5 tegn på at du trenger et lagerstyringssystem

Uansett hvor bra det går for virksomheten din som er lagerdrevet, kan det alltid være noen områder innen lager- og ordrestyring som kan dra nytte av en liten justering på optimaliseringsknappen. Noen av disse områdene kan til og med være hindringer som bremser virksomheten din fra å nå sitt fulle potensial.

Men heldigvis kan du bygge en bro for å kunne overvinne de fleste utfordringene knyttet til lageradministrasjon og ordrehåndtering.

I dette skrivet har jeg derfor valgt å samle de vanligste utfordringene som Rackbeat har løst for våre brukere, slik at de har kunnet fokusere på vekst i stedet for forstyrrelser i arbeidsprosessene sine.

Uansett om du kjenner deg igjen i en eller flere av de følgende utfordringene, vil du kunne spare mye tid, krefter og ressurser ved å implementere et lagersystem i driften din. Først presenteres de 5 tegnene på at du mangler et lagersystem i arbeidsprosessene dine, deretter blir Rackbeats løsninger beskrevet.

Vi begynner med en klassisk tidstyv.

1. Du bruker mye tid på manuelt arbeid
Hver gang en kunde legger inn en ny ordre, eller en vare beveger seg fra ett sted til et annet, må du registrere det i regnearket eller notatboken din for å oppdatere lagerbeholdningen. Dette stjeler tiden din. Samtidig øker denne tidsbruken risikoen for feil – uansett hvor skarp du er og hvor fingrene dine er dyktige.

Statistisk sett gjør du i gjennomsnitt en feil for hver 300. tast du trykker på tastaturet. Så når du registrerer varebevegelser manuelt, mister du ikke bare tid, men det kan også føre til rot i bestillinger, lagerstatus og ordre, slik at du til slutt mister oversikten over viktige deler av virksomheten din.

2. Du mangler rapporter om innkjøp, lager og salg
Når det gjelder data om innkjøp, lagerstatus og salg, mangler du en grundig oversikt. Dette skyldes at du ikke har muligheten til å generere omfattende rapporter om bestillinger, lagerbeholdning og salgsordrer hvis du bruker regneark eller systemer som ikke er tilpasset lagerstyring.

Dette fører til usikkerhet når du skal bestille varer. Hvis du ikke baserer innkjøpene på faktiske data, øker risikoen for å kjøpe for få eller for mange varer. Begge deler er dyrt: Enten ender kundene dine opp med tomme hyller, eller du sitter med for mye kapital bundet opp i lageret.

3. Lageret ditt er ikke integrert med regnskap og salg
En stor årsak til at du bruker mye tid på manuell dataregistrering, bestiller for mange varer, eller opplever problemer med fakturering, skyldes at regnskapssystemet ditt og salget ikke er tilknyttet lageret ditt.

Dette betyr at det ikke blir automatisk gitt beskjed til lageret ditt når et salg blir gjort, for eksempel i nettbutikken din, slik at varene kan trekkes fra lagerbeholdningen. Du kan også støte på utfordringer hvis det er endringer i finansverdiene dine. Hvis en vare må nedskrives fordi den er ødelagt, eller hvis du har returvarer fra en kunde, må du manuelt oppdatere lagerbeholdningen og opprette en kreditnota i regnskapssystemet ditt.

Dette forstyrrer arbeidsflyten din og fører til tidskrevende oppgaver, fordi lageret ditt ikke er tilknyttet regnskap og salg.

4. Du bruker mye tid på plukking, pakking og sending av varer
Når det gjelder hele prosessen med ordrehåndtering, er det også behov for effektivisering. Kanskje mangler dine ansatte en oppdatert oversikt over hvor varene nøyaktig befinner seg på lageret. Det kan også være at plukkingen av varer blir gjort manuelt eller i et separat skanningssystem som ikke er tilknyttet lageret, noe som betyr at lagerbeholdningen ikke oppdateres umiddelbart.

Dette påvirker tempoet og bremser strømlinjeformingen av hele ordrehåndteringen.

5. Virksomheten din er avhengig av din stasjonære datamaskin eller bærbar PC når lageret skal oppdateres
Noe annet som kan gjøre arbeidsprosessene tungvinte er hvis du bruker en lokal løsning for lagerstyring. Da er du nødt til å sette deg ved en stasjonær datamaskin eller finne den bærbare datamaskinen der systemet er installert når du skal oppdatere vareregistreringene, lagerstatusen og salgsordrene.

Hvis en medarbeider er syk, den ansvarlige jobber eksternt, eller er på reise, kan en annen ikke bare logge på sin egen enhet og håndtere lageradministrasjonen.

Derfor er det begrenset av at du mangler et system som kan sørge for at lagerstyring og ordrehåndtering aldri stopper opp.

Heldigvis finnes det et slikt system.

Slik løser Rackbeat de 5 utfordringene

Du skal ikke bli overveldet av utfordringene uten å motta løsningene på dem. Rackbeats lagersystem gjør deg i stand til å konvertere de 5 problemene til muligheter ved å:

1. Fjerne tap av tid på manuell inntasting samt gi deg automatisering og oversikt
I Rackbeat blir varebevegelsene registrert hver gang det skjer en endring, og når du gjør et salg, justeres lagerbeholdningen automatisk. Dette reduserer både mengden manuelt arbeid og risikoen for tastefeil. Du vil aldri miste oversikten, da du alltid kan få tilgang til lagerbeholdningen din samt salgs- og innkjøpsordrene i oversiktlige lister.

«Vi begynte med det vi kaller en Excel-løsning, og det involverte mye manuelt arbeid, så det ble vanskelig for oss å finne sammenheng i dataene. Det ble plutselig mye data. Men nå legger vi bare produktet til salgs med en gang, og så kan vi alltid følge opp bestillingene i Rackbeat.

Så nå har vi et system som forteller oss hva vi har kjøpt, solgt og har på lager. Hvis vi skriver alt ned på papir, blir det veldig uoversiktlig.» – Qais, DelsouX.

2. Fjerne datamangel og gi deg rapporter om innkjøp, lagerbeholdning og salg
Med Rackbeat kan du også generere rapporter om innkjøp, lagerbeholdning og salg. Når du har denne informasjonen, blir det mye enklere å foreta riktige innkjøp til rett tid, siden du kan se hvor ofte og hvor raskt varene selges over en lengre periode.

Basert på denne kunnskapen kan du gå inn i Rackbeat og angi en minimumsbeholdning for hver vare, slik at du får en beskjed når det er på tide å bestille på nytt. Dette reduserer kapitalbindingene på lageret ditt og sikrer at kundene dine får varene i rett tid.

«Nå kan vi måle ting. Det er flott. Det kunne vi ikke tidligere, men nå har vi data! Vi hadde ikke den samme datatilgangen som vi har nå med Rackbeat.

Derfor har vi nå ukentlige salgsmøter hvor vi følger opp hva som skjedde med de forskjellige produktene, bestillingene og kundene uke for uke, basert på data fra Rackbeat.» – Thomas, Banana CPH.

3. Fjerne løse forbindelser og gi deg en integrasjon mellom lager, regnskap og salg
Rackbeat kan koble lageret ditt med regnskapet og nettbutikken din. Så når det blir gjort en salgstransaksjon i nettbutikken, eller når du oppretter en salgsordre selv, trekkes varene automatisk fra lageret, og du kan sende en faktura til regnskapssystemet ditt. Hvis en kunde må returnere en ordre, kan du også justere lagerbeholdningen umiddelbart. Og hvis du opplever svinn, kan du enkelt opprette en kreditnota som sendes til regnskapet.

«Det var viktig for oss at Rackbeat kunne integreres med e-conomic, fordi vi ikke ønsket å bytte økonomisystem. Og jeg så muligheter for å integrere med nettbutikker og mye annet.» – Christian, Dahl Limited.

4. Fjerne hindringer i ordrehåndtering og gi deg strømlinjeforming av ordreflyten
Rackbeat gir deg lokasjonsstyring, som lar deg dele opp lageret ditt i flere lokasjoner, rom, hyller, osv. Du kan også få tilgang til plukk- og pakkelister direkte fra Rackbeats mobilapp, og koble skanningssystemet til lagerstyringen. På denne måten kan du eller lagermedarbeiderne dine plukke, pakke og sende kundens ordre mye raskere.

«Mange av oppgavene ble mye enklere, for hvor du tidligere måtte gjennomføre kanskje 8 trinn, kan du nå gjøre det på 3 i Rackbeat. Så det er åpenbart at oppgavene kan utføres mye raskere, og du får mer tid til andre ting.» – Jorge, Melia Food Trade.

«Når du oppretter en ordre, kan du også opprette en produksjon direkte knyttet til ordren, og koble den til følgesedler, fakturering og utsending til våre eksterne produsenter. Med én opprettelse kan du starte hele kjeden og avslutte den på samme måte.» – Thomas, Banana CPH.

5. Fjerne on premise-begrensningene og gi deg en skybasert løsning
Rackbeat er skybasert, noe som betyr at dataene dine alltid er trygt lagret «i skyen». Alle brukere av systemet kan få tilgang til lageret og ordrene – uansett hvor dere befinner dere og med hvilken enhet, siden systemet er kompatibelt med mobile enheter.

«Du kan bruke Rackbeat på telefonen eller nettbrettet ditt. Det kunne ikke det forrige systemet vi hadde. Det er flott å kunne se lagerbeholdningen på telefonen, det gir oss muligheten til å yte bedre service, en mer nøyaktig service. Det hjelper kundene våre.» – Christian, MobileAdds.

Prøv Rackbeat i dag

Slik kan du altså spare mye tid, tastefeil og datatap med Rackbeats lagersystem. Hvis du ønsker å høre mer om systemet eller leter etter løsninger for andre utfordringer, er du alltid velkommen til å bestille en presentasjon med en lagerekspert. Du kan også kaste deg ut i det og prøve systemet gratis i 14 dager.