Open-to-Buy (OTB)

Vad är Open-to-Buy (OTB)?

Open-to-Buy (OTB) är en metod för planering och styrning av varuinköp som hjälper företag att beräkna hur mycket de har möjlighet att köpa in för under en given period. Syftet är att säkerställa balans mellan efterfrågan, lagerbeholdning och ekonomi, så att företaget undviker både överfulla lager och slutsålda varor.

OTB används särskilt inom retail, grossisthandel och e-handel, där sortiment och efterfrågan förändras löpande. Metoden utgår vanligtvis från budgetar, försäljningsprognoser, befintligt lager och förväntade varuleveranser. På så sätt får företaget en tydlig bild av hur mycket som bör köpas in för att upprätthålla ett sunt varuflöde.

Hur fungerar Open-to-Buy?

Open-to-Buy fungerar som ett ekonomiskt och operativt styrverktyg som hjälper företag att planera framtida inköp mer precist. I praktiken beräknar man hur stor “öppen” inköpsram företaget har kvar i förhållande till sin budget och önskade lagernivå.

En klassisk OTB-beräkning tar hänsyn till:

• Planerad försäljning
• Nuvarande lagerbeholdning
• Redan beställda varor
• Önskat slutlager
• Budget för varuinköp

Syftet är att undvika situationer där företaget antingen köper in för mycket och ökar sin lagerbindning eller köper in för lite och därmed riskerar tomma hyllor och förlorad omsättning.

OTB används därför ofta som ett aktivt planeringsverktyg i kombination med lagerhantering och inköpshantering, där företag arbetar med löpande justeringar baserade på faktisk försäljning och efterfrågan.

Varför är Open-to-Buy viktigt?

Open-to-Buy är viktigt eftersom det skapar bättre kontroll över både ekonomi och lagerdrift. När företag arbetar utan en tydlig inköpsplan kan det leda till stora svängningar i lagerbeholdningen och onödiga kostnader.

Ett effektivt OTB-upplägg gör det enklare att:

• Undvika överinköp och döda varor
• Minska kapitalbindning i lagret
• Säkerställa högre varutillgänglighet
• Planera säsongsvaror mer precist
• Reagera snabbare på förändringar i efterfrågan

Särskilt företag med många artikelnummer eller säsongsbaserade produkter använder OTB för att skapa mer datadrivna beslut kring varuflöde och inköp.

Metoden hänger också nära samman med begrepp som lageroptimering, lageromsättningshastighet och återbeställningspunkt (ROP), eftersom alla områden handlar om att hitta rätt balans mellan lager och efterfrågan.

Open-to-Buy i praktiken

Föreställ dig en webbshop som säljer kläder och accessoarer. Företaget förväntar sig hög försäljning inför en ny säsong, men vill samtidigt inte köpa in för mycket och riskera stora restlager.

Med hjälp av Open-to-Buy kan företaget:

1. Analysera tidigare försäljningsdata
2. Fastställa en realistisk försäljningsbudget
3. Beräkna önskat lager
4. Se hur mycket som redan är beställt
5. Beräkna den återstående inköpsramen

På så sätt blir inköpen mer kontrollerade och löpande anpassade efter den faktiska utvecklingen i försäljningen.

Många företag kombinerar också OTB med digitala verktyg som ERP och WMS för att få tillgång till realtidsdata om lagerstatus, orderflöde och varurörelser.

Vilka företag använder Open-to-Buy?

Open-to-Buy används framför allt i företag med många produkter, varierande sortiment eller säsongsvariationer. Det gäller bland annat:

• Detaljhandel
• Mode- och livsstilsvarumärken
• E-handelsföretag
• Grossistföretag
• Kedjebutiker
• Distributionsföretag

Ju större komplexitet det finns i varuflödet, desto större värde kan OTB skapa. Särskilt företag med höga lagerkostnader eller begränsat lagerutrymme arbetar aktivt med OTB för att hålla verksamheten mer flexibel.

I företag med många försäljnings- och lagerkanaler spelar omnichannel och försörjningskedja också en viktig roll, eftersom inköpsplanering ofta behöver koordineras mellan flera platser och system.

Hur hänger Open-to-Buy ihop med Rackbeat?

Open-to-Buy handlar i grunden om att fatta bättre beslut baserade på lagerdata, försäljningssiffror och varuflöde. Därför kan ett digitalt lagersystem vara en viktig del av arbetet med OTB.

Med Rackbeat får företag tillgång till realtidsdata om lagerbeholdning, varurörelser och orderflöde, vilket gör det enklare att arbeta mer strukturerat med inköp och lagerplanering.

Ett molnbaserat system kan bland annat hjälpa till att:

• Skapa överblick över aktuella lagersiffror
• Stödja mer precisa inköpsbeslut
• Förbättra samarbetet mellan lager och inköp
• Minska risken för överfulla lager
• Optimera varuflöde och lagerrotation

När lagerdata och inköp hänger ihop tätare blir det enklare att arbeta datadrivet och reagera snabbt på förändringar på marknaden.

Vill du höra hur Rackbeat kan optimera dina arbetsprocesser?

Boka ett gratis onlinemöte och få konkret rådgivning kring din nuvarande lagerlösning, samt bra tips på hur du kan optimera dina arbetsprocesser i vardagen.