Rent vand til glade kunder

På en solskinsdag i juni møder vi Polina Chobanova på hendes kontor i Kolding med udsigt til sodavandsis, sommerstemning og skibe ved havnen. Herfra arbejder hun som operations- og finance manager hos WeServe; en engrosvirksomhed, der udlejer vandfiltreringssystemer med fuld service fra deres Espoir-brand til kunder i Skandinavien og Storbritannien.

Og Polina og WeServe har en klar mission: at levere rent og filtreret vand til tørstige og kvalitetsbevidste kunder: “Vi arbejder med lokaltrenset drikkevand og tilbyder filtreringssystemer med en filtreringsgrad på 0.1 micron, hvilket er langt højere end normen,” forklarer Polina.

Virksomheden lejer hovedsagligt deres udstyr ud til restauranter, hvilket betyder, at de ejer hele forsyningskæden og kan garantere kvaliteten fra start til slut: 

“Vi har tæt kontakt med vores leverandører, og så har vi distributører i Danmark, UK, Norge og snart Sverige,” tilføjer hun.

Men det at være herre over hele forsyningskæden kræver struktur, overblik og automatisering, hvis kæden ikke skal hoppe af på tværs over landegrænser. 

Derfor har WeServe brug for et robust system til at håndtere deres lagerstyring og operationelle behov.

Og her kommer Rackbeat ind i billedet.

Komplekst setup kræver brugervenligt værktøj

Inden Polina kom til WeServe, havde virksomheden ledt efter et system, der kunne understøtte deres abonnementsbaserede forretningsmodel. Modellen betyder dels, at de aldrig slipper deres varer helt, da de ikke sælges, og dels kræver den, at de har fuld indsigt i varebevægelserne på de forskellige lagre og lokationer. 

Systemet skulle derfor ikke blot kunne håndtere indkøbsstyringen, ordrestyringen og en lagerstyring med flere lokationer på en effektiv måde, men også give mulighed for, at WeServe og deres distributører har samme overblik, så der ikke opstår fejl i varebeholdningen.

Der valgte man at gå med Rackbeat.

Da Polina så stiger med ombord hos WeServe, kunne man derfor tro, at det ville blive noget af en mundfuld at holde styr på alle trådene i forretningen med et system, hun ikke kendte.

Men læringskurven var heldigvis overraskende flad for hende:

“Det tog mig ikke lang tid at lære Rackbeat. Selvfølgelig er der altid noget, man kan grave dybere i. Men nu ved jeg, hvad jeg skal gøre, og hvor jeg skal gå hen. Så efter et par uger, når man først lærer systemet at kende, giver det mange muligheder.”

Og muligheder er der også brug for, når man som Polina gerne vil have det forkromede overblik over alle leddene i forretningen.

Præcise lagertal, lokationskontrol og fælles overblik

Polina er som nævnt operations- og finanschef. Det betyder, at hun er glad for data – og endnu mere pjattet med korrekt data:

“For mig er muligheden for at udtrække data, og det at kunne stole på dataen og lagerbeholdningen, simpelthen så værdifuld.”

Her giver Rackbeats rapporter hende noget at klappe i hænderne over, da hun altid kan følge med i varernes rejse og holde styr på lagerværdier: 

“Jeg bruger altid rapporteringsfunktionerne. Det jeg kigger mest på er indkøbs- og salgsstatistikkerne, rapporten over finanslagerværdien og varekontokortet. Disse giver mig mulighed for at dykke helt ned i tallene og produktbevægelserne.”

Og selvom det kunne virke besværligt at få det hele til at stemme, når man sidder langt væk fra lagrene, giver Rackbeat den kontrol over lokationerne, Polina har behov for: 

“Som jeg nævnte: Vi har et lager i Storbritannien, et i Norge og to i Danmark. Så jeg skal sørge for, at hele vores lagerbeholdning bliver registreret korrekt uden uoverstemmelser til enhver tid. Og indtil videre har der ikke været nogen fejl, så jeg er meget tilfreds med arbejdsgangene.”

Polina må i den forbindelse sætte sin lid til de forskellige distributører, som WeServe arbejder sammen med. Her bringer Rackbeat dem tættere på hinanden, da distributørerne også har adgang til lagersystemet, hvilket skaber et problemfrit partnerskab: 

“Distributørerne indtaster salgsordrerne, og derefter dobbelttjekker jeg, før der sker ændringer i lagerbeholdningen, inden jeg bogfører ordrerne. Og systemet er sat op på en måde, hvor du kan bruge og tilpasse det til dine behov. Det er meget fleksibelt og brugervenligt,” forklarer Polina.

Så med læskende vand og rene varetal i tanken kan WeServe med ro i sindet kigge mod nye markeder – uden frygten for at blive oversvømmet med lagerfejl:

“Vi ønsker en betydelig vækst og at gøre vores brand mere genkendeligt. Fra et operationelt synspunkt er jeg overbevist om, at vi fortsat kan vokse. Og jeg ville helt klart anbefale Rackbeat til andre virksomheder i samme situation. Det er nemt at bruge.”