WMS för grossistföretag: Rackbeats guide till effektiv lagerhantering

WMS för grossistföretag

I en värld där hastighet, effektivitet och noggrannhet är avgörande för varje grossistföretags resultat, blir det allt viktigare att ha ett robust lagerhanteringssystem (WMS) för att hålla reda på det viktigaste i denna ekvation.

Nämligen dina varor.

För när du säljer B2B, kan du lätt tappa översikten över dina varupartier om du registrerar varurörelserna i kalkylblad eller andra manuella verktyg. Speciellt när order strömmar in och ut från ditt lager som ett japanskt snabbtåg.

Och detta resulterar inte bara i förvirring på golvet.

Du förlorar faktiskt massor av resurser över tid genom att inte ha ordentlig kontroll över dina varurörelser, försäljningsorder och ditt lager.

Men hur väljer du då den rätta lösningen, som inte bara möter dina nuvarande behov, utan också kan anpassa sig till din framtida tillväxt?

I detta blogginlägg kommer vi att utforska de unika utmaningarna som grossistföretag står inför, och hur Rackbeats WMS för grossistföretag kan hjälpa dig att övervinna dessa och ge dig grönare siffror på bottenlinjen.

Låt oss bara börja med att titta på de mest brådskande uppgifterna som Rackbeats WMS för grossistföretag kan lösa för dig:

1. Registrering av varurörelser och översikt över lagret
2. Strömlinjeformning av dina försäljningsorder
3. Minskning av lagerkostnaderna, möta efterfrågan och hjälp till att växa

Nu gräver vi ett steg djupare, så att du konkret kan se hur Rackbeats lagerstyrning för handels- och grossistföretag effektiviserar din lagerhantering och hjälper dig att lösa de 3 uppgifterna.

Så förbättrar Rackbeat WMS verksamheten för grossistföretag

Effektiv hantering av varulagret och varurörelserna

Oavsett hur stort sortiment av produkter du erbjuder dina kunder, är det mycket viktigt att du alltid har kontroll på dina varupartier och de enskilda varorna som ingår här.

Varje gång du köper nya varor, registrerar en varumottagning och säljer eller skriver ner en vara, måste du uppdatera dina lagertal. Det är viktigt att komma ihåg i förhållande till dina finanser. Men det är också avgörande för att du har en korrekt bild av ditt nuvarande varulager, så att du kan beställa hem rätt mängd varor i tid.

Och som månaderna blir till år, kommer datan samtidigt att växa sig större och bli mycket grumlig att paddla runt i. Här blir det svårt att få ett snabbt svar på frågor som:

Var blev den specifika fakturan som hörde till ordern från i somras av? Vem sålde du det stora varupartiet till förra året?

Att hantera ditt lager i kalkylblad eller Excel-filer, precis som DelsouX gjorde innan de upptäckte Rackbeat WMS för grossistföretag, ökar inte bara risken för misstag utan är också otroligt tidsödande.

”Vi startade med det vi kallar en Excel-lösning. Det blev bara väldigt mycket manuellt arbete, och det blev svårt för oss att hitta huvud och svans i det, eftersom det plötsligt låg väldigt mycket data. Så vi behövde hitta en annan lösning.” – DelsouX.

Du har kanske också upplevt att flera enheter från ett specifikt varuparti har varit felaktiga av en eller annan anledning. Här krävs det också en del grävarbete för att ta reda på var alla dessa varor befinner sig i dina lagerark.

Lyckligtvis ger Rackbeat WMS för grossistföretag dig full kontroll över ditt varulager genom dessa 3 funktioner.

1. Automatisk justering av ditt varulager

Med Rackbeats WMS för grossistföretag behöver du inte slösa bort tid varken på att uppdatera dina lagertal eller komma ihåg det. Du får nämligen automatiskt justerat ditt varulager så snart du har registrerat ett inköp, försäljning eller en varujustering.

Du är därmed säker på att ha en reviderad bild av dina lagertal, som du alltid kan åtkomma, oavsett om du befinner dig på lagret, är ute hos en kund eller jobbar hemifrån, eftersom du kan åtkomma appen från din dator, iPad eller telefon:

”Jag använder ibland Rackbeat på min mobil via Firefox eller en Browser. Om jag är någonstans, och det är någon som ringer och frågar om vi har en vara i lager, så slår jag upp det. På en iPad är det helt fantastiskt enkelt.” – MobileAdds.

2. Produkthantering

Rackbeat WMS för grossistföretag ger dig full kontroll över din produktportfölj. Du kan nämligen koppla all information du behöver när du skapar dina produkter, såsom:

• Streckkod
• Produktbeskrivning
• Standardplats
• Försäljningspris
• Inköpspris
• Storlek
• Vikt

Efteråt kan du så hålla ögonen på alla produkterna, mängderna och tillgänglighetsstatus i Rackbeats överskådliga produktöversikt. Samtidigt är det enkelt att söka i ditt varuregister baserat på varornas nummer eller namn. Därmed förlorar du aldrig översikten över den viktigaste aspekten av din verksamhet – oavsett hur mycket data du fyller på.

3. Batch- och serienummerhantering

Det händer tyvärr då och då att du antingen själv upptäcker eller blir uppmärksammad på att en av dina varor är skadad under transporten.

Det är tråkigt.

Men det är ännu mer beklagligt om du upptäcker att det finns ett generellt fel på flera av dina varor från ett varuparti.

Förbannelsen blir fulländad, om du inte kan spåra var varorna befinner sig.

Men det undviks med Rackbeats WMS för grossistföretag.

Rackbeats batch– och serienummerhantering gör det möjligt för dig att spåra dina varupartier – oavsett om de är på väg till ditt lager, ligger på olika lagerplatser eller har anlänt till kunden.

För när du har registrerat dina varor med batch- och serienummer, får du full översikt över samtliga produkter med viktiga uppgifter såsom: datum för mottagning, utgångsdatum – om vi pratar batch, varuantal, plats, leverantören samt ordernummer och kund.

Således får du en effektiv och överskådlig varuöversikt med Rackbeats WMS för grossistföretag.

Strömlinjeformning av dina försäljningsorder

När du säljer B2B, är försäljningsprocessen ofta annorlunda jämfört med detaljhandlare. Deras försäljningskanal heter POS och/eller en webbshop, genom vilken order registreras, förbereds och synkroniseras med företagets övriga uppställning.

Men det är minst lika viktigt för ditt grossistföretag att få ordrehanteringen att köra smidigt och automatiskt.

För utan ett WMS för ditt grossistföretag, blir det snabbt mycket oöverskådligt att hålla reda på vilka varor som hör till de olika kundorder som tickar in.

Och det går ut över kunderna, eftersom deras leveranser blir försenade eller fyllda med fel.

Och vad gäller alla de viktiga papperna, som plocklistorna, packsedlarna och fakturorna – är de kopplade till de rätta order? Och kan de enkelt hittas, om det blir trassel i sakerna eller kunden ångrar sitt köp?

”Vi stod med en stor whiteboard-tavla, där det stod utskrivna orderbekräftelser från varje dag. Det fanns ingen som visste vilka order som passade till vilka inköp. Det var så, ‘nåja, så har vi precis fått den här in.’ Utan att vi visste om den var tillgänglig.” – Miniservietten.

Lyckligtvis ger Rackbeat WMS för grossistföretag dig en strömlinjeformad orderhantering samt möjlighet att skapa en B2B-webbshop och koppla samman försäljningsorder med ett fraktsystem.

1. Rackbeats B2B-butik

Du får möjlighet att skapa en B2B-webbshop hos Rackbeat, där du kan ge personliga användarinloggningar till alla dina kunder. Med deras användartillgång får de då direkt tillgång till ditt varulager, så att de snabbt och enkelt kan lägga en beställning – utan att behöva ringa in eller skicka dig e-post.

Det sparar dig för mycket tid och orderadministration.

Men B2B-butiken ger dig faktiskt också en bra kommunikationskanal med kunderna.

Så snart en säljare kopplas till en kundorder, kommer denne att få besked när en kund kommer med en förfrågan. Därmed minskas risken för missförstånd, medan expeditions tiden ökas, eftersom du samlar kunddialogen där, där lagret och försäljningen möts, med Rackbeats WMS för grossistföretag.

2. Effektiv plockning, packning och fakturering

Oavsett om du väljer att använda B2B-webbshoppen eller du själv matar in försäljningsorder i Rackbeat, kommer du att ha en överskådlig översikt över samtliga kundorder i lagersystemet när de är registrerade.

Härifrån kan du hantera hela orderhanteringen med få, enkla steg.

Du kan nämligen ladda ner eller skriva ut plocklistan, så att den packansvarige kan hitta varorna som matchar ordern. När varorna sedan är funna och lagda ner i lådan, registrerar du att de har blivit plockade, varefter du kan skicka en följesedel till kunden och slänga över fakturan till din bokföring.

Och om nu kunden ändå upptäcker ett mindre fel när paketet anländer, kan du snabbt hitta både ordern och fakturan i systemet, så att saker kan rättas till.

Det är effektivt.

Men. Om det ska bli ännu mer effektivt, kan du också få ditt lager ner på din telefon. För Rackbeats WMS för grossistföretag erbjuder nämligen en lager-app, varifrån du kan plocka varorna och registrera varumottagningar via streckkoder med din mobilkamera.

Appen är självklart synkroniserad med varulagret, så du behöver inte gå bort och slå på datorn för att uppdatera ditt lager.

3. Integrera med ett fraktsystem

Eftersom Rackbeat WMS för grossistföretag är skapat med det som kallas ett öppet API, kan lagersystemet kopplas samman med de flesta andra mjukvarusystem.

Bland annat ett fraktsystem.

Det betyder att du kan följa med dina försäljningsorder efter att de har lämnat lagret. På det sättet kan du bättre bedöma hur effektiv din fraktleverantör är. Samtidigt kan du skriva ut fraktetiketter och boka frakt, vilket ger dig ännu bättre kontroll med orderprocessen.

Se vilka system som Rackbeat WMS för grossistföretag samarbetar med här.

Minska lagerkostnaderna, möt efterfrågan och väx

Det kan ibland kännas som en berg-och-dal-bana att driva grossisthandel.

Du har säkert upplevt betydande svängningar i efterfrågan – antingen på grund av den övergripande ekonomiska situationen i allmänhet, säsongsvariationer eller andra förhållanden som ändrar dina kunders konsumtionsbeteende.

Det betyder att du kan riskera att stå med alltför mycket pengar bundna i en rad varor, som du först kan sälja när lyckan och konsumtionsbeteendet vänder i framtiden.

Du kan naturligtvis sänka alla dina försäljningspriser. Men här kommer du så att förlora pengar, eftersom du ju inte kan resa tillbaka i tiden och justera inköpspriset.

Oavsett hur vi vrider och vänder på det, kommer du i dessa situationer att förlora pengar. Pengar som du inte kan använda på produktförbättringar, anställda, kundservice eller marknadsföring.

Å andra sidan kan du stå i den situationen att du inte får fyllt lagerdepåerna i tid. Det ser vi ofta hända när man styr sitt lager genom excell:

”Vi har flera gånger upplevt att inte ha varor i lager, som vi kan skicka ut till kunder, eftersom det inte finns kontroll på vad som är i lager. Allt spåras och hanteras manuellt och därför sker det ju mänskliga fel.”- Banana CPH.

Det blir också dyrt i längden.

Och ska din verksamhet växa på sikt, är det otroligt viktigt att ha full kontroll på varulagret och varurörelserna – eftersom du snabbt tappar pengar på den fronten.

Här blir ett databaserat och flexibelt WMS för grossistföretag ett nyckelverktyg för att du ska kunna minska dina lagerkostnader, möta efterfrågan och, kanske på sikt, ge din verksamhet tillväxt.

1. Inköps- och försäljningsrapporter

Rackbeat WMS för grossistföretag gör det mycket mer överskådligt för dig att följa med på när du har köpt in, hur ofta och hur stor omsättningen har varit på din försäljning.

Med inköpsrapporterna kan du se dina totala kostnader från en specifik leverantör, eller en speciell produkt, över tid. Jämför du dessa med dina försäljningsrapporter, får du en ganska bra bild av vilka varor och leverantörer det är lönsamt att arbeta med över tid – och vilka som kanske bör bytas ut.

Du kanske också upptäcker att en leverantör är billigare, men en del långsammare om att leverera, än en annan. Här kan det vara en fördel att välja den lite dyrare under en period, där du vet att dina kunder behöver varorna snabbt, så att du kan möta efterfrågan.

Rapporterna kan naturligtvis inte skydda dig mot ekonomiska katastrofer i samhället i allmänhet. Men de kan ge dig en bättre idé om det kanske föreligger några säsongsbetonade förhållanden eller svängningar som gör att du ska hålla igen med inköpen, eller en specifik leverantör, av en vara under en viss period.

Och det kan alltså potentiellt frigöra en massa pengar som skulle ha varit låsta till ditt varulager.

2. Återbeställningspåminnelser

Om vi bara återvänder till det med att möta efterfrågan, så kan det vara väldigt svårt för dig att ha full koll på när du ska beställa nya varor hem, om du inte har ett lagersystem – speciellt när du har extra mycket att göra.

Det blir en hel del enklare med Rackbeat WMS för grossistföretag.

För du kan nämligen få återbeställningspåminnelser, så att du hinner köpa in dina varor, innan kunderna stöter på förseningar eller slutsålda varor.

Du anger helt enkelt en minimilagerhållning för varje vara: dvs. det minsta antal du vill ha kvar på lagret av en vara, innan det ska beställas hem igen. Här kan du med fördel spåra dig in på en förnuftig minimilagerhållning via dina inköps- och försäljningsrapporter.

När du sedan har berättat för Rackbeat vad minimilagerhållningen är, kommer du automatiskt att få ett meddelande som berättar att det är dags för en ny shoppingrunda.

3. Rackbeat är ett skalbart system

Drömmer du om att utöka din produktportfölj, köpa ett extra lager eller anställa några medarbetare som ska arbeta i ditt lagersystem, kan Rackbeat WMS för grossistföretag stödja din tillväxt.

Det finns nämligen inga begränsningar på hur många produkter, försäljningsorder eller kunder du kan skapa i lagersystemet. Du kan också skapa flera lagerplatser, så att du kan få en klar överblick över alla lager du driver, oavsett hur långt ifrån varandra de geografiskt är placerade.

Samtidigt kan flera användare arbeta i samma dashboards, vilket gör att er verksamhet inte är beroende av dig eller den ansvarige för lagersystemet. Ni kan också enkelt ändra språk och anpassa varor-, inköps- och försäljningsöversikter till den enskilda medarbetarens preferenser.

Slutligen är du inte tvungen att spendera pengar på en massa extra funktioner som du inte ska använda för närvarande. Du kan nämligen alltid köpa till fler användare, tilläggsmoduler eller uppgradera ditt abonnemang hos Rackbeat.

På det sättet blir du inte begränsad på funktionalitet eller expansionsmöjligheter när du ska ge din verksamhet tillväxt med Rackbeat WMS för grossistföretag.

Hur kommer du igång med Rackbeat WMS för grossistföretag?

Om du är intresserad av att utforska hur Rackbeat WMS kan gynna ditt grossistföretag, rekommenderar vi att du hoppar på en icke-bindande presentation av systemet med en av våra produktspecialister.

Dessutom erbjuder vi dig möjligheten att själv prova systemet. Vi tillhandahåller en gratis 14-dagars provperiod, helt utan förpliktelser, så att du kan utforska alla funktioner i systemet. För en enklare start rekommenderar vi att du väljer ”Skapa med demodata”, vilket ger dig tillgång till fördefinierade produkter, leverantörer och kunder, så att du kan spara tid och slippa att själv behöva skapa dessa.