Rent vann til glade kunder 

På en solskinnsdag i juni møter vi Polina Chobanova på hennes kontor i Kolding med utsikt til saftis, sommerstemning og skip ved havnen. Her jobber hun som drifts- og finanssjef hos WeServe; en grossistvirksomhet som leier ut vannfiltreringssystemer fra merket Espoir til kunder i Skandinavia og Storbritannia.

Polina og WeServe har en klar misjon: å levere rent og filtrert vann til tørste og kvalitetsbevisste kunder: “Vi arbeider med lokalt renset drikkevann og tilbyr filtreringssystemer med en filtreringsgrad på 0.1 mikron, som er langt høyere enn normen,” forklarer Polina.

Virksomheten leier hovedsakelig utstyret sitt ut til restauranter, noe som betyr at de eier hele forsyningskjeden og kan garantere kvaliteten fra start til slutt: “Vi har tett kontakt med våre leverandører, og vi har distributører i Danmark, Storbritannia, Norge og snart Sverige,” legger hun til.

Men det å ha kontroll over hele forsyningskjeden krever struktur, oversikt og automatisering hvis kjeden ikke skal brytes over landegrensene. Derfor trenger WeServe et robust system for å håndtere lagerstyring og operasjonelle behov. Og her kommer Rackbeat inn i bildet.

Komplekst oppsett krever brukervennlig verktøy 

Før Polina kom til WeServe, hadde virksomheten lett etter et system som kunne støtte deres abonnementsbaserte forretningsmodell. Modellen betyr delvis at de aldri slipper varene helt, siden de ikke selges, og krever at de har full innsikt i varebevegelsene på de ulike lagrene og lokasjonene.

Systemet skulle derfor ikke bare kunne håndtere innkjøpsstyring, ordrestyring og lagerstyring med flere lokasjoner på en effektiv måte, men også gi mulighet for at WeServe og deres distributører har samme oversikt, slik at det ikke oppstår feil i varebeholdningen.

De valgte derfor å gå med Rackbeat.

Da Polina kom ombord hos WeServe, kunne man tro at det ville bli en utfordring å holde styr på alle trådene i virksomheten med et system hun ikke kjente. Men læringskurven var heldigvis overraskende flat for henne: “Det tok meg ikke lang tid å lære Rackbeat. Selvfølgelig er det alltid noe man kan dykke dypere ned i. Men nå vet jeg hva jeg skal gjøre, og hvor jeg skal gå. Så etter et par uker, når man først lærer systemet å kjenne, gir det mange muligheter.”

Og muligheter er det også behov for når man som Polina ønsker en helhetlig oversikt over alle leddene i virksomheten.

Presise lagerbeholdninger, lokasjonskontroll og felles oversikt 

Polina er som nevnt drifts- og finanssjef. Det betyr at hun er glad i data – og enda mer begeistret for korrekt data: “For meg er muligheten til å hente ut data, og det å kunne stole på dataene og lagerbeholdningen, simpelthen så verdifullt.”

Her gir Rackbeats rapporter henne noe å være begeistret for, da hun alltid kan følge varenes reise og holde styr på lagerværdier: “Jeg bruker alltid rapporteringsfunksjonene. Det jeg ser mest på er innkjøps- og salgsstatistikkene, rapporten over finansiell lagerverdi og varekontokortet. Disse gir meg mulighet til å dykke helt ned i tallene og produktbevegelsene.”

Og selv om det kan virke vanskelig å få alt til å stemme når man sitter langt fra lagrene, gir Rackbeat den kontrollen over lokasjonene som Polina har behov for: “Som jeg nevnte: Vi har et lager i Storbritannia, ett i Norge og to i Danmark. Så jeg må sørge for at hele lagerbeholdningen vår blir registrert korrekt uten uoverensstemmelser til enhver tid. Og så langt har det ikke vært noen feil, så jeg er veldig fornøyd med arbeidsprosessene.”

Polina må i denne forbindelse sette sin lit til de ulike distributørene som WeServe samarbeider med. Her bringer Rackbeat dem nærmere hverandre, da distributørene også har tilgang til lagersystemet, noe som skaper et sømløst partnerskap: “Distributørene registrerer salgsordrene, og deretter dobbeltsjekker jeg før det skjer endringer i lagerbeholdningen, før jeg bokfører ordrene. Systemet er satt opp på en måte hvor du kan bruke og tilpasse det til dine behov. Det er veldig fleksibelt og brukervennlig,” forklarer Polina.

Så med forfriskende vann og rene lagerdata i tankene kan WeServe med ro i sinnet se mot nye markeder – uten frykt for å bli oversvømt av lagerfeil: “Vi ønsker betydelig vekst og å gjøre merket vårt mer gjenkjennelig. Fra et operasjonelt synspunkt er jeg overbevist om at vi kan fortsette å vokse. Og jeg vil helt klart anbefale Rackbeat til andre virksomheter i samme situasjon. Det er enkelt å bruke.”