Etterspørselsplanlegging for nybegynnere: 5 trinn for å øke effektiviteten og fortjenesten

Hva er etterspørselsplanlegging

Planlegging av etterspørsel handler om å kartlegge hele forsyningskjeden og virksomheten din, slik at du kan møte den fremtidige etterspørselen etter produkter.
På den måten refererer planlegging av etterspørsel stort sett til etterspørselsdelen av ‘Tilbud og etterspørsel.’
Gjennom denne veiledningen vil disse begrepene bli brukt om hverandre.

Hvorfor etterspørselsplanlegging 

Etterspørselsplanlegging gjør det nødvendig å finne en balanse mellom tilbud, etterspørsel, kapasitet og ressurser.

Evnen til å finne den balansen har stor effekt på vekst, fortjeneste og kundetilfredshet. Det betyr at behovsplanlegging er en kjerneaktivitet som er nødvendig å gjennomføre for å realisere lønnsom vekst og optimal forretningsdrift.

Etterspørselsplanlegging kan bidra til vekst på to måter. Det sikrer at penger investert i varelager gir en akseptabel fortjeneste. Og det sikrer selskapet for fremtiden gjennom dataanalyse og identifisering av trender. En studie fra 2015 viser at etterspørselsplanlegging i gjennomsnitt:

•       Reduserer lagerbeholdningen med 15%
•       Øker omsetningen med 2%
•       Øker kapasiteten for ordreoppfyllelse med minimum 20%
•       Øker bruttofortjenesten med 3-5% 

Ved bare å bruke litt ressurser på etterspørselplanlegging, kan man raskt optimalisere driften, veksten og spare penger.
En studie utført av et selskap spesialisert i etterspørselsplanlegging viser at hver 1% forbedring i etterspørselsprognoser resulterer i en lagerreduksjon på 1-2 %.

Etterspørselsplanlegging er derfor avgjørende for å skape merverdi i bedriften, og kan føre til store besparelser.

Definisjon av etterspørselsplanlegging

«Prosessen med å sette mål, utvikle strategier og definere oppgaver og nødvendige aktiviteter for å nå de ønskede målene.» 

Det generelle målet med etterspørselsplanlegging er å etablere en smidig forsyningskjede.
I praksis en forsyningskjede som er rask og responsiv overfor kunden.

Utsatt eller feil etterspørselsplanlegging kan i realiteten føre til en rekke problemer, for eksempel at produksjonen stopper opp og at selskapet taper penger på bestillinger, etterbestillinger som igjen gir lavere kundetilfredshet.

Likevel ser mange bedrifter på behovsplanlegging som en tidkrevende og upålitelig oppgave. Men det er et synspunkt som ikke holder lenger fordi den siste utviklingen av programvare kan gjøre prosessen enklere, raskere og mer pålitelig.

Ansatte 

Det er viktig at selskapets ansatte forstår viktigheten av effektiv behovsplanlegging og lagerstyring. Samtidig er det viktig at bedriften har effektiv intern arbeidsrutine og samarbeidsprosesser.

Hvis du har en større bedrift må for eksempel IT, salg og innkjøp kunne kommuniseres effektivt. De ansatte trenger ikke være matematiske eller statistiske genier når moderne programvare er bygget for å håndtere komplekse problemstillinger.

Prosesser 

En viktig del av etterspørselsplanleggingen er prognoser. Her mens spådommer eller beregninger av fremtidige vilkår, basert på nåværende og historiske data.

Hvis selskapet ikke lager prognoser er det på tide å starte, fordi denne prosessen er avgjørende for å møte etterspørselen i fremtiden. Grunnlaget for prognoser er nøyaktige data. Derfor er det avgjørende at bedriften har tilgang til aktuelle og oppdaterte data.

Husk at det kanskje ikke er mulig å forutsi hvilke produkter som selger dårlig. Derfor er det lurt å implementere en minimumsterskel for varelager, som sikrer selskapets ideelle servicenivå.

Planlagte og etablerte prosesser styrker grunnlaget for optimal drift. Effektiv programvare kan optimalisere mange tidkrevende og komplekse prosesser, og dermed frigjøre tid til utvikling og vekst.

Verktøy 

De riktige verktøyene gir 99,99% korrekte lagerdata, produktstatistikk og mulighet for brukerdefinert rapportering.

I tillegg bør de riktige verktøyene gi tilgang til data i sanntid og at de kan integreres med hverandre uten problemer. Riktig verktøy bør også bygges på en skalerbar og pålitelig plattform som ikke er avhengig av investeringer i maskinvare. Det er en bonus hvis lagerstyringssystemet ditt kan støtte prosessene dine. Eksempler på dette kan være kjøpsanbefalinger basert på gjeldende varelager, foretrukne leverandører, bestillinger og rabatter hos enkelte leverandører.

5 trinn som krever planlegging

Her er 5 trinn som sikrer at bedriften din kan utføre effektiv planlegging av etterspørsel.

1. Dokumentere bedriftens nåværende prosesser.

Etabler klart definerte kortsiktige mål og ta små, trinnvise skritt for å nå dem. Forstå hvilke prosesser og personer som påvirkes av disse kortsiktige målene.

2. Etablere fullstendig oversikt over selskapets historiske data om etterspørsel. 

Grunnlaget for en statistisk prognose er fullstendige og nøyaktige historiske data. Å forutsi fremtiden krever at du forstår både fortid og nåtid. Det er derfor du må samle inn alle data om etterspørsel, basert på: (1) hvilke bestillinger du har mottatt, (2) hva du har sendt, fakturert og mottatt betaling for.

3. Gå gjennom historien

Gå gjennom reskontrokort og oversikten fra 2. trinn i denne listen. Mangler data? Bør noen av tallene vises med en stjerne på grunn av kampanjer, avvik eller sesong?

Avhengig av produktene selskapet selger, kan dette ha store følger: Selger du for eksempel designerklær, kan ikke fremtidig etterspørsel bestemmes 100% av historiske data, fordi trender endrer seg fra år til år.

Trinn 3 handler om å rydde opp i dataene dine, ved å ta høyde for avvik, manglende data, kampanjer og så videre.

4. Gå gjennom selskapets salgsstatistikk

Se på salgsstatistikken din og identifiser hvilke produkter som har størst avkastning på investeringen (ROI) og størst etterspørsel. Det er viktig at du ikke bare kjøper de produktene med størst etterspørsel, eller salgspris fordi et produkt kan ha en kostpris så høy at det ikke er lønnsomt, selv om det er høy etterspørsel og høy salgspris.

Det kan være smart å basere salgsstatistikken på dine individuelle medarbeidere, produkter og/eller kunde. Det kan være tidkrevende å gjøre det manuelt, så det er smart å bruke programvare som kan gjøre dette med bare noen få klikk.

5. Vær forberedt på nye produkter.

Forbered deg på introduksjon av nye produkter ved å involvere salg og innkjøp. Lag prognose basert på lignende produkter hvis mulig.

Sørg for at de ansvarlige enkelt finner fram til nye produkter på lageret og deres bevegelser. På den måten kan de ansvarlige enkelt vurdere hvor nøyaktig prognosen har vært.

Fortsatt forvirret?

Vi håper denne veiledningen har ryddet opp i noen av de hensynene du må ta når du starter behovsplanlegging.

Vi har flere års erfaring med programvareløsninger, og vi forstår problemene du som bedriftseier møter i hverdagen. Du er alltid velkommen til å kontakte Rackbeat for en gratis og uforpliktende prat om bedriftens behov.

Du kan også prøve Rackbeats lagerstyringssystem gratis i 14 dager.

Hvis Rackbeat viser seg å ikke være den perfekte matchen for din virksomhet, vil vi fortsatt gjerne hjelpe deg på rett vei, og gi deg noen råd du kan ta med deg videre.