Da det ikke var mer plass på soverommet

Det hele begynte på Ramesh Delsouz` gutterom, for hva som i ettertid må være en del sommere siden. Ramesh sitter på pc-en og kjøper et par stilige Adidas Ultra Boost-sko for det lille beløpet 500 kr. Etter å ha rundspilt klassekameratene sine i de nye skoene, på skolens fotballbane, velger han siden skoene er så populære, å selge de på nett.

Dette viser seg å være en rentabel beslutning. Pengene får nemlig raskt ben å gå på, i det skoene selges for 1300 kr. Ramesh får appetit på mer og innen han får sett sett seg om vokser mengden av skoesker under sengen som en stabel med pannekaker på en amerikansk diner. Samtidig med dette vokser forretningsdrømmene.

Her kommer storebror Quais inn i bildet – og snart går de to brødrene i gang med å utvide plassen, sortimentet og ambisjonene.

De oppretter en virksomhet med CVR- nummer og en nettbutikk hvor de selger brukte sko, klær og tilbehør av både high-end merker og streetwear merker. Varene velter inn og brødrene blir nødt til å leie seg inn på et lager for å kunne følge etterspørselen. I denne forbindelse merker de at det må mer orden på plass for at det hele skal gli mer effektivt, som Quais forklarer:

“Det kom litt for mange produkter inn til at vi kunne håndtere de prosessene vi kunne tidligere. Vi har mange unike produkter – og når jeg sier “unike produkter”, så mener jeg 1 av hver vare, som vi skal håndtere og beregne profitt for. Så vi må ha et system som gir oss det. Dersom vi skulle skrive det på papir, blir det meget uoverskuelig. Vi ble nødt til å få mer struktur i prosessene for å følge med”.

De arbeidsomme brødrene går derfor på utkikk etter et system som kan systimatisere sakene, slik at deres forretning for alvor kan få vind i seilene. Likevel er det dessverre de færreste som finner det rette ved første løsning…

Sløv start på systematiseringen i Excel

Det er kanskje litt voldsomt å kalle Excel for roten til alt vondt, men det kan i mange tilfeller være kilden til en del smerte. For selvom Quais kjenner systemet godt, helt fra skolebenkens sete, oppdager han raskt fra kontorstolen at “Excel-løsningen” har en del mangler:

“Vi startet med det vi kaller en Excel-løsning. Det ble veldig mye manuelt arbeid, og vanskelig for oss å få noe struktur på det. Excel begynte å bli sløvt. Det ble vanskelig for oss å søke fordi det plutselig ble veldig mye data. Vi hadde rett og slett behov for å finne en annen løsning”.

Denne alternative løsningen dukker tilfeldigvis opp kort tid etterpå, for omtrent ett og et halvt år siden. Imens Qais surfer litt rundt på Facebook, dukker det en sjelden form for innbydende annonse opp, noe som kan sammenlignes med å se Bigfoot i sin bakgård. Quais forklarer her om hendelsen:

“Vi støtte på Rackbeat- veldig tilfeldig – gjennom en annonse på Facebook. Jeg lastet ned e-boken deres, leste gjennom og synes at det lød spennende. Spesielt fordi vi akkuratt hadde bygd opp nettbutikken vår i Shopify. Det ga derfor god mening å sjekke ut et lagerhåndteringssystem».

Et hvert barn skal likevel lære seg å kravle før man kan sette seg ned og handle, og alle nye systemer krever på samme måte en tilvenningsperiode. Det må Quais også innse her:

“Selvfølgelig er det litt uoverskuelig når man ikke kjenner systemet, men det virket som man kunne finne en løsning. Vi visste godt at det kom til å bli utfordrende. Vi ville gå fra utfordring til løsning, fra utfordring til løsning inntil vi er et sted hvor det er godt for oss å jobbe i det. Men vi kom i gang.”

Så hvordan ender guttene i DelsouX til å gjøre det nye Rackbeat- hjemmet til et behagelig og velfungerende arbeidssted etter innflyttingen, undrer du vel?

Drømmene fra gutterommet kommer tettere på virkeligheten

Selvom Rackbeat er en nærmest selvkjørende programvare for lagerstyring, er en stor del av hemmeligheten bak systemets brukervennlighet, en solid kundeservice. Alle velsmurte maskiner skal nemlig befolkes med mennesker av blod og kjøtt, som kan veilede brukerene gjennom de små humpene på veien. Da du skal skånes for å høre på skamros av egne kollegaer, lar vi i stedet Quais føre ordet:

“Det er en av de beste supportene jeg har hatt. Jeg tror aldri noensinne at jeg har hatt en så god opplevelse. Det er en som faktisk virkelig prøver å finne en løsning sammen med deg. Jeg hadde også et møte. Her ble det brukt en time- og også noe tid etterfølgende, fordi jeg hadde noen spørsmål ift. Shopify integrasjonen, før jeg gikk over til Shopify. Vi gjennomgikk punktene 1:1.”

Særlig samspillet med Shopify er viktig for forretningen. Og her oppdager Quais at Rackbeat harmonerer med webshoppen og økonomisystemet Dinero, som et symfoniorkester som har spilt sammen hele livet:

“Det kule med Rackbeat er: Vi har en Webshop, vi har Rackbeat og vi har et økonomisystem. Rackbeat er i midten, som en god mediator. Vi jobber nemlig i Rackbeat som har integrasjoner til andre systemer. Det gjør jobben vår veldig intuitivt og enkelt. Det snakker sammen med de andre programmene, slik at vi ikke behøver å ha alle de manuelle transaksjonene. Det sparer oss masse av tid.”

Utover å ha koblet virksomheten sammen og overskueliggjort arbeidsprosessene, har Rackbeat også gjort at DelsouX kan håndtere, og dermed selge, mange flere produkter. “Vi startet med 200 produkter, og jeg kan se på dashbordet i Rackbeat at vi nå er oppe på 1015 – 1020 produkter.” Dessuten har Rackbeat halvert tiden som brukes på å behandle ordre: “Tidligere brukte vi 20 minutter på å håndtere en ordre. Nå bruker vi mellom 5 – 10 minutter.”

Og kanskje viktigst av alt: Manuelle prosesser, bokføringskaos og uoverskuelige Excel – ark er nå et overstått kapittel for DelsouX:

“Tidligere, da vi hadde Excel-systemet, måtte vi inn og se gjennom alle beskjeder, informasjoner og produkter. I dag derimot, ligger det bare der! Rackbeat har derfor fjernet en stor arbeidsbyrde. Rackbeat har gjort oss veldig effektive, for nå tenker vi ikke engang over at det hele skal bokføres – Vi vet at det skjer litt automatisk i bakenden. All dataen vår er lagret hos Rackbeat, og det føler vi oss veldig trygge med.”

Så når DesouX nå retter kikkerten ut i horisonten, får de øye på en lys fremtid hvor drømmene fra gutterommet ikke bare er håpefulle fantasier. Siden begynnelsen har de nemlig opplevd en bratt vekst med fylte lagerhyller. Nettopp derfor har de ambisjoner om å åpne en fysisk butikk og om å bli ikke mindre enn “Danmarks største bruktbutikk med klær, tilbehør og sneakers.”

Og her står Rackbeat klare til å tilby dagligvarebutikk, kassesystem, og kunder hjertelig velkommen sammen med DelsouX.

*DelsouX er ikke tilknyttet de solgte eller avbildede brands.