Lagerstyring: 7 KPIer du bør spore

Formålet med dette innlegget er å presentere de 7 viktigste KPIene du må spore i en lagerdrevet virksomhet

Hvorfor er KPIer viktige? 

I det følgende vil vi presentere 6 KPIer du må holde styr på. Men først skal vi kort komme inn på hvorfor de er avgjørende å spore  i en lagerdrevet virksomhet. KPIer dvs. Key Performance Indicators, er som forkortelsen antyder nøkkeltall som hjelper deg å identifisere og vurdere hvordan bedriften din yter. Key Performance Indicators og forkortelsen KPI vil bli brukt om hverandre i dette innlegget.

Hvis din bedrift ikke har en standardisert metode for å måle bedriftens helsetilstand, er det vanskelig å måle nøyaktig fremgang og/eller tilbakeslag, noe som gjør det vanskelig å gjøre nødvendige justeringer.

Key Performance Indicators, bør brukes som nettopp det; Indikatorer på hvordan bedriften din gjør det sammenlignet med både interne (f.eks. vekstmål) og eksterne faktorer (f.eks. industristandarder).

Det er din oppgave å bestemme den «riktige» numeriske verdien av KPIene, da denne i stor grad bestemmes av bedriftsspesifikke faktorer, f.eks. bransje, forretningsmodell etc.

I det følgende vil vi presentere 7 grunnleggende KPIer som kan bidra til å optimalisere lagerstyringen din uavhengig av bedriftens forretningsmodell..

1) Omsetningshastighet på lager 

Det er viktig å holde styr på omsetningshastigheten på lageret, siden den gjenspeiler direkte hastigheten og frekvensen på salgene dine.

Det er stor sannsynlighet for at bedriften har kapital bundet i lageret, og derfor er det viktig å holde styr på hvilken type varer du selger, hvor lang tid det tar å selge dem og hva som opptar verdifull lagerplass.

Vær oppmerksom når du bestiller ikke-lønnsomme eller produkter som er vanskelige å selge. Hyllevarmere er en utgift – ikke bare hinder de omsetning; de opptar verdifull lagerplass, i tillegg til å redusere effektiviteten på lageret.

Oppsummering: Å spore omsetningshastigheten på lageret er grunnleggende hvis du har som mål å maksimere fortjeneste og effektivitet.

2) Lagerutgifter

Med varer på lager følger det med en rekke utgifter, f.eks. arbeid, risiko, forsikring, husleie, lagerplass osv. Disse utgiftene blir vanligvis regnskapsført ved slutten av hvert kvartal, avhengig av virksomhetens regnskapsperioder.

Ved å ha detaljert og nøyaktig innsikt i lagerutgifter, kan du forutsi hvor mye profitt ditt nåværende lager kan generere og hvor mye som bør avskrives.

Videre er det å holde oversikt over lagerutgifter grunnleggende for å kontrollere utgiftene.

3) Varer mottatt

En annen viktig KPI er effektiviteten og nøyaktigheten til å registrere mottatte varer.

Unøyaktigheter i registreringen av mottatte varer kan raskt generere en negativ dominoeffekt. Potensielle tall som er knyttet til denne KPIen inkluderer lagerarbeideres lønnskostnader knyttet til håndtering av varene, tid fra mottak til riktig plassering, lagringskrav osv.

En måte å optimalisere mottaksprosessen på, er å spore tid brukt på å håndtere prosessen med varemottak pr. lagermedarbeider pr. time. Det gjør deg i stand til å sette realistiske mål for dine lageransatte.

Andre viktige aspekter ved denne KPIen er;

• Kostnad pr. mottatt varelinje
• % forskjell mellom fakturerte og mottatte ordrer
• Behandlingstid for ordrer

Det er også viktig å organisere og kategorisere varene dine på en måte som sikrer logistisk effektivitet. Det har en direkte innflytelse på denne KPIen.

4) Lagring 

Når varene dine er mottatt og registrert, begynner lagringen og en ny arbeidsrutine. Nemlig plukking, pakking og frakt. Ved å strømlinjeforme denne prosessen kan du sikre friksjonsfri plukking og pakking.

Enhver positiv utvikling av denne KPIen gir lavere leveringstid, noe som har positiv innvirkning på andre arbeidsrutiner.

Å måle lagrings-KPI er ikke alltid enkelt. Men det er langt fra umulig.

Vurder å måle følgende:

• Nøyaktigheten av registrerte økonomiske verdier
• Pris på varer fakturert og betalt, men aldri mottatt
• Arbeidstid
• Kostnad for lagring

5) Lagerverdi

Den beste måten å måle bedriftens presisjon i lagerstyringen, er å sammenligne den faktiske lagerverdien med den teoretiske lagerverdien, dvs. den som er registrert på balansen .

Hvis du tar sikte på å registrere og spore denne KPIen uten telle- og datainntastingsfeil, kan du bruke en strekkodeskanner for lagerføring i tillegg til å bruke et WMS som slår sammen regnskaps- og lagerdata.

Dersom lagerverdien i bøkene ikke stemmer overens med de faktiske lagerverdiene, vil du oppleve unødvendig høye utgifter, unøyaktig bokføring og lavere kundetilfredshet.

Manuell lagerstyring er ikke bare tidkrevende: Det resulterer ofte i feil og unødvendige utgifter. Som et eksempel kjøper mange produksjonsbedrifter halvfabrikata som de allerede har på lager på grunn av manglende innsikt i lagerverdien og -nivåene i sanntid.

Det kan være smart å undersøke lagerstyringssystemer som er kompatible med systemer du allerede bruker, f.eks. regnskap og ordresystem.

Å forbedre nøyaktigheten til denne KPIen er en enkel måte å optimalisere bedriftens innkjøp og ordrehåndtering.

6) Gjennomløp

Gjennomløp refererer til antallet enheter som behandles og flyttes gjennom lageret ditt daglig. For å beregne gjennomløpsraten din, bør du følge varebevegelsen gjennom lageret i en gitt periode. Hvis du ønsker å måle hvor mange ordrer lageret ditt behandler i løpet av en åtte timers vakt, kan du overvåke antallet ordre mottatt i den tidsperioden og hvor lang tid det tar for hvert produkt å bevege seg fra plukkestadiet til innpakning og merking. Hvis lageret ditt behandler 400 ordrer på åtte timer, betyr det at ansatte i gjennomsnitt fullfører 50 ordrer per time.

7) Ordrehåndtering 

Når du begynner å spore operasjonene dine, vil du kanskje legge merke til at ordrehåndtering er en av de mest krevende operasjonene. Det er vanligvis den mest komplekse og krevende oppgaven.

God kundeservice krever god ordrehåndtering. Derfor gjør KPIen om sporing av ordrestyring deg i stand til å forbedre kundeservicen. Det er (nesten) umulig å administrere noe som ikke er målt: Det som blir målt blir styrt.

Som et minimum bør du holde styr på følgende:

• Kostnad pr. plukket ordre
• Antall bestillinger plukket innenfor et tidsrom: En gjennomsnittlig plukker forventes å plukke mellom 120-175 enheter/kasser per time. De mest effektive plukkerne oppnår mer enn 250 plukk per time. Bruk av avansert teknologi som stemmeplukking kan øke plukkefarten med opptil 30% under riktige forhold.
• Verdien av arbeidskraft brukt på plukk & pakking
• Bruk og kostnad for emballasje og utstyr
• Tid fra ordremottak til forsendelse: Forbrukere forventer i økende grad at en bestilling blir levert innen 1-2 dager.
• Fyllingsgrad: Det vil si hvor godt en ordre eller en leveranse er blitt fylt med ønskede varer i forhold til den opprinnelige forespørselen. Det sies ofte at en fyllingsgrad på 97-98% er bra. Hvis den faller under 94%, bør man se nærmere på en mer effektiv reordreprosess.

En annen viktig KPI kan være prosentandelen av riktig plukkede bestillinger – første gang.Den raskeste måten å sikre riktig plukking og pakking første gang er å bruke programvare som automatiserer disse prosessene så mye som mulig.

Hvis du har en mindre bedrift, er disse KPIene ekstra viktige å spore, siden de direkte påvirker din evne til å konkurrere mot større selskaper. Hvis du ikke har en klar oversikt over bedriftens nøkkeltall, har du et dårlig grunnlag å basere beslutninger på.

Spor bedriftens KPIer og få en bedre forståelse av hele forsyningskjeden, kundene, arbeidsrutinene og den generelle smidigheten og effektiviteten til bedriften.

Har du ikke tid, ressurser eller lyst til å knuse tall? Ingen grunn til bekymring – programvare kan holde styr på bedriftens KPIer.

Interessert i å lære mer? Prøv systemet (gratis!) i 14 dager her.