Slik unngår du å tape penger på ditt lager: Beste praksis for effektiv lagerstyring

Den vanskelige balansegangen mellom innkjøp og salg 

Det er svært viktig at du unngår å falle mellom de to smale stolene som står i midten av enhver lagerdrevet virksomhets maskinrom, nemlig forholdet mellom innkjøp og salg av varer.

Overinnkjøp fører til høye kapitalbindinger på varelageret, noe som både opptar plass, penger og tid som du kunne brukt mye bedre andre steder i virksomheten. 

Omvendt resulterer underinnkjøp i utsolgte varer, noe som betyr tapt salg, forsinkelser på leveranser og misfornøyde kunder. 

Mange har forsøkt å finne den rette balansen, og mange har mislyktes. 

Veien til å oppnå og bevare den rette lagerbeholdningen er belagt med effektiv lagerstyring og en grundig analyse av dine salgsmønstre. Men du trenger faktisk ikke være en regnskapsmaskin eller lagerstyringsekspert for å implementere disse to hjørnesteinene i praksis. 

Du trenger bare å følge rådene vi har samlet for deg i denne guiden for å lande trygt mellom vareinnkjøpene og varesalget. Så la oss hoppe ut i det.

Løsninger for å unngå utsolgte varer og høye kapitalbindinger

En ting som kan hjelpe deg med å unngå utsolgte varer, er å finne en minimumsgrense for din varebeholdning. Dette kan sikre at du alltid har nok varer på lager til å dekke den forventede etterspørselen til neste varelevering. 

Det finnes ulike formler som kan hjelpe deg med å beregne din minimumslagerbeholdning. Men en av de mest brukte ser slik ut: 

Minimumsbeholdning = Leveringstid * gjennomsnittlig salg pr. uke/måned

Det må selvfølgelig tas hensyn til sesongmessige svingninger og endringer i forbrukerens generelle kjøpsadferd, som kan være vanskelige å forutsi, men det er et godt utgangspunkt for å finne din minimumsbeholdning for varene.

Hvis vi ser på to mer helhetlige lagerstyringsmetoder du kan implementere i din hverdag, vil du få noen verktøy som hjelper deg med å holde kapitalbindingen på varelageret nede.

Vi starter med JIT.

Just-In-Time (JIT) lagerstyring

Just-In-Time (JIT) lagerstyring er en metode som fokuserer på å redusere lagerbeholdningen ved at du kun mottar varer når de skal brukes i produksjonsprosessen eller til salg. Dette minimerer lagerkostnadene og reduserer risikoen for overskytende lager. 

Du må imidlertid være oppmerksom på perioder med økt etterspørsel, slik at du ikke ender med å måtte bestille en masse varer i etterkant. For å implementere JIT effektivt, må du:

• Samarbeide tett med dine leverandører: Sørg for at leverandørene dine kan levere varer raskt og pålitelig.
• Forutse etterspørselen nøyaktig: Bruk dataanalyse til å forutsi etterspørselen og planlegg dine innkjøp deretter.
• Optimalisere leveringsplaner: Planlegg leveranser slik at de ankommer rett før du trenger dem for å unngå å binde kapital i lageret.

Lean lagerstyring

Lean lagerstyring følger JITs prinsipper om å holde varebeholdningen lav. Det er også et mer spesifikt fokus på å optimalisere lagerprosessene ved å eliminere svinn og forbedre effektiviteten i ordrestyringen. 

Men grunnleggende handler det også om å ha det rette antallet varer på lager, slik at du kan oppfylle kundenes behov uten å ha for mye overskuddslager. For å implementere lean lagerstyring, bør du:

• Analysere lagerbeholdningen kontinuerlig: Identifiser og fjern varer som beveger seg sakte eller ikke selger godt.
• Forbedre lagerlayout og prosesser: Optimaliser lagerets fysiske layout og prosesser for å redusere bortkastet tid og forbedre effektiviteten.
• Bruke teknologiløsninger: Implementer teknologi som WMS for å få sanntidsdata og bedre beslutningstaking.

Kombinasjonen av beregningen av din minimumslagerbeholdning, implementeringen av JIT og en liten dose lean kan bidra til å effektivisere lagerstyringen din, holde kapitalbindingen på varelageret nede og unngå utsolgt lager. 

Men hvis vi skal opp på den store, automatiserende lagerklingen, er det en god idé å få et lagerstyringssystem i spill.

Warehouse Management System (WMS) 

Et dedikert lagerstyringssystem (WMS) kan være en stor hjelp til å optimalisere din lagerbeholdning, unngå tomme hyller og slippe høy kapitalbinding på ditt varelager. Med et WMS kan du:

• Bestille varer umiddelbart: De fleste lagersystemer er utstyrt med en form for innkjøpsstyring, slik at du kan kjøpe inn direkte fra systemet ved å legge til dine leverandører. Når varen er registrert, vil din varebeholdning automatisk bli justert.
• Få liveoppdateringer på din varebeholdning: Systemet oppdaterer automatisk lagerstatus hver gang du registrerer et innkjøp, salg eller en vareregulering, slik at du alltid har en klar oversikt over dine lagerbeholdninger. På den måten kan du alltid bestille nye varer basert nøyaktig på dataen du har oppgitt.
• Holde øye med lagervurderingene: Din lagervurdering oppdateres også automatisk, noe som hjelper deg med å holde styr på hvor mye penger du har bundet opp i lageret ditt.
• Få gjenbestillingspåminnelser: Ved hjelp av minimumsbeholdningsformelen og systemets innkjøps- og salgsrapporter kan du fastsette fornuftige minimumsgrenser for dine varer. Lagersystemet kan deretter gi deg en påminnelse når en vare når denne grensen, slik at du kan fylle opp lageret i god tid.

Med et WMS blir det mye lettere for deg å unngå situasjoner hvor du selger varer du ikke har på lager eller binder unødvendig mange penger i varer som bare opptar plass. 

Med rapportene, sanntidsoversikten over lagerbeholdningens tilstand, innkjøpsstyringen og muligheten til å få gjenbestillingspåminnelser, blir det langt enklere å forutsi etterspørselen og kun bestille varer når tiden er inne.

Unngå utsolgte varer og høye kapitalbindinger med Rackbeats WMS 

Hvis dette høres ut som noe for deg, les mer om Rackbeats lagersystem og se hvordan det kan hjelpe deg med å optimalisere din lagerstyring. 

Rackbeats WMS tilbyr funksjoner som liveoppdateringer av lagerbeholdningen, gjenbestillingspåminnelser, innkjøpsstyring samt rapporter på innkjøp og salg. Dette betyr at du alltid kan holde deg oppdatert på din lagerstatus, unngå å gå tom for viktige varer og sikre at du ikke binder unødvendige penger i overskuddslager.