10 typiska fel i lagerhantering och hur du undviker dem

Lagerhantering är kärnan i alla lagerdrivna företag och är avgörande för företagets framgång. När det görs rätt kan det förbättra effektiviteten, minska kostnaderna och öka kundnöjdheten. Trots detta gör många företag fortfarande misstag som kan kosta dem dyrt.
Här har vi samlat 10 typiska fel i lagerhantering som många företag gör, och hur du kan undvika dessa kostsamma fallgropar:

1. Bristande lageröversikt

Fel: Många företag har inte en tydlig översikt över sitt lager, vilket resulterar i överfyllda lager eller brist på viktiga varor. Detta kan leda till onödiga kostnader, störa produktionen och göra det svårt att möta kundernas efterfrågan. Utan en översikt över lagret kan oväntade flaskhalsar uppstå, vilket medför förseningar, förlorade försäljningsmöjligheter och låg lageromsättningshastighet.

Lösning: Ett lagerhanteringssystem (WMS) är ett viktigt verktyg för att hålla koll på din lagerstatus. Med ett WMS kan du övervaka lagernivåerna i realtid, se när lagret håller på att bli lågt och effektivisera återbeställningen. Detta minskar risken för fel och ger en exakt bild av lagerstatusen. Genom att implementera en sådan lösning kan du optimera lagerhållningen och undvika över- eller underlager.

2. Dålig utnyttjande av lagringsutrymme

Fel: Lagringsutrymme är en värdefull resurs, men många företag utnyttjar det inte optimalt. Oorganiserad förvaring kan leda till oreda, ineffektiva arbetsflöden och slöseri med utrymme. Detta gör det svårare för personalen att snabbt hitta varor, vilket i sin tur kan fördröja orderhantering och öka plocktiden.

Lösning: För att maximera utrymmesutnyttjandet bör du analysera lagerlayouten och undersöka hur varorna är organiserade. En effektiv layout baserad på ABC-analys (där de mest efterfrågade varorna placeras närmare plockområdena) kan förbättra effektiviteten. Överväg även att använda vertikal förvaring, hyllsystem och smartare plockrutter för att minimera tids- och utrymmesspill.

3. Otillräcklig utbildning

Fel: Lagerhanteringsprocesser och teknologier är bara så effektiva som de personer som använder dem. Om de anställda inte är tillräckligt utbildade kan de göra fel som felplock, felaktiga lagersiffror och förseningar. Bristande förståelse för processerna kan också leda till ökade kostnader eftersom anställda tar längre tid att slutföra en uppgift.

Lösning: Det är viktigt att säkerställa att dina anställda får kontinuerlig utbildning i både de operativa processerna och eventuella lagerhanteringssystem. Utbildning bör inte vara en engångshändelse; löpande uppdateringar och kurser är nödvändiga, särskilt när nya system eller processer implementeras. Detta förbättrar inte bara effektiviteten utan ökar även de anställdas arbetsglädje och engagemang.

4. Oklar kommunikation

Fel: Lagerhantering fungerar inte isolerat. Om det saknas kommunikation mellan lagret och andra avdelningar som försäljning, produktion och inköp kan det leda till felbeslut, försenade order och dubbelarbete. Det kan också skapa missförstånd om lagerstatus, vilket kan påverka kundnöjdheten.

Lösning: Det är viktigt att etablera tydliga kommunikationskanaler mellan lagret och de andra avdelningarna. Detta kan innefatta användning av gemensamma plattformar som till exempel ett WMS för realtidsuppdatering av lagerstatus, samt regelbundna möten för att säkerställa att alla är uppdaterade på lagerstatusen. Effektiv kommunikation bidrar till bättre samarbete och minskar risken för flaskhalsar och förseningar.

5. Ingen plan för säsongsvariationer

Fel: Många företag tar inte hänsyn till efterfrågevariationer i samband med olika säsonger eller kampanjer. Utan en plan riskerar lagret att bli överbelastat under dessa perioder, vilket kan leda till förseningar, felaktiga leveranser eller till och med slutsålda varor.

Lösning: En strategi baserad på historiska data och marknadsanalyser kan hjälpa företaget att förbereda sig för dessa perioder. Detta kan innebära att bygga upp lager i förväg, anställa extra personal eller tillfälligt utöka lagringsutrymmet. Dessutom bör du överväga prognosverktyg för att optimera lagret baserat på förväntad efterfrågan och undvika onödiga förseningar under hektiska perioder.

6. Bristande noggrannhet vid inventering

Fel: Utan regelbundna inventeringar av lagret kan det vara svårt att upptäcka fel som saknade varor eller överskottslager. Bristande noggrannhet i inventeringen kan leda till orderfel, överlager eller slutsålda varor, vilket kan skada företagets rykte och lönsamhet.

Lösning: För att undvika dessa problem är det en bra idé att implementera en process för cyklisk inventering, där en mindre del av lagret räknas regelbundet. Detta gör det möjligt att snabbt upptäcka och rätta till eventuella avvikelser utan att påverka den dagliga verksamheten. Samtidigt minskar risken för större avvikelser vid årlig eller kvartalsvis inventering. En annan lösning är att investera i ett WMS som ger kontinuerlig översikt över lagerstatus, vilket gör att du kan nöja dig med att inventera lagret en gång per år.

7. Överfullt lager

Fel: Att lagra för många varor kan binda värdefullt kapital och leda till ökade lagringskostnader, vilket påverkar företagets likviditet. Dessutom ökar risken för att varor skadas eller går ut på datum i ett överfullt lager, vilket leder till onödiga förluster.

Lösning: Genom att använda just-in-time (JIT) lagerhantering kan du minimera lagret och endast lagra de varor som behövs för den närmaste framtiden. Detta minskar lagringskostnaderna och ger samtidigt större flexibilitet att anpassa sig till förändringar i efterfrågan. JIT kräver dock ett starkt samarbete med leverantörer för att säkerställa rättidiga leveranser.

8. Utnyttjar inte teknologi

Fel: Bristande användning av den senaste teknologin för lagerhantering kan göra ett företag mindre konkurrenskraftigt. Föråldrade system och manuella processer är ofta tidskrävande och felbenägna, vilket kan leda till ineffektivitet och förlorad produktivitet.

Lösning: Teknologi som molnbaserade lagerhanteringssystem kan ge betydande fördelar. De gör det möjligt att övervaka lagernivåer i realtid, undvika överkapitalisering samt effektivisera hela inköps- och försäljningsprocessen. Investeringar i sådan teknologi kan minska mänskliga fel, förbättra noggrannheten och öka lagrets totala effektivitet.

9. Brist på insikt i lagerdata

Fel: Många företag har ingen effektiv metod för att analysera sina lagerdata, vilket kan leda till felaktiga beslut. Utan en djup förståelse för lageromsättning och försäljningsstatistik kan företag hamna i en situation där de har för mycket eller för lite lager, vilket påverkar driften negativt.

Lösning: Lageranalysverktyg, inklusive rapporteringsmöjligheter i ett WMS, kan göra det lättare att identifiera trender och mönster som möjliggör mer informerade beslut. Genom att få insikt i data om lageromsättning och försäljningsstatistik kan företaget optimera sitt lager och förbättra verksamheten.

10. Felaktiga inköp

Fel: Många företag saknar översikt över vad de egentligen har på lager, vilket gör inköpsprocessen svår. Utan att veta vad som ska beställas hem sker beställningar ofta på magkänsla eller baseras på tidigare beställningar. Detta leder till felköp, onödig kapitalbindning och osäkerhet om att rätt varor finns på lager.

Lösning: Ett molnbaserat lagerhanteringssystem kan ge dig översikt inte bara över din lagerstatus, så att du vet vilka hyllor som redan är fyllda, utan även dina beställningar. Detta betyder att du får hjälp med att veta när och vad du bör beställa vid en given tidpunkt. På så sätt undviker du att fylla lagret med osäljbara varor och slipper göra kunder besvikna på grund av slutsålda produkter.

Effektiv lagerhantering kräver uppmärksamhet på detaljer och en vilja att investera i rätt system och processer. Genom att undvika dessa typiska fallgropar kan ditt företag spara tid och pengar samt förbättra lagerhanteringen avsevärt. Effektiv lagerhantering är inte bara en intern nödvändighet – det är en konkurrensfördel som kan minska kostnaderna, förbättra kundservicen och skapa tillväxt i företaget.