WMS for grossistvirksomheter: Rackbeats guide til effektiv lagerstyring.

WMS for grossistvirksomheter

I en verden der hastighet, effektivitet og nøyaktighet er avgjørende for enhver grossistvirksomhets bunnlinje, blir det stadig viktigere å ha et robust lagerstyringssystem (WMS) for å ha kontroll over det viktigste i denne ligningen.

Nemlig dine varer.

Når du driver B2B-salg, er det enkelt å miste oversikten over varepartiene dine hvis du registrerer varebevegelsene i regneark eller andre manuelle verktøy. Spesielt når ordrene buldrer inn og ut av lageret ditt som et japansk høyhastighetstog.

Og dette resulterer ikke bare i forvirring på gulvet.

Du blør faktisk en masse ressurser over tid ved ikke å ha ordentlig kontroll over dine varebevegelser, varelager og salgsordrer.

Men hvordan velger du den riktige løsningen som ikke bare møter dine nåværende behov, men også kan tilpasse seg fremtidig vekst?

I dette blogginnlegget vil vi utforske de unike utfordringene som grossistvirksomheter står overfor, og hvordan Rackbeats WMS for grossistvirksomheter kan hjelpe deg med å overvinne disse og gi degbbedre resultater på bunnlinjen.

La oss starte med å se på de mest presserende oppgavene som Rackbeats WMS for grossistvirksomheter kan løse for deg:

1. Registrering av varebevegelser og oversikt over varelageret
2. Strømlinjeforming av dine salgsordrer
3. Reduksjon av lagerkostnadene, imøtekomme etterspørselen og hjelp til å vokse.

Nå går vi litt dypere, slik at du konkret kan se hvordan Rackbeats lagerstyring for handels- og grossistvirksomheter effektiviserer din lagerstyring og hjelper deg med å løse de tre oppgavene.

Slik styrker Rackbeat WMS for grossistvirksomheter din virksomhet

Effektiv håndtering av varelageret og varebevegelsene

Uansett hvor stort et utvalg av produkter du tilbyr kundene dine, er det svært viktig at du alltid har kontroll på dine varepartier og de enkelte varer som inngår her.

For hver gang du kjøper nye varer, registrerer en varemotagelse og selger eller nedskriver en vare, må du oppdatere dine lagertall. Det er viktig å huske med tanke på dine finanser. Men det er også avgjørende for å ha et korrekt bilde av ditt nåværende varelager, slik at du kan bestille den riktige mengden varer hjem i tide.

Og etter hvert som månedene blir til år, vil dataen samtidig vokse seg større og bli veldig gjørmete å padle rundt i. Her blir det vanskelig å få et raskt svar på spørsmål som:

Hvor ble den spesifikke fakturaen som tilhørte ordren fra i sommer av? Hvem solgte du det store varepartiet til i fjor?

Det øker risikoen for feil, samtidig som det er skremmende tidkrevende å skulle kjøre lagerstyringen i lagerark eller Excel-filer, slik som DelsouX for eksempel gjorde, før de oppdaget Rackbeat WMS for grossistvirksomheter:

“Vi startet med det vi kaller en Excel-løsning. Det ble bare veldig mye manuelt arbeid, og det ble vanskelig for oss å finne hode og hale i det, fordi det plutselig lå veldig mye data. Så vi hadde behov for å finne en annen løsning.” – DelsouX.

Du har kanskje opplevd at flere enheter fra et bestemt vareparti har blitt feilbehandlet av en eller annen grunn. Da kreves det også en del graving for å finne ut hvor alle disse varene befinner seg i dine lagerark.

Heldigvis gir Rackbeat WMS for grossistvirksomheter deg full kontroll over din varebeholdning gjennom disse tre funksjonene.

1. Automatisk justering av din varebeholdning

Med Rackbeats WMS for grossistvirksomheter trenger du ikke å kaste bort tid verken på å oppdatere dine lagertall eller gå og huske på det. Du får nemlig automatisk justert din lagerbeholdning så snart du har registrert et innkjøp, salg eller en varejustering.

Du er dermed sikker på å ha et revidert bilde av dine lagertall, som du alltid kan tilgå, uansett om du befinner deg på lageret, er ute hos en kunde eller jobber hjemmefra, siden du kan tilgå appen fra din datamaskin, iPad eller telefon:

“Jeg bruker innimellom Rackbeat på min mobil via Firefox eller en Browser. Hvis jeg er et eller annet sted, og det er noen som ringer og spør om vi har en vare på lager, så slår jeg det opp. På en iPad er det helt fantastisk enkelt.” – MobileAdds.

2. Produktstyring

Rackbeat WMS for grossistvirksomheter gir deg full kontroll over din produktportefølje. Du kan nemlig knytte all informasjonen du trenger når du oppretter produktene dine, slik som:

• Strekkode
• Produktbeskrivelse
• Standardlokasjon
• Salgspris
• Kostpris
• Størrelse
• Vekt

Etterpå kan du så holde øye med alle produktene, mengdene og tilgjengelighetsstatusene i Rackbeats oversiktlige produktoversikt. Samtidig er det enkelt å søke i din varekatalog basert på varenes nummer eller navn. Dermed mister du aldri oversikten over det viktigste aspektet av din virksomhet – uansett hvor mye data du fyller på.

3. Batch- og serienummerstyring

Det skjer dessverre fra tid til annen at du enten selv oppdager eller blir gjort oppmerksom på at en av dine varer er skadet under transporten.

Det er trist.

Men det er enda mer beklagelig hvis du oppdager at det er en generell feil på flere av dine varer fra et vareparti.

Forbannelsen blir så fullendt, hvis du ikke kan spore hvor varene befinner seg.

Den blir dog avverget med Rackbeats WMS for grossistvirksomheter.

Rackbeats batch– og serienummerstyring gjør det nemlig mulig for deg å spore dine varepartier – uansett om de er på vei til ditt lager, ligger på forskjellige lagerlokasjoner eller er ankommet til kunden.

For når du har registrert varene dine med batch- og serienumre, får du full oversikt over samtlige produkter med viktige opplysninger som: dato for mottakelse, utløpsdato – hvis vi snakker batch, vareantallet, lokasjon, leverandøren samt ordrenummer og kunde.

Slik får du et effektivt og oversiktlig vareoverblikk med Rackbeats WMS for grossistvirksomheter.

Strømlinjeforming av dine salgsordrer

Når du selger B2B, er salgsprosessen ofte annerledes sammenlignet med detaljhandlere. Deres salgskanal heter POS og/eller en nettbutikk, hvorigjennom ordrene blir registrert, klargjort og synkronisert med virksomhetens øvrige oppsett.

Men det er minst like viktig for din grossistvirksomhet å få ordrehåndteringen til å kjøre glatt og automatisk.

For uten et WMS for din grossistvirksomhet, blir det raskt veldig uoversiktlig å holde styr på hvilke varer som hører til de forskjellige kundeordrene som tikker inn.

Og det går utover kundene, siden deres leveranser blir forsinket eller fylt med feil.

Og hva med alle de viktige papirene, som plukklistene, pakkelsedlene og fakturaene – er de koblet til de riktige ordrene? Og kan de enkelt finnes, hvis det blir tull i sakene eller kunden angrer på kjøpet sitt?

“Vi sto med en stor whiteboard-tavle, hvor det sto utskrevne ordrebekreftelser ut fra hver dag. Det var ingen som visste hvilke ordrer som passet til hvilke innkjøp. Det var sånn, ‘nå-vel, så har vi nettopp fått denne her inn.’ Uten at vi visste om den var tilgjengelig.” – Miniservietten.

Heldigvis gir Rackbeat WMS for grossistvirksomheter deg en strømlinjeformet ordrehåndtering samt mulighet for å opprette en B2B-nettbutikk og binde salgsordrene sammen med et fraktsystem.

1. Rackbeats B2B-butikk

Du får mulighet til å opprette en B2B-nettbutikk hos Rackbeat, hvor du kan gi personlige brukerinnlogginger til alle dine kunder. Med deres brukertilgang får de så direkte tilgang til din varebeholdning, slik at de raskt og enkelt kan legge inn en bestilling – uten å måtte ringe inn eller sende deg e-post.

Det sparer deg for mye tid og ordreadministrasjon.

Men B2B-butikken gir deg faktisk også en god kommunikasjonskanal med kundene.

Så snart en selger knyttes til en kundeordre, vil vedkommende få beskjed når en kunde kommer med en henvendelse. Dermed senkes risikoen for misforståelser, mens ekspedisjonstiden økes, fordi du samler kundedialogen der, hvor lageret og salget møtes, med Rackbeats WMS for grossistvirksomheter.

2. Effektiv plukk, pakk og fakturering

Uansett om du velger å bruke B2B-nettbutikken eller du selv taster inn salgsordrene i Rackbeat, vil du ha en oversiktlig oversikt over samtlige kundeordrer i lagersystemet når de er registrert.

Herfra kan du håndtere hele ordrehåndteringen med få, enkle trinn.

Du kan nemlig laste ned eller skrive ut plukklisten, så den pakkeansvarlige kan finne varene som matcher ordren. Når varene så er funnet og lagt ned i esken, registrerer du at de er blitt plukket, hvorpå du kan sende en følgeseddel til kunden og slenge fakturaen over til regnskapet ditt.

Og hvis nå kunden likevel oppdager en mindre feil når pakken ankommer, kan du raskt finne både ordren og fakturaen i systemet, slik at ting kan rettes opp.

Det er effektivt.

Men. Hvis det skal bli enda mer effektivt, kan du også få lageret ditt ned på telefonen din. For Rackbeats WMS for grossistvirksomheter tilbyr nemlig en lager-app, hvorfra du kan plukke varene og registrere varemottak via strekkoder med mobilkameraet ditt.

Appen er selvfølgelig synkronisert med lagerbeholdningen, så du trenger ikke å gå bort og slå på datamaskinen for å oppdatere lageret ditt.

3. Integrer med et fraktsystem

Siden Rackbeat WMS for grossistvirksomheter er skapt med det som kalles et åpent API, kan lagersystemet kobles sammen med de fleste andre programvaresystemer.

Heriblant fraktsystemer.

Det betyr at du kan følge med dine salgsordrer etter de har forlatt lageret. På den måten kan du bedre vurdere hvor effektiv din fraktleverandør er. Samtidig kan du skrive ut fraktetiketter og bestille frakt, noe som gir deg enda bedre kontroll med ordreprosessen.

Se hvilke systemer som Rackbeat WMS for grossistvirksomheter samarbeider med her.

Reduser lagerkostnadene, møt etterspørselen og voks

Det kan noen ganger føles som en berg-og-dal-bane å drive grossisthandel.

Du har sikkert opplevd betydelige svingninger i etterspørselen – enten på grunn av den overordnede økonomiske situasjonen generelt, sesongvariasjoner eller andre forhold som endrer dine kunders forbruksatferd.

Det betyr at du kan risikere å stå med altfor mye penger bundet i en rekke varer, som du først kan få solgt når lykken og forbruksatferden snur i fremtiden.

Du kan selvfølgelig senke alle dine salgspriser. Men her vil du så tape penger, siden du jo ikke kan reise tilbake i tid og justere innkjøpsprisen.

Uansett hvordan vi snur og vender på det, vil du i disse situasjonene tape penger. Penger som du ikke kan bruke på produktforbedringer, ansatte, kundeservice eller markedsføring.

På den annen side kan du stå i den situasjonen at du ikke får fylt lagerdepotene i tide. Det ser vi ofte skje når man styrer lageret sitt gjennom regneark:

“Vi har flere ganger opplevd ikke å ha varer på lager, som vi kan sende ut til kunder, fordi det ikke er kontroll på hva som er på lager. Alt blir sporet og håndtert manuelt og derfor skjer det jo menneskelige feil.”- Banana CPH.

Det blir også dyrt i lengden.

Og skal din virksomhet vokse på sikt, er det utrolig viktig å ha helt kontroll på lagerbeholdningen og varebevegelsene – siden du raskt blør penger på den fronten-

Her blir et databasert og fleksibelt WMS for grossistvirksomheter et nøkkelverktøy til at du kan redusere dine lagerkostnader, møte etterspørselen og, kanskje på sikt, gi din virksomhet vekst.

3. Innkjøps- og salgsrapporter

Rackbeat WMS for grossistvirksomheter gjør det mye mer oversiktlig for deg å følge med på når du har kjøpt inn, hvor ofte og hvor stor omsetningen har vært på salget ditt.

Med innkjøpsrapportene kan du se dine totale kostnader fra en spesifikk leverandør, eller et spesielt produkt, over tid. Sammenligner du disse med dine salgsrapporter, får du et ganske godt bilde av hvilke varer og leverandører det er lønnsomt å jobbe med over tid – og hvilke som kanskje bør byttes ut.

Du finner kanskje også ut at én leverandør er billigere, men en del tregere om å levere, enn en annen. Her kan det være en fordel å velge den litt dyrere i en periode, hvor du vet at kundene dine trenger varene raskt, slik at du kan møte etterspørselen.

Rapportene kan selvfølgelig ikke beskytte deg mot økonomiske katastrofer i samfunnet generelt. Men de kan gi deg en bedre idé om det kanskje foreligger noen sesongmessige forhold eller svingninger som gjør at du skal holde igjen med innkjøpene, eller en spesifikk leverandør, av en vare i en bestemt periode.

Og det kan altså potensielt frigjøre en masse penger som ville vært lenket fast til varelageret ditt.

2. Gjenbestillingspåminnelser

Når det gjelder å imøtekomme etterspørselen, kan det være svært utfordrende å ha full kontroll over når man skal bestille nye varer, spesielt når man har ekstra travle perioder, uten et lagersystem

Det blir en hel del enklere med Rackbeat WMS for grossistvirksomheter.

For du kan nemlig motta gjenbestillingspåminnelser, slik at du kan rekke å kjøpe inn varene dine, før kundene støter på forsinkelser eller utsolgte varer.

Du angir rett og slett en minimumslagerbeholdning for hver vare: dvs. det minste antall vare du vil ha igjen på lageret, før det skal bestilles hjem igjen. Her kan du med fordel spore deg inn på en fornuftig minimumslagerbeholdning via dine innkjøps- og salgsrapporter.

Når du så har fortalt Rackbeat hva minimumslagerbeholdningen er, vil du automatisk motta en melding som forteller deg at tiden er kommet for en ny shoppingtur.

3. Rackbeat er et skalerbart system

Drømmer du om å utvide produktporteføljen, kjøpe et ekstra lager eller ansette noen ansatte som skal jobbe i lagersystemet ditt, kan Rackbeat WMS for grossistvirksomhet støtte din vekst.

Det er nemlig ingen begrensninger på hvor mange produkter, salgsordrer eller kunder du kan opprette i lagersystemet. Du kan også opprette flere lagerlokasjoner, slik at du kan få en fullstendig oversikt over alle lagrene du driver, uansett hvor langt fra hverandre de geografisk er plassert.

Samtidig kan flere brukere jobbe i samme dashboards, noe som gjør at deres virksomhet ikke er avhengig av deg eller den ansvarlige for lagersystemet. Dere kan også enkelt endre språk og tilpasse varer-, innkjøps- og salgsoversikter til den enkelte ansattes preferanser.

Til slutt er du ikke tvunget til å bruke penger på en masse ekstra funksjoner som du ikke skal bruke på nåværende tidspunkt. Du kan nemlig alltid kjøpe til flere brukere, tilleggsmoduler eller oppgradere abonnementet ditt hos Rackbeat.

På den måten blir du ikke begrenset på funksjonalitet eller utvidelsesmuligheter når du skal gi din virksomhet vekst med Rackbeat WMS for grossistvirksomheter.

Hvordan kommer du i gang med Rackbeat WMS for grossistvirksomheter?

Hvis du er interessert i å utforske hvordan Rackbeat WMS kan gagne din grossistvirksomhet, anbefaler vi at du hopper med på en uforpliktende presentasjon av systemet med en av våre produktspesialister.

Dessuten tilbyr vi deg muligheten til selv å prøve systemet. Vi stiller en gratis 14-dagers prøveperiode til rådighet, helt uten forpliktelser, slik at du kan utforske alle funksjonene i systemet. For en enklere start anbefaler vi at du velger «Opprett med demodata», noe som gir deg tilgang til forhåndsdefinerte produkter, leverandører og kunder, så du kan spare tid og slippe for selv å måtte opprette disse.