Vad är skillnaden mellan ett ekonomisystem, WMS och ERP-system?

Många företag använder ett ekonomisystem eller ett redovisningssystem som Visma eEkonomi för att hantera ekonomisk förvaltning. Andra använder ett ERP-system. Men vad är skillnaden och för vilka företag kommer ett WMS att ge värde?

För att lära oss mer om skillnaderna, låt oss börja med att förklara de övergripande begreppen.

Ekonomisystem/redovisningssystem används för att hantera kassaflöden, inklusive rapportering av moms och skatt och för att underlätta revision. Denna del kan också ingå i en ERP.

Läs mer om Rackbeats integration till Visma eEkonomi här.

ERP (Enterprise Resource Planning) är en term för ett enhetligt system eller en infrastruktur som gör det möjligt att hantera produktion, lager, inköp, CRM och försäljning samt ekonomi. Med andra ord är det ett centrum för affärsverksamheten.

ERP kallas också av flera för ett ekonomisystem eller redovisningssystem, men detta är bara en del av vad ett affärssystem kan innehålla. Som namnet Enterprise Resource Planning indikerar innehåller ett ERP-system alla företagets resurser.

WMS (Warehouse Management System) eller lagerhanteringssystem på svenska, är specialiserat på den faktiska lagerhanteringen och artikelns väg genom leveranskedjan. Det ger bland annat en översikt över lager och alla processer relaterade till produkthantering. Ett WMS kan vara en del av företagets övergripande erp-system och/eller samtidigt med ett ekonomisystem.

Läs mer om WMS i vår artikel Vad är lagerhantering – och varför är det viktigt?

ERP och WMS kan göra samma sak – eller kan det?

Det finns många likheter mellan de två systemen, och till viss del kan de också tillgodose samma behov. Så varför inte bara hantera varuflödet i affärssystemet?

Det kan tyckas intuitivt och mer ekonomiskt lönsamt att hantera varuflödet tillsammans med de andra funktionerna i ett ERP-system – särskilt om du redan har investerat i detta – men överväg om det är den bästa lösningen för ditt företag.

“Den första frågan vi brukar ställa är hur kritisk lagerhanteringen är för ditt företags värdekedja? Det är varorna du tjänar pengar på, och din lagerhantering kan vara avgörande för företagets omsättning.”
– Morten Bæhrenz, CEO & Co-founder av Rackbeat

Ett affärssystem är – som utgångspunkt – skapat för att stötta ekonomiavdelningen och är inte förberett för de mer komplexa och dynamiska processer som sker i – och runt – lagret.

Med andra ord, om de två systemen skulle vara “anställda”, skulle de ha olika egenskaper:

• ERP-typen är en multitasker med ekonomisk bakgrund, fokus på ekonomistyrning och med god överblick över företagets totala resurser.
• WMS-typen är i grunden en specialist med svar på allt som rör lager och leveranskedja. Kommunikationen med alla avdelningar är enkel och WMS-typen har svar på vad som händer i realtid och förutser framtida behov. WMS-typen är både reaktiv och proaktiv. En taktiker och strateg i en och samma person.

Kan jag utöka mitt ERP-system till att omfatta ett WMS?

Ja, ett affärssystem kan till stor del skräddarsys för att passa dina behov. Vissa företag kommer att lönas väl av de lagerspecifika standardfunktionerna i ett ERP-system. Innan du börjar utöka och köpa lagerspecifika moduler från din ERP-leverantör bör du överväga följande:Hur kritisk är lagerhanteringen i förhållande till ditt företags värdekedja?

• Hur mycket kostar det att köpa licenser?
• Hur kommer ni att hantera uppdateringar och underhåll?
• (Hur) kan din ERP-leverantör möta framtida komplexa lagerspecifika funktioner?
• Riskerar du att investera i en funktion som förhindrar flexibel uppskalning och nedskalning?
• Vilka är möjligheterna till integrationer och automatisering av processer?

Det är svårt att sätta eviga regler för när ett ERP-system inte längre kan tillgodose dina behov av lagerhantering, men som en allmän regel kommer företag som på ett eller annat sätt handlar med varor att kunna dra nytta av ett WMS.

Tänk dig att du har en vanlig bil men har ett återkommande behov av att även köra i terräng. Skulle du kunna tänka dig att köpa fyrhjulsdrift, bygga om växellådan och förlänga fjädringen? Det är möjligt att göra det, men det är inte den bästa lösningen och resultatet blir aldrig optimalt. På samma sätt kan du enkelt ”köra en lång resa” med ett affärssystem, men har du många lagerspecifika behov får du en bekvämare tur i släden när du har ett WMS i passagerarsätet.

Fler och fler företag föredrar därför att komplettera det befintliga ERP-systemet med ett dedikerat, molnbaserat WMS som kräver minimala investeringar och enkelt kan skalas upp och ner beroende på framtida behov. Det är ett mer användarvänligt, effektivt och modernt sätt att få en mer exakt överblick över lagerhanteringen – och det kan anpassas till de verkliga förutsättningarna på marknaden.

Översikt: ERP vs WMS

Om ditt företags intäkter beror på exakt och komplex hantering av lager med många produktvarianter, kommer ett WMS-system att vara ett bra vapen på en konkurrensutsatt marknad med små marginaler.

Är det svårt att integrera ett befintligt affärssystem med ett nytt WMS?

Det korta svaret är nej. Det behöver inte vara krångligt. Var dock medveten om att inte alla lagerhanteringssystem är desamma. Ett modernt, molnbaserat WMS stöder ett öppet API som säkerställer kompatibilitet med de allra flesta ERP-system. En erfaren leverantör kommer alltid att kunna lösa de utmaningar som kan finnas med just ditt företag. Därför kommer de resurser du offrar i implementeringsfasen mycket snabbt att uppvägas av de unika fördelarna du får.

Förutom det rent tekniska genomförandet kommer det också att finnas en mänsklig anpassning. Naturligtvis beror fördelarna som ett lagerhanteringssystem ger på om de anställda använder systemet optimalt. Här bör du förvänta dig att leverantören har en lämplig utbildning både före, under och efter genomförandet, och att den kan anpassas till medarbetarnas nivå. Detta är särskilt viktigt om de inte har erfarenhet av ett liknande system.

Det kan verka överväldigande att byta WMS, och att behöva bekanta sig med ett helt nytt system. Faktum är att enligt nya studier tar det i genomsnitt 15 veckor bara att fatta beslutet att byta WMS. Det är därför vi erbjuder en gratis testversion av vår produkt, så att du kan få en känsla för Rackbeat innan du väljer att prenumerera. Faktum är att vi tror så mycket på vår produkt att vi inte ber dig att förbinda dig till någonting förrän lösningen har övertygat dig.