Hva er forskjellen mellom et økonomi-, WMS- og ERP-system?

Mange selskaper bruker et økonomisystem eller regnskapssystem som Tripletex eller Visma eAccounting for å håndtering økonomistyringen. Andre bruker et ERP-system. Men hva er forskjellen og for hvilke selskaper vil et WMS-system være nyttig?

For å forstå forskjellene, la oss starte med å forklare de overordnede konseptene.

Økonomisystem/regnskapssystem benyttes for styring og håndtering av kontantstrøm, herunder rapportering av mva og skatt samnt gjøre revisjonen enklere. Denne delen kan også inkluderes i et ERP-system.

Les også mer om Rackbeats integrasjon for Tripletex her.

ERP (Enterprise Resource Planning) er en betegnelse på et integrert system eller en integrert infrastruktur som gjør det mulig å administrere produksjon, lagring, innkjøp, CRM og salg samt økonomi. Det er med andre ord et sentralt knutepunkt for forretningsdrift.

ERP omtales også av mange som et økonomisystem eller regnskapssystem, men dette er kun en del av hva et ERP-system kan inneholde. Som navnet Enterprise Resource Planning indikerer, inkluderer et ERP-system alle selskapets ressurser.

WMS (Warehouse Management System) eller lagerstyringssystem på norsk, er spesialisert på selve lagerstyringen og varenes vei gjennom forsyningskjeden. Det gir blant annet oversikt over lager og alle prosesser knyttet til produkthåndtering. Et WMS-system kan fungere selvstendig, være en del av selskapets samlede ERP-system eller brukes ved siden av et regnskapssystem.

Les mer om WMS-systemer i vår artikkel Hva er lagerstyring – og hvorfor er det viktig?

ERP- og WMS-systemer kan gjøre det samme – eller kan de?

Det er mange likheter mellom de to systemene, og til en viss grad kan de også oppfylle de samme behovene. Så hvorfor ikke bare håndtere vareflyt i ERP-systemet?

Det kan virke intuitivt og mer økonomisk lønnsomt å håndtere vareflyten sammen med de andre funksjonene i et ERP-system – spesielt hvis du allerede har investert i dette – men vurder om det er den beste løsningen for ditt selskap.

«Det første spørsmålet vi vanligvis stiller er hvor kritisk lagerstyring er for ditt selskaps verdikjede? Dette er varene du tjener penger på, og lagerstyringen din kan være avgjørende for selskapets omsetning.»
– Morten Bæhrenz, CEO og medgrunnlegger av Rackbeat

Et ERP-system er – som utgangspunkt – laget for å hjelpe økonomiavdelingen og ikke forberedt på de mer komplekse og dynamiske prosessene som foregår i – og rundt – lageret.

Med andre ord, hvis de to systemene var ansatte, ville de ha forskjellige profiler:

• ERP-typen er en multitasker med økonomisk bakgrunn, fokus på økonomistyring og med god oversikt over selskapets totale ressurser.
• WMS-typen er i utgangspunktet en spesialist med svar på alt knyttet til lagring og forsyningskjede. Kommunikasjon med alle avdelinger er uanstrengt og WMS-typen har svar på hva som skjer i sanntid og forutser fremtidige behov. WMS-typen er både reaktiv og proaktiv. En taktiker og strateg i en og samme person.

Kan jeg utvide ERP-systemet mitt til å inkludere et WMS-system?

Ja, et ERP-system kan i stor grad tilpasses for å dekke dine behov. Noen selskaper vil være godt tjent med de lagerspesifikke standardfunksjonene til et ERP-system. Før du begynner å utvide og kjøpe lagerspesifikke moduler fra din ERP-leverandør, bør du undersøke følgende:

• Hvor kritisk er lagerstyring for ditt selskaps verdikjede?
• Hvor mye koster det å kjøpe ekstra lisenser?
• Hvordan vil du håndtere oppdateringer og vedlikehold?
• (Hvordan) kan din ERP-leverandør imøtekomme fremtidige komplekse lagerspesifikke funksjoner?
• Risikerer du å investere i en funksjon som hindrer fleksibel opp- og nedskalering?
• Hva er mulighetene for integrasjoner og automatisering av prosesser?

Det er vanskelig å etablere faste regler for når et ERP-system ikke lenger kan dekke dine behov for lagerstyring, men som hovedregel vil bedrifter som på en eller annen måte driver med varehandel kunne få mange fordeler av et WMS-system.

Forestill deg at du har en alminnelig personbil og får plutselig behov for å kunne kjøre på terreng. Vurderer du da å kjøpe firehjulstrekk, bygge om girkassen og forlenge suspensjonen? Det er mulig å gjøre dette, men det er tungvint og resultatet blir aldri optimalt. På samme måte kan du “kjøre en lang tur” med et ERP-system, men hvis du har mange lagerspesifikke behov, får du en mer behagelig tur med et WMS i baksetet. 

Flere og flere virksomheter foretrekker derfor å supplere det eksisterende ERP-systemet med et dedikert, skybasert WMS-system som krever minimale investeringer og enkelt kan opp- og nedskaleres etter fremtidige behov. Det er en mer brukervennlig, effektiv og moderne måte å få en mer presis oversikt over lagerstyringen på – og den kan tilpasses de reelle forholdene i markedet.

Oversikt: ERP vs. WMS

Dersom din bedrifts inntjening er avhengig av presis og kompleks håndtering av lager med mange produktvarianter, vil et WMS-system være et godt verktøy i et konkurranseutsatt marked med små marginer.

Er det vanskelig å integrere et eksisterende ERP-system med et nytt WMS-system?

Det korte svaret er nei. Det trenger ikke være vanskelig. Vær imidlertid oppmerksom på at ikke alle lagerstyringssystemer er like. Et moderne, skybasert WMS støtter en Open API, som sikrer kompatibilitet med de aller fleste ERP-systemer. En erfaren leverandør vil alltid kunne løse de utfordringene som kan oppstå med akkurat ditt selskap. Derfor vil ressursene du ofrer i implementeringsfasen veldig raskt bli oppveid av de unike fordelene du får.

I tillegg til den rent tekniske gjennomføringen vil det også være en menneskelig tilpasning. Fordelene som et lagerstyringssystem gir, avhenger selvsagt av om de ansatte bruker systemet optimalt. Her bør du forvente at leverandøren har et passende opplæringsløp både før, under og etter implementeringen, og at det kan tilpasses nivået til de ansatte. Dette er spesielt viktig hvis de ikke har erfaring med et lignende system.

Det kan virke uhåndterlig å endre WMS-system, og å måtte sette seg inn i et helt nytt system. Faktisk, ifølge nye studier, tar det i gjennomsnitt 15 uker bare å ta avgjørelsen om å bytte WMS-system. Derfor tilbyr vi en gratis prøveperiode på produktet vårt, slik at du kan få en følelse av Rackbeat før du velger å starte et abonnement. Faktisk tror vi så mye på løsningen vår at vi ikke ber deg om å forplikte deg til noe før løsningen har overbevist deg.