Skybasert lagerstyring: Fordeler og ulemper for din virksomhet

Tenk deg at du aldri behøvde å bekymre deg for om lagerdataen din var oppdatert, eller om du kunne få tilgang til den når du er på farten.

Og hva hvis lagerstyringen din alltid ga deg full oversikt, gjorde det mulig å implementere endringer på få sekunder og fjernet bryet med tunge IT-systemer som krever vedlikehold?
Det er nettopp dette skybasert lagerstyring kan tilby deg.

Den digitale transformasjonen har åpnet døren for nye muligheter for virksomheter i alle størrelser. Lagerstyring, som en gang var avhengig av papirbaserte prosesser eller lokale systemer med tungt vedlikehold, kan nå håndteres med fleksible og fremtidsrettede skybaserte løsninger.

Men som med enhver teknologisk løsning, finnes det både fordeler og utfordringer. Så hvordan kan skybasert lagerstyring styrke din virksomhet, og hva bør du være oppmerksom på?

I denne artikkelen forklarer vi hvordan skybasert lagerstyring fungerer, hvilke fordeler det kan gi virksomheten din, og hvilke potensielle ulemper du bør vurdere.

Dette handler nemlig ikke bare om teknologi – det dreier seg om å skape en smartere, mer effektiv og verdiskapende lagerstyring som støtter både driften og veksten din.

Men først:

Hva er skybasert lagerstyring?

Skybasert lagerstyring er en moderne tilnærming til lagerstyring, der all programvare og data lagres i den digitale skyen i stedet for på lokale servere eller datamaskiner i virksomheten din. Med andre ord er det en løsning som opererer via internett og gir deg tilgang til lagerstyringssystemet ditt fra hvor som helst – enten du sitter på kontoret, er på lageret eller jobber hjemmefra.

Når data lagres i skyen, betyr det at lagerstatus, salgsordrer, innkjøp og annen viktig informasjon alltid er oppdatert og tilgjengelig i sanntid. Dette eliminerer behovet for manuelle dataoppdateringer eller bekymringer for maskinvarefeil som kan føre til datatap.

En skybasert løsning fungerer ved at programvareleverandøren håndterer systemet på sikre servere, som de vedlikeholder og oppdaterer. Vanligvis betaler du et abonnement som inkluderer tilgang til programvaren, automatiske oppdateringer og kundestøtte.

La oss nå dykke dypere inn i hvilke fordeler du kan oppnå med skybasert lagerstyring.

Fordeler med skybasert lagerstyring

1. Sanntidsdata og bedre beslutningstaking

En av de største fordelene med skybasert lagerstyring er evnen til å arbeide med sanntidsdata. I motsetning til tradisjonelle systemer, hvor oppdateringer kan være forsinkede, gir skybaserte løsninger deg umiddelbar tilgang til den nyeste informasjonen om lagerbeholdning, innkjøp og salg. Dette gir et solid grunnlag for mer presise og effektive beslutninger.

Sanntidsdata: Et uvurderlig verktøy

Sanntidsdata sikrer at du alltid vet nøyaktig hva som er på lager, hvilke varer som er på vei inn, og hvilke som allerede er reservert for spesifikke bestillinger.

• Fordel: Denne innsikten lar deg ta strategiske valg basert på faktiske tall, i stedet for å gjette eller basere beslutninger på historisk data.
• Effektivitet: Dette er spesielt nyttig for innkjøpsstyring, da du raskt kan identifisere varer som trenger påfylling uten å bestille for mye eller for lite.

Styrket samarbeid med team og leverandører

Sanntidsdata er verdifull, ikke bare for lagerpersonalet, men også for salgsteam og leverandører:

• Salgsteamet kan raskt sjekke lagerstatus for å bekrefte tilgjengelighet for kundene.
• Leverandører kan motta nøyaktig data om lagerbehov og levere mer presise påfyll, noe som styrker forsyningskjeden.

Eksempel: Justering av påminnelser for gjenbestilling

Forestill deg at en vare som vanligvis selger 50 enheter per uke, plutselig selger 100. Med sanntidsdata kan systemet varsle deg, slik at du raskt kan øke gjenbestillingsnivået og sikre at lagerbeholdningen forblir stabil.

2. Skalerbarhet og fleksibilitet

En annen verdifull egenskap ved skybaserte lagerstyringssystemer er deres evne til å tilpasse seg virksomhetens behov, uansett omfanget av veksten. I stedet for å være begrenset av maskinvare som kan nå sin kapasitet, gir skybaserte systemer deg friheten til å ekspandere og tilpasse etter hvert som virksomheten utvikler seg.

Fordel: Enkel vekst uten høye kostnader

Når du velger en skybasert løsning, unngår du høye kostnader og tidkrevende prosesser knyttet til oppgradering av servere, programvarelisenser eller annen maskinvare. I stedet kan du:

• Legge til nye brukere med noen få klikk, slik at teamet enkelt kan vokse.
• Utvide til flere lagerlokasjoner uten å måtte kjøpe og konfigurere separat programvare eller maskinvare for hver lokasjon.
• Skalere lagerkapasiteten slik at systemet kan håndtere større datamengder og komplekse prosesser uten å påvirke ytelsen.

Eksempel: Åpning av et nytt lager

Forestill deg at virksomheten din vokser, og du åpner et nytt lager i en annen by. Med et skybasert system kan du enkelt legge til denne nye lokasjonen i den eksisterende plattformen, slik at lageret umiddelbart blir en del av den samlede lagerstyringen.

• Du kan dele data og få sanntidsinnsikt i lagerbeholdningen på tvers av alle lokasjoner, slik at du vet hvilke varer som er tilgjengelige hvor.
• Lagerpersonalet på den nye lokasjonen kan begynne å bruke systemet fra dag én, uten behov for kompleks installasjon eller lokale servere.

3. Enkel tilgang og mobilitet

Skybaserte lagerstyringssystemer bryter ned begrensningene som ofte finnes i tradisjonelle løsninger, hvor tilgangen er bundet til bestemte datamaskiner eller lokasjoner. Med en skybasert plattform kan alle ansatte få tilgang til systemet fra hvilken som helst enhet med internettforbindelse – uansett hvor de befinner seg.

Fordel: Tilgjengelighet på tvers av roller og lokasjoner

Denne fleksibiliteten betyr at alle i organisasjonen kan arbeide smartere:

• Ledere kan få oversikt over lagerstatus, analyser og rapporter fra kontoret, hjemme eller mens de er på farten.
• Lagerpersonalet kan bruke nettbrett, smarttelefoner eller håndholdte skannere direkte på lagergulvet for å oppdatere status, motta varer eller plukke ordrer.
• Selgere kan raskt sjekke lagerstatus og bekrefte tilgjengelighet under kundemøter eller salgssamtaler, noe som forbedrer kundeservice og beslutningstaking.

Eksempel: Raskere kundeservice

Forestill deg at en kunde spør om en spesifikk vare er på lager. En ansatt på lageret kan umiddelbart finne varen via en smarttelefon eller et nettbrett, reservere den for kunden og gi informasjon om leveringstid. Dette eliminerer forsinkelser og gir en raskere, mer effektiv prosess som forbedrer kundeopplevelsen.

Mobilitet i praksis

Mobil tilgang til lageret effektiviserer også en rekke prosesser:

• Plukking og pakking: Lagerpersonalet kan plukke varer og loggføre bevegelsene direkte i systemet uten å gå tilbake til en stasjonær datamaskin.
• Mottak av varer: Når nye varer ankommer, kan ansatte registrere og plassere dem på hyllene med en gang via et nettbrett, noe som sparer tid og reduserer feil.

Fleksibilitet for eksterne team

For bedrifter med eksterne lagerfasiliteter, eksterne selgere eller eksterne samarbeidspartnere gir skybaserte løsninger mulighet til å jobbe sømløst på tvers av lokasjoner. Alle har tilgang til den samme oppdaterte dataen, noe som skaper enhetlighet og reduserer risikoen for misforståelser.

4. Reduserte IT-kostnader

Tradisjonelle lagerstyringssystemer kan være kostbare å implementere og vedlikeholde. Ofte krever de investeringer i maskinvare som servere, programvarelisenser, installasjon av oppdateringer og kontinuerlig teknisk support. Med skybaserte løsninger elimineres mange av disse utgiftene, noe som gjør dem til et mer kostnadseffektivt valg – spesielt for små og mellomstore bedrifter.

Fordel: Minimal investering i IT-infrastruktur

I stedet for å kjøpe og vedlikeholde egne servere, håndteres hele systemet av leverandøren i skyen. Dette betyr:

• Ingen kostnader til maskinvare eller dedikerte serverrom.
• Ingen behov for dyre programvarelisenser eller komplekse oppdateringsprosedyrer.
• Redusert energiforbruk, siden det ikke er behov for å drifte servere lokalt.

Effektiv håndtering av oppdateringer og sikkerhet

Leverandøren håndterer alle aspekter av programvarevedlikehold, inkludert:

• Automatiske oppdateringer: Systemet oppdateres jevnlig med de nyeste funksjonene og sikkerhetsforbedringene uten driftsavbrudd.
• Sikkerhetskopiering og gjenoppretting: Data sikkerhetskopieres regelmessig, slik at du aldri mister kritisk lagerdata.
• Avansert sikkerhet: Leverandører tilbyr ofte høyere nivåer av datasikkerhet enn de fleste bedrifter kan implementere selv.

Denne håndteringen sørger for at du ikke trenger å bruke interne ressurser på disse oppgavene, noe som frigjør tid og penger til andre forretningskritiske områder.

5. Sikkerhet og sikkerhetskopiering

I en digital tidsalder er datasikkerhet en kritisk prioritet for enhver bedrift. En av de største fordelene med skybaserte lagerstyringssystemer er deres avanserte sikkerhetstiltak og automatiske sikkerhetskopieringsfunksjoner, som gir bedrifter ro i sjelen og reduserer risikoen for datatap.

Avansert kryptering og datasikkerhet

Moderne skyplattformer bruker avanserte krypteringsprotokoller for å beskytte dataen din både under overføring og lagring. Dette betyr at kun autoriserte brukere har tilgang til lagerdataene dine, og at sensitive opplysninger forblir sikre mot cyberangrep.

• Ekstra sikkerhetslag: Multifaktorautentisering, tilgangskontroll og overvåking av mistenkelig aktivitet bidrar til å forhindre uautorisert tilgang.
• Fordel: Dataen din er ofte bedre beskyttet i skyen enn på en lokal server, siden leverandører har ressurser til å implementere de nyeste sikkerhetsstandardene.

Automatiske sikkerhetskopier: En livline mot datatap

Skybaserte systemer utfører regelmessige og automatiske sikkerhetskopier, slik at alt fra lagerbeholdning til salgsordrer alltid kan gjenopprettes.

• Fordel: Dette eliminerer bekymringen for maskinvarefeil, menneskelige feil eller naturkatastrofer som ellers kunne føre til betydelige tap.

Dette var noen av fordelene med skybasert lagerstyring. Nå kan vi se nærmere på potensielle ulemper.

Ulemper med skybasert lagerstyring

1. Avhengighet av internettforbindelse
En stabil internettforbindelse er avgjørende for at skybaserte systemer skal fungere optimalt. Problemer med nettverket kan føre til midlertidige driftsforstyrrelser.

2. Løpende abonnementsutgifter
Skybaserte løsninger krever vanligvis et månedlig eller årlig abonnement. Selv om de totale kostnadene ofte er lavere enn for tradisjonelle systemer, kan de fortsatt belaste budsjettet, spesielt for mindre bedrifter.

3. Begrenset kontroll over systemet
Fordi systemet hostes eksternt, har du mindre kontroll over hvordan det fungerer og hvilke oppdateringer som implementeres. Dette kan være en utfordring hvis bedriften din har svært spesifikke behov.

Er skybasert lagerstyring det rette valget for deg?

Valget av en skybasert lagerstyringsløsning avhenger av bedriftens størrelse, behov og teknologiske ambisjoner. For små og mellomstore bedrifter som ønsker en fleksibel, skalerbar og kostnadseffektiv løsning, er skybasert lagerstyring ofte et opplagt valg.

Hos Rackbeat tilbyr vi en intuitiv og skybasert lagerstyringsplattform som gjør det enkelt å få oversikt over lagerbeholdningen i sanntid, samtidig som du reduserer feil og forbedrer effektiviteten.

Vil du vite mer?

Er du klar til å ta spranget til skybasert lagerstyring? Eller vil du utforske hvordan det kan optimalisere bedriften din? Kontakt oss for en gratis presentasjon av Rackbeat, og finn ut hvordan vi kan hjelpe deg med å gjøre lagerstyringen smartere.