Vilka är kostnaderna för ett lagerhanteringssystem?

När du ska köpa en ny programvara till ditt företag måste du vara uppmärksam på de okända variablerna och dolda kostnaderna bakom produkten. Ett system kan verka ganska billigt när det köps, men ofta finner man sig i en situation där man sedan spenderar oändliga timmar och pengar på konsulter för att få systemet att fungera med resten av ens installation. Dessutom ger långsiktiga kontrakt dig vanligtvis ett rabatterat pris, men du kommer oftast att vara hårt pressad för att skala upp ditt företag när du skriver upp dig på den streckade linjen för sådana erbjudanden.

Båda scenarierna exemplifierar hur du kan stöta på utgifter som ingår i den totala ägandekostnaden (TCO). Detta är en term du bör bekanta dig med om du t.ex utvärderar den nuvarande installationen av ditt företag, överväger att köpa ett nytt system eller letar efter alternativa lösningar.

Men hur skulle ett lagerhanteringssystem, (WMS), vara av värde för ditt företag? Vilka är kostnaderna, monetära, tidsmässiga, praktiska, etc., du kan ställas inför när du köper ett WMS? Och hur påverkar dessa kostnader varandra? Du hittar svaren på dessa frågor i den här bloggen där du får en full transparens när det gäller alla möjliga kostnader för ett WMS.

Vad är viktigt för ditt företag?

Det absolut viktigaste du behöver vara säker på när du köper ett nytt lagerhanteringssystem är att lösningen du väljer passar just din verksamhet. Därför måste du klargöra vad som är mest värdefullt för dig, både i nuläget och i framtiden, innan du bestämmer dig för att göra ett köp. Du kan klargöra detta genom att svara på följande frågor:

• Kan uppdateringar i realtid av mitt lager och min lagerdata vara en tillgång för mig?
• Behöver några partners komma åt data?
• Är jag skyddad mot förlust av data, t.ex. om ditt system kraschar eller om du stöter på ransomware-attacker?

Gör rätt val av lagerhantering – ladda ner vår guide nu.

The Total Cost of Ownership of a WMS

TCO, en förkortning för Total Cost of Ownership, låter dig jämföra lönsamheten för olika system. TCO tar hänsyn till många variabler som t.ex fördelningen av resurser för installationen och onboardingen av systemet. Många variabler är dock mer dolda, till exempel vilken effekt ett system har på resten av företagets infrastruktur samt kundupplevelsen.

Dessa dolda, eller ofta förbisedda, utgifter och konsekvenser som kan komma att utvecklas kan avgöra om ett system är lönsamt eller inte. När det gäller lagerhantering ökar effekten av dessa variabler drastiskt ju större volym och komplexitet ditt företag är.

”Generellt rekommenderar vi dedikerade system för de affärsområden som är avgörande för ditt företag: t.ex. lagerhantering för företag som köper och säljer varor. Ju större volym dina produkter och lagerkomplexitet har, desto mer behöver du ett kvalificerat, dedikerat lagerhanteringssystem.”

– Morten Bæhrenz, VD & medgrundare av Rackbeat.

Så, för att vara helt tydlig: om din produktvolym och / eller lagerkomplexitet är omfattande, dvs. du kan verka på flera marknader eller sälja produkter med ett utgångsdatum, gör ett dedikerat, molnbaserat lagerhanteringssystem (WMS) en stor och betydande skillnad. Inte bara när det gäller din ekonomi utan också när det gäller kund- och arbetstillfredsställelse, transparens i data och mycket mer.

Typer av kostnader

Efter kartläggningen eller övervägandet av de mest värdefulla aspekterna av ditt företag är nästa logiska steg att tänka på vilka typer av utgifter du skulle behöva betala bortsett från självkostnadspriset. Följande frågor kan hjälpa dig att fastställa kostnaden för dessa utgifter:

• Vad kostar installationen och integrationen av systemet med din tillkommande installation? Har du de nödvändiga resurserna internt för att utföra dessa uppgifter eller behöver du konsulter? Och hur många timmar tar det att utföra dessa uppgifter?
• Behöver du köpa licenser – och i så fall: vad kommer det att kosta dig? Kan dessa licenser återanvändas för flera anställda eller behöver du köpa extra?
• Hur utförs systemuppdateringar och underhåll?
• Hur långt är kontraktet? Och vilka är de specifika villkoren i kontraktet när det gäller möjligheten att skala upp eller möjligheten att säga upp kontraktet i förtid?
• Hur hanterar du din leveranskedja? Har du rätt balans mellan vad och hur mycket som beställs? Om inte, kommer du ofta att befinna dig med ett överbelastat lager eller att du inte kan möta dina kunders efterfrågan.

Läs vår guide för att underhålla ditt lager effektivt.

Vad kostar en dålig kundupplevelse?

Överraskande nog är kundupplevelsen en faktor som ganska ofta förbises trots att den är avgörande för ditt företag. En studie visar att 78% av de tillfrågade upplever att kundupplevelsen är lika viktig som produkten de köper.

”Vår största utmaning har varit att sälja produkter som egentligen varit slut i lager – särskilt under toppbelastningsperioder som Black Friday eller vid jul – och alla andra problem vi står inför när volymen skruvas upp ett snäpp. Vi tröttnade på att behöva ringa 500 personer och säga: Lyssna, produkten du köpte med 20% rabatt…Vi kan tyvärr inte leverera den, trots allt.”

– Mikkel Vestergaard, VD på A-hjort.

Därför är det viktigt att du överväger hur lagerhanteringssystemet kan påverka kundupplevelsen. Du bör därför veta:

• Hur systemet ska säkerställa att funktioner som rör kunderna har korrekt och uppdaterad data – så att du till exempel inte säljer produkter som är slut i lager.
• Hur systemet kommer att aktivera din leveranskedja innan ditt lager når en kritisk punkt – utan att binda för många resurser till ditt lager.

Vad kostar en onboarding?

För att få ut det mest möjliga av alla system är det viktigt att alla användare kan använda systemet för just sin specifika arbetslinje och att relevant kunskap kan vidareföras till nya anställda. Det är här onboardingen kommer till nytta. Ändå är det en aspekt som ofta förbises när det är dags att bedöma kostnaderna för ett system.

Nyare system tenderar dock att fokusera på intuitiv UX, vilket gör behovet av ett assisterat onboarding-paket mindre framträdande eftersom du kan lära dig att använda systemet från leverantörens Helpdesk. Men om du vill ha assisterad onboarding bör du se till att den kan anpassas efter dina specifika behov. Det kan bland annat handla om överföring av uppgifter, säkerställande av korrekt integrering med andra system och att de berörda användarna får lämplig utbildning.

Läs mer om Rackbeats onboardingpaket här.

”Rackbeat hjälper dig att arbeta bättre och smartare genom att låta dig samla all din information i en ram. Till skillnad från vår tidigare programvara för lagerhantering tar onboardingen bara 10-15 minuter. Med andra ord: Rackbeat ger samma lätthet som du känner när huvudvärken försvinner. Det gör helt enkelt allt så mycket enklare.”

-Thor Mønsted, VD, Unity Tech.

Prioritera transparens när du väljer ett WMS

Vissa WMS-leverantörer har standardiserade paket med fasta priser – vilket vid första ögonkastet gör det enkelt att bestämma kostnaden för systemet. Men det är bara att skrapa lite på ytan. För vad händer om du vill skala upp eller ner ditt företag? Hur hanteras då uppdateringar och supporten? Får alla användare samma profil eller kan de skräddarsys så att lagerarbetaren inte får tillgång till samma funktioner som lagerchefen eller kundtjänstmedarbetaren?

Vår erfarenhet säger oss att många människor förbiser det enorma värde som ett WMS ger dig genom hela din värdekedja. Ofta för att människor inte inser vilken inverkan ett WMS har på kundupplevelsen samt vikten av en lämplig onboarding-process, även om dessa saker påverkar kostnaderna för ett system.

Så, vad kostar egentligen ett WMS? För att sammanfatta: du bör vara medveten om följande variabler när du uppskattar den totala ägandekostnaden:

• Startkostnader (implementering och onboarding)
• Driftskostnaderna (de löpande kostnaderna för ett system, t.ex. de fasta abonnemangskostnaderna)
• Underhålls- och stilleståndskostnader: hur många resurser behöver du spendera när du behöver uppdatera systemet? Vad kommer det att kosta dig, när det gäller intäktsbortfallet, när systemet har en planerad stilleståndstid?

När det gäller driftskostnaderna för ett WMS varierar prenumerationspriset per användare mellan ett par hundra sek till mer än 1 000 sek beroende på systemet. Var uppmärksam på att detta gäller alla produkter med fasta priser. Många system, å andra sidan, erbjuder skräddarsydda lösningar och därmed justerbara priser.

Rackbeat tycker att du förtjänar transparens i dina kostnader och därför bör både direkta och indirekta kostnader tas hänsyn till och redovisas när du köper ett lagerhanteringssystem. Och du bör aldrig kompromissa med dina behov: rätt lösning är den som passar ditt företag, och du ska inte behöva betala för funktioner du inte behöver.

Därför ställer vi in priset på båda våra prenumerationstyper baserat på antalet användare du behöver. Genom att konstruera våra priser på detta sätt gör vi det väldigt enkelt för dig att sätta ihop det paket du behöver för ditt företag. På detta sätt behöver du t.ex. inte betala för funktioner som bara är relevanta för B2B-företag om du driver ett B2C-företag.

Vi fokuserar också på användaranpassning i vårt onboarding-paket. Det är naturligtvis valfritt att köpa vårt onboarding-paket – så du behöver inte köpa det om du inte behöver det. Men om du väljer att köpa vårt onboarding-paket kommer Rackbeat att ställa in systemet för att tillgodose ditt företags behov medan varje användare kommer att få en grundlig utbildning i systemets relevanta funktioner.

Du kan prova Rackbeat gratis under en 14-dagarsperiod – och du behöver inte förbinda dig till något långsiktigt eller förse med faktureringsinformation.