Nøkkelfunksjoner i lagerstyringssystemer for detaljhandel – Hva du bør se etter

Det rette lagersystemet: En beslutning som kan løfte din detaljhandel

Å velge riktig lagerstyringssystem (WMS) er ikke som å bestemme om post-it-lappene skal være gule eller rosa, hvor begge alternativene er like gode.

Valget av lagerstyringssystem kan være avgjørende for om din detaljhandel klarer å holde oversikt over varene, sikre presise lagertall og levere den sømløse opplevelsen kundene dine forventer.

Men med så mange systemer på markedet er det viktig å bruke tid på å avklare behov som:

1. Hva trenger bedriften din i dag – og hva vil du trenge i morgen?
2. Hvilke funksjoner er uunnværlige for å støtte vekst og konkurranseevne?
3. Hvordan kan du sikre at systemet faktisk innfrir forventningene før du tar en endelig beslutning?

I denne artikkelen får du en klar oversikt over spørsmålene detaljhandlere bør stille seg selv når de velger et lagersystem, og nøkkelfunksjonene som kan sikre at valget dekker dine behov.

1. Kan jeg enkelt bestille nye varer?

Hvorfor det er viktig:
Effektiv innkjøpsstyring sikrer at du alltid har riktige varer på lager, uten å binde opp unødvendig kapital. Et digitalt lagerstyringssystem lar deg automatisere prosessene, holde oversikt over leverandørforhold og få en fullstendig oversikt over innkjøpsordrer. Dette gjør det mulig å optimalisere lagerbeholdningen og møte etterspørselen på en effektiv måte.

Funksjoner å se etter:

1. Fleksibel varebestilling og registrering av mottatte varer:
Et brukervennlig lagersystem bør gi deg fleksible muligheter til å opprette innkjøpsordrer uten å forstyrre arbeidsflyten. Når varer ankommer lageret, bør du kunne registrere dem med noen få klikk, slik at lagerbeholdningen oppdateres umiddelbart.

2. Fullstendig oversikt over innkjøpsordrer:
Et oversiktlig dashboard bør gi deg en samlet visning av alle innkjøpsordrer, inkludert status (fakturert, mottatt eller bokført), kostnader og valuta. Oversikten bør være tilpassbar slik at du alltid har relevant informasjon lett tilgjengelig.

3. Leverandørstyring:
Systemet bør gjøre det enkelt å administrere både nasjonale og internasjonale leverandører. Oversikten bør inkludere nøkkelopplysninger som kontaktinformasjon, organisasjonsnummer og produktkataloger, noe som gjør det lettere å planlegge innkjøp.

4. Varsling om ny bestilling:
Med muligheten til å sette minimumsbeholdning for produkter kan systemet varsle deg når det er på tide å bestille flere varer. Dette sikrer at du unngår tomme hyller og holder lageret optimalt uten overfylling.

2. Kan lagersystemet integreres med andre systemer?

Hvorfor det er viktig:
Et moderne lagerstyringssystem må fungere som en del av bedriftens samlede økosystem. For detaljhandlere som opererer på tvers av salgskanaler som fysiske butikker, nettbutikker og markedsplasser, er det avgjørende at lagerdata synkroniseres sømløst. Uten dette kan du risikere feil, ineffektivitet og tapte salg.

Funksjoner å se etter:

• Integrasjon med nettbutikker og regnskapssystemer: Sørg for at systemet enkelt kan kobles til plattformer som Shopify, WooCommerce, Magento og regnskapsprogrammer som Tripletex.
• Åpen API: Velg et system med en åpen API som gir mulighet for å utvikle integrasjoner med andre systemer, som ERP eller POS.
• Synkronisering på tvers av kanaler: Lagerdata må være konsistent og oppdatert på tvers av alle kanaler for å unngå uoverensstemmelser.

3. Kan jeg trekke rapporter på lageret mitt?

Hvorfor det er viktig:
Rapporter og analyser er avgjørende for å forstå lagerbeholdning, salgsytelse og kundeatferd. Dette gir innsikten du trenger for å ta datadrevne beslutninger, redusere kapitalbinding og minimere svinn.

Funksjoner å se etter:

1. Lagerbeholdningsrapporter: Få oversikt over varer fordelt på lokasjoner, varegrupper eller spesifikke produkter.
2. Salgsstatistikk og analyser: Overvåk marginer per ansatt, produkt eller kunde for bedre planlegging.
3. Innkjøpsrapporter: Følg opp hvilke varer som er mottatt fra ulike leverandører.
4. Lagerverdi: Beregn kapitalbinding basert på kostpriser og lagerantall.
5. Produktlogg: Få oversikt over alle bevegelser for et spesifikt produkt, inkludert kjøp, salg og justeringer.

4. Kan jeg få tilgang til lageret fra mobilen?

Hvorfor det er viktig:

Mobiltilgang gir bedriften fleksibiliteten til å håndtere lageroppgaver direkte fra gulvet, uten å være avhengig av en PC. Dette øker effektiviteten, reduserer feil og gjør det enklere å holde oversikt i sanntid.

Funksjoner å se etter:

• Ordrehåndtering: Gjør det mulig å plukke, pakke og sende ordrer på farten.
• Strekkodeskanning: Bruk smarttelefonkamera som skanner for å registrere varer raskt og enkelt.
• Effektiv administrasjon: Håndter lagerflyt og justeringer direkte fra mobilen.

5. Kan jeg oppgradere kapasitet eller legge til funksjoner?

Hvorfor det er viktig:
Et skalerbart lagerstyringssystem sikrer at bedriften din kan vokse uten å bli begrenset av systemets kapasitet. I noen systemer kan det være nødvendig å oppgradere til en dyrere pakke når du håndterer større datamengder, noe som kan føre til uforutsette kostnader. Samtidig er det viktig at systemet gir mulighet for å legge til funksjoner i fremtiden, slik at du unngår å måtte bytte system når behovene dine endrer seg.

Funksjoner å se etter:

• Skalerbar datakapasitet: Sørg for at systemet kan håndtere økende lagerbeholdning og salgsmengder uten å pålegge deg dyre oppgraderinger.
• Ekstra funksjoner: Undersøk om du kan legge til funksjoner som strekkodeskanning, rapportering eller integrasjoner når bedriften din har behov for dem.
• Støtte for flere lokasjoner: Sjekk om systemet enkelt kan utvides til å inkludere flere lagerlokasjoner eller geografiske områder.
• God og inkludert support: Sørg for at det er tilgang til kundestøtte fra leverandøren, og undersøk om det koster ekstra å få hjelp. Support kan være avgjørende for å løse utfordringer raskt og sikre at systemet fungerer optimalt.

6. Sikkerhet og pålitelighet

Hvorfor det er viktig:
Sikkerhet og pålitelighet er grunnpilarene i et godt lagerstyringssystem. Det sørger for at sensitive data, som kundeopplysninger, lagerbeholdning og transaksjonshistorikk, forblir beskyttet mot trusler som datainnbrudd eller tap. Samtidig er pålitelighet avgjørende for å sikre at du alltid har tilgang til systemet når du trenger det – også i perioder med høy belastning.

Funksjoner å se etter:

1. Datasikkerhet: Sørg for at systemet tilbyr avanserte sikkerhetsfunksjoner som kryptering, tilgangskontroll og brukerroller, slik at kun autoriserte ansatte har tilgang til kritisk data.
2. Regelmessig sikkerhetskopiering: Sjekk om systemet automatisk tar sikkerhetskopier av dataen din, slik at du ikke mister verdifull informasjon ved feil eller nedetid.
3. Høy oppetid: Undersøk systemets historiske oppetid (helst nær 99,9 %) for å sikre at det fungerer stabilt og ikke forstyrrer driften.
4. Robust drift: Sørg for at leverandøren har en plan for nødgjenoppretting (disaster recovery), slik at systemet raskt kan komme tilbake online etter tekniske problemer.

7. Kan du teste systemet?

Hvorfor det er viktig:

Å prøve ut et lagerstyringssystem før du kjøper det, sikrer at systemet oppfyller dine forventninger og dekker virksomhetens spesifikke behov. En grundig evaluering hjelper deg med å unngå uforutsette problemer, spare tid og penger, samt sikrer en smidig implementering.

Funksjoner og prosesser å se etter:

• Gratis demo eller prøveperiode: Velg systemer som tilbyr en prøveperiode, slik at du kan teste funksjonaliteten i praksis.
• Gratis presentasjon av systemet: Benytt leverandørens tilbud om online-presentasjoner der en spesialist demonstrerer systemets funksjoner og svarer på spørsmål.
• Supporttest: Test kvaliteten på leverandørens kundeservice og tekniske support under prøveperioden for å sikre at de kan gi deg den hjelpen du trenger i fremtiden.

Ditt neste skritt mot effektiv lagerstyring

Å velge riktig lagerstyringssystem er en avgjørende beslutning for detaljhandlere som ønsker å optimalisere lagerstyring, effektivitet og kundetilfredshet. Ved å fokusere på funksjoner som sanntidsbeholdning, multikanalintegrasjon, ordrehåndtering, rapportering og analyse, mobil tilgang, skalerbarhet og sikkerhet, kan du sikre at systemet støtter bedriftens vekst og behov.

Er du klar til å se hvordan et moderne lagerstyringssystem kan løfte din bedrift? Bestill en gratis presentasjon med oss hos Rackbeat, der vi viser hvordan våre løsninger kan skreddersys til dine spesifikke behov og sikre at bedriften din er rustet for fremtiden.