækket af et digitalt regnskabssystem. Du finder erhvervsstyrelsens skabelon til, hvordan du overholder procedurekravene her.

Men det her med den løbende registrering af transaktionerne taler ind til punkt 2.

2. Du skal foretage en mere regelmæssig indberetning

Hvor du i dag kan nøjes med at bogføre en enkelt gang årligt ved indleveringen af dit årsregnskab, kommer kravene for fremtiden til at lyde, at du skal indberette dine regnskabsbilag løbende.

Definitionen er stadig ikke mejslet i sten, men man skal nok gå ud fra, at du som minimum skal kunne fremvise digitalt bogførte bilag, når du rammer et momsrapporteringstidspunkt.

Når der kommer mere konkret information om den her “løbende bogføring,” vil Erhvervsstyrelsen melde ud her.

Og nu vi taler, om det her med at kunne fremvise digitalt bogførte bilag. Det leder til sidste punkt: nemlig kravet om digitalisering.

3. Din bogføring skal være digital

Fremover skal du vinke farvel til at bogføre dine regnskabsbilag og faktureringer i notesbogen, Excel eller dine andre regneark. I stedet kommer du til at skulle opbevare det hele på en digital platform og rapportere elektronisk til skattemyndighederne.

Kravet om digitaliseringen af din bogføring vil træde i kraft over nogle etaper – dog med forbehold for, at datoerne kan udskydes. I skrivende stund beretter Erhvervsstyrelsen, at alle virksomheder i regnskabsklasse B, C og D skal opfylde de nye digitaliseringskrav for regnskabsåret, der begynder 1. Juli 2024. Virksomheder i regnskabsklasse A med en omsætning på over 300.000 skal dog først overholde kravene for regnskabsåret, der begynder den 1. Juli 2026.

Igen er det vigtigt at pointere, at disse datoer kan udskydes, og du kan læse mere om, hvilken regnskabsklasse, du er omfattet af her.

Så langt så godt. Men hvordan overholder du digitaliseringskravene bedst muligt?

Det vil de følgende 5 råd hjælpe dig med – særligt, hvis du ikke allerede har et regnskabssystem. Men du skal nu alligevel læse med, hvis du arbejder i et system i dag – for du kan nemlig ende med at skulle finde et nyt…

5 råd til, hvordan du overholder digitaliseringskravene

1. Forbered dig på digitaliseringen i god tid

Selvom datoerne for kravet om digitaliseringen af din bogføring både ligger lidt ude i fremtiden og kan ændre sig, er det alfa omega, at du omstiller dine arbejdsgange til at køre digitalt i god tid.

Det vil sige, at du sætter dig ind i, hvilket system, der kan overholde digitaliseringskravene, opbevare beskrivelsen af dine bogføringsprocedurer og køre løbende bogføring automatisk.

Og selvom du måske allerede har et regnskabssystem i dag, kan du risikere, at du alligevel skal ud og lede efter et nyt. Erhvervsstyrelsen udsender nemlig en liste med godkendte regnskabssystemer d. 1 januar 2024 – igen med forbehold for, at datoen kan rykke sig.

Så det er en god idé at sondere markedet allerede i dag, så du får en forståelse for de forskellige regnskabssystemer, inden du for første gang skal tage et i brug – eller potentielt skal på udkig efter et nyt. Undersøg i den forbindelse, om udbyderen giver dig mulighed for at oprette en gratis demo-konto, eller om de tilbyder en præsentation af deres system.

2. Stil krav til din leverandør

Et godt tip er at sætte dig ned og prøve at beskrive dine arbejdsgange så nøje som muligt. På den måde kan du udarbejde nogle præcise spørgsmål, når du skal rundt og tale med de forskellige udbydere, så du nemmere kan afkode, om systemet kan dække dine behov.

Her skal du huske at spørge ind til implementeringsfasen: Hvad koster opsætningen af systemet? Er der et onboarding-forløb, hvor du bliver sat ind i dine nye arbejdsgange? Og har udbyderen en kundeservice, der er til at få fat i?

3. Find et cloud-baseret system

Et cloud-baseret regnskabssystem samler nemlig alle dine rapporter, bilag og faktureringer sikkert oppe i “skyen” i stedet for på en ekstern harddisk eller en enkeltstående computerenhed. På den måde sikrer du dig imod systemfejl i computeren – og alle dine vigtige regnskabsbilag bliver ikke lænket til én fysisk placering, som er tilfældet ved on premise-udbydere.

4. Gå med en integrerbar løsning

Din virksomhed har måske allerede nogle andre softwaresystemer, der hjælper med at få tingene til at spille mere effektivt, automatisk og digitalt. Derfor er det utrolig vigtigt, at din udbyder kan integrere systemet med din webshop, dit CRM- eller lagerstyringssystem. Ellers skal du til at skifte dine andre systemer ud – og det er noget rod.

For når webshoppen, lageret og økonomisystemet er i synk, bliver det mere gnidningsfrit at overholde digitaliseringskravene.

Apropos…

5. Overvej et lagerstyringssystem til at supplere regnskabet

Som et supplement til dit regnskabssystem kan du overveje at prøve et cloud-baseret lagersystem, der er integrerbart med din udbyder. For al informationen i dine fakturaer, bilag og rapporteringer, som du skal sende afsted til skat, kommer jo et sted fra: Nemlig alle de varer, som har rejst ind og ud af dit lager i form af indkøb og salg.

Og her vil et lagersystem gøre dit bogføringsarbejde nemmere, hurtigere og potentielt mere retvisende.

For så snart, du har foretaget et salg eller indkøb, vil lagersystemet automatisk kunne sende fakturaen direkte til dit regnskabssystem. Dermed skal du ikke sidde og registrere varebevægelserne manuelt, inden du kan begynde bogføringen i regnskabssystemet. Og det betyder, at du minimerer risikoen for tastefejl samtidig med, at det bliver enklere at foretage den løbende bogføring, da systemerne hele tiden taler sammen, så indkøb- og salgsinformationerne flyder uhindret frem og tilbage.

Et lagersystem vil også gøre livet nemmere for dit regnskabssystem, hvis der sker ændringer i dine bogførte finansværdier. Det kan f.eks. være, når en vare sendes retur fra en kunde eller går i stykker. Her kan du med et lagersystem, som Rackbeat, med få klik ajourføre dit regnskabssystem og dine finansværdier ved hjælp af oprettelsen af en kreditnota, som nedskriver eller registrerer tilbageførelsen af varen.

Så det bliver altså nemmere at korrekse, og dermed fremvise retvisende, bilag på farten, når du integrerer dit lager med dit regnskab. Hvilket er ekstra vigtigt, når du skal til at levere dine regnskabsbilag noget hyppigere.

Kunne du tænke dig en tættere forbindelse mellem lager og regnskab?

Hvis du ønsker at forbinde din bogføring og lagerhåndtering, kan Rackbeats lagersystem integreres med de fleste regnskabssystemer. Du kan altid få en præsentation fra en af vores produktspecialister, så du kan se, hvordan samspillet mellem regnskab og lagerstyring fungerer gennem Rackbeat.