Efterfrågeplanering för nybörjare: 5 steg till högre effektivitet och vinst

Vad är efterfrågeplanering?

Efterfrågeplanering handlar om att kartlägga hela din leveranskedja och verksamhet, så att du kan möta framtida efterfrågan på produkter.

På så sätt hänvisar efterfrågeplanering, i stort sett, till efterfrågedelen av “Utbud och efterfrågan.”

I den här guiden kommer dessa termer att användas omväxlande.

Varför kräva planering?

Efterfrågeplanering handlar om att hitta en balans mellan utbud, efterfrågan, kapacitet och resurser.

Förmågan att hitta den balansen har stor effekt på tillväxt, vinst och kundnöjdhet. Det betyder att efterfrågeplanering är en kärnverksamhet som är nödvändig att genomföra för att realisera lönsam tillväxt och optimal affärsverksamhet.

Efterfrågeplanering kan bidra till tillväxt på två sätt. Det säkerställer att pengar som investeras i lager ger en acceptabel vinst. För det andra framtidssäkrar det företaget genom dataanalys och identifiering av trender. En studie från 2015 visar att efterfrågeplanering i genomsnitt:    

•  Minskar lager med 15 %
•  Ökar omsättningen med 2 %
•  Ökar kapaciteten för orderuppfyllelse med minst 20 %
•  Ökar bruttovinsten med 3-5 %

Att använda bara ett fåtal resurser vid behovsplanering är ett förbisett men snabbt sätt att optimera verksamheten, växa och spara pengar.

En studie utförd av ett företag specialiserat på efterfrågeplanering visar att varje 1 % förbättring av efterfrågeprognoser resulterar i en lagerminskning med 1-2 %.

Efterfrågeplanering är därför avgörande för att skapa mervärde i företaget, i den mån det kan leda till stora besparingar.

Definition av efterfrågeplanering

”Processen att sätta mål, utveckla strategier och definiera uppgifter och nödvändiga aktiviteter för att uppnå de önskade målen.”

Det allmänna målet med efterfrågeplanering är att etablera en smidig leveranskedja.

I praktiken, en försörjningskedja som är smidig och lyhörd gentemot kunden.

Felbenägen eller felaktig efterfrågeplanering kan i realiteten leda till en rad problem, till exempel att produktionen stannar av och att företaget förlorar pengar på beställningar, efterbeställningar och lägre kundnöjdhet.

Trots det ser många företag efterfrågeplanering som en tidskrävande och opålitlig uppgift. Men det är en förlegad syn, eftersom den senaste utvecklingen inom mjukvara kan göra processen enklare, snabbare och pålitlig.

Anställda

Det är viktigt att företagets anställda förstår vikten av effektiv efterfrågeplanering och, i förlängningen, lagerhantering. Samtidigt är det viktigt att företaget har effektiva interna arbetsflöden och samarbetsprocesser.

Om du är ett större företag behöver koncept som IT, försäljning och inköp kunna kommuniceras effektivt, till exempel. Det är mindre viktigt att dina anställda är matematiska eller statistiska genier, när moderna mjukvarulösningar är byggda för att hantera komplexa ekvationer.

Processer 

En viktig del av efterfrågeplaneringen är prognoser. Vad som menas med det är förutsägelser eller beräkningar av framtida termer, baserade på aktuella och historiska data.

Om företaget inte prognostiserar är det dags att börja med det, eftersom denna process är nödvändig för att möta den efterfrågan som kommer i framtiden. Grunden för prognoser är korrekta data. Därför är det avgörande att företaget har tillgång till aktuell och uppdaterad data.

Kom ihåg att det kanske inte är möjligt att förutse lågsäljande produkter. Därför är det en bra idé att implementera en minimitröskel för lager som säkerställer företagets idealiska servicenivå.

Planerade och etablerade processer stärker grunden för en optimal företagsverksamhet. Effektiv mjukvara kan optimera många tidskrävande och komplexa processer och därigenom frigöra tid för processoptimering, utveckling och tillväxt.

Verktyg

Rätt verktyg ger 99,99 % korrekt lagerdata, produktstatistik och möjlighet till användardefinierad rapportering.

Dessutom bör de rätta verktygen möjliggöra realtidsåtkomst till data, samt integreras utan ansträngning med varandra. Rätt verktyg bör också byggas på en skalbar och pålitlig plattform, som inte är beroende av investeringar i hårdvara. Det är en bonus om ditt lagerhanteringssystem kan stödja dina processer. Exempel på dessa kan vara inköpsrekommendationer baserade på aktuellt lager, föredragna leverantörer, beställningar och grossistrabatter hos vissa leverantörer.

5 steg för efterfrågeplanering

Nedan följer 5 steg som säkerställer att ditt företag kan genomföra en effektiv efterfrågeplanering.

1. Dokumentera företagets nuvarande processer.

Fastställ tydligt definierade kortsiktiga mål och ta små steg gradvis för att nå dem. Förstå vilka processer och personer som påverkas av dessa kortsiktiga mål.

2. Upprätta en fullständig översikt över företagets historiska efterfrågedata.

Grunden för en statistisk prognos är fullständiga och korrekta historiska data: att förutsäga framtiden kräver att du förstår både ditt förflutna och nuet. Det är därför du behöver samla in all information som gäller efterfrågan, baserat på: (1) vilka beställningar du har tagit emot, (2) vad du har skickat, fakturerat och fått betalning för.

3. Granska historiken

Gå igenom reskontrakort och översikten från steg 2 i denna lista. Saknas det data? Bör vissa av siffrorna ses med en asterisk på grund av kampanjer, extremvärden eller säsong?

Beroende på vilka produkter företaget säljer kan detta få stora konsekvenser: Säljer du till exempel märkeskläder kan framtida efterfrågan inte till 100 % avgöras av historiska data, eftersom trenderna varierar från år till år.

Steg 3 handlar om att rensa upp din data, genom att ta hänsyn till extremvärden, saknad data, kampanjer och så vidare.

4. Gå igenom företagets försäljningsstatistik

Titta på din försäljningsstatistik och identifiera vilka produkter som har störst avkastning på investeringen (ROI) och störst efterfrågan. Det är viktigt att du inte bara köper produkterna med högst efterfrågan eller försäljningspris, eftersom en produkt kan ha ett självkostnadspris så högt att det inte är lönsamt, trots att det är hög efterfrågan, och ett högt försäljningspris.

Det kan vara smart att basera din försäljningsstatistik på dina enskilda arbetare, produkt och/eller kund. Det kan vara tidskrävande att göra manuellt, så det är smart att använda programvara som kan åstadkomma detta med bara några klick.

5. Förbered dig på nya produkter.

Förbered inför introduktion av nya produkter genom att involvera försäljning och inköp. Prognos baserad på liknande produkter om möjligt.

Se till att de ansvariga lätt kan identifiera nya produkter på lagret, och deras rörelser. På så sätt kan de ansvariga parterna enkelt utvärdera hur exakta deras prognoser har varit.

Fortfarande förvirrad?

Vi hoppas att den här guiden har klargjort några av de överväganden som du har undrat över när du påbörjar efterfrågeplanering.

Vi har flera års erfarenhet av mjukvarulösningar och vi förstår de problem som du som företagare möter i det rådande klimatet. Du är alltid välkommen att kontakta Rackbeat för ett kostnadsfritt och förutsättningslöst samtal om ditt företags behov.

Det är också möjligt att prova Rackbeats lagerhanteringssystem gratis i 14 dagar. 

Om Rackbeat inte visar sig vara den perfekta matchningen för ditt företag, vill vi ändå hjälpa dig på rätt väg och ge dig några råd som du kan ta med dig på resan.