Lagerhantering: 7 KPI:er du bör spåra

Syftet med det här inlägget är att presentera de 7 viktigaste KPI’erna du måste spåra som ett lagerdrivet företag.

Varför är KPI/nyckeltal viktiga?

Vi kommer här att presentera 7 KPI’er du måste ha koll på. Men först ska vi kort beröra varför de är avgörande att spåra, som en lagerdriven verksamhet. KPI’er dvs. Key Performance Indicators, är som akronymen antyder nyckeltal som hjälper dig att identifiera och bedöma ditt företags prestanda. Key Performance Indicators och dess akronym KPI kommer att användas omväxlande i det här inlägget.

Om ditt företag inte har en standardiserad metod för att mäta företagets hälsa, är det svårt att exakt mäta framsteg och/eller bakslag, vilket gör det svårt att göra nödvändiga justeringar.

Key Performance Indicators, bör användas som just det; Indikatorer på hur ditt företag går jämfört med både interna (t.ex. tillväxtmål) och externa faktorer (t.ex. industristandarder).

Det är din uppgift att fastställa det ”rätta” numeriska värdet på KPI’erna, eftersom detta till stor del bestäms av företagsspecifika faktorer, t.ex. bransch, affärsmodell etc.

Vi kommer här att presentera 7 grundläggande KPI’er som kan hjälpa dig att optimera din lagerhantering oavsett ditt företags affärsmodell.

1) Lageromsättningshastighet 

Det är viktigt att hålla reda på din lageromsättningshastighet, eftersom den direkt återspeglar hastigheten och frekvensen av din försäljning.

Det är mycket troligt att ditt företag har kapital bundet i dina lagervaror. Därför är det viktigt att hålla reda på vilken typ av varor du säljer, hur lång tid de tar att sälja och vad som tar upp värdefull lageryta. Tänk på huruvida du beställer olönsamma eller svårsäljbara produkter. Produkter och/eller varor som inte säljs är en kostnad. Inte bara att de inte får in kontanter – de upptar värdefull lagerplats och minskar lagereffektiviteten.

Summering: Att spåra din lageromsättningshastighet är grundläggande om ditt mål är att maximera vinst och effektivitet.

2) Lagerkostnader

Att hålla ditt lager välfyllt innebär en mängd utgifter, t.ex. arbetskraft, risk, försäkringar, hyra, lagerutrymme etc. Dessa utgifter redovisas vanligtvis i slutet av varje kvartal, beroende på företagets redovisningsperiod(er).

När du har en detaljerad och korrekt översyn av lagerkostnader, kan du förutsäga hur mycket vinst ditt nuvarande lager kan generera och hur mycket som bör skrivas av.

Dessutom är det grundläggande att hålla reda på lagerkostnader för att bättre kunna kontrollera utgifterna.

3) Mottagna varor

En annan viktig KPI är effektiviteten och noggrannheten hos registrerade mottagna varor.

Felaktiga registreringar av mottagna varor kan snabbt ge en negativ dominoeffekt. Potentiella siffror som är förknippade med denna KPI inkluderar lagerarbetares arbetskostnad i samband med hantering av varorna, tid från mottagande till korrekt placering, lagringskrav, etc.

Ett sätt att optimera mottagningsprocessen är att spåra tid som läggs på hantering av varumottagningsprocessen per. lageranställd per. timme. Därefter kan du sätta realistiska mål för dina lageranställda.

Andra aspekter som är viktiga att tänka på när man tittar på denna KPI inkluderar:

• Kostnad per. mottagen serie
• % skillnad mellan fakturerade och mottagna beställningar
• Orderhanteringstid

Lika viktigt är att organisera och kategorisera dina varor, på ett sätt som säkerställer logistisk effektivitet. Detta har en direkt inverkan på denna KPI.

4) Undanläggning

När dina varor är mottagna och registrerade påbörjas lagringen av arbetsflödena för undanläggning. Detta är en förutsättning för plockning, plockning och frakt. Genom att effektivisera denna process kan du säkerställa friktionsfri plockning och packning.

Varje positiv utveckling av denna KPI leder direkt till lägre leveranstid, vilket har en positiv spridningseffekt på andra arbetsflöden.

Det är inte alltid helt enkelt att mäta den förlagda KPI’n. Det är dock långt ifrån omöjligt.

Överväg att mäta följande:

• Noggrannheten av registrerade finansiella värden
• Pris på fakturerade och betalda varor, som aldrig mottagits
• Arbetstid
• Kostnad för lagring

5) Lagervärde

Det bästa sättet att mäta ditt företags precision i lagerhanteringen är att jämföra det faktiska lagervärdet med det teoretiska lagervärdet, dvs. det som registreras i balansräkningen.

Om du siktar på att registrera och spåra denna KPI, fri från räkne- och datainmatningsfel, kan du använda en streckkodsläsare för inventering, förutom att använda ett WMS som slår samman redovisnings- och lagerdata.

Om lagervärdet i böckerna inte är i linje med de faktiska lagervärdena, kommer du att uppleva onödigt höga utgifter, felaktig bokföring och lägre kundnöjdhet.

Manuell lagerhantering är inte bara tidskrävande: Det resulterar ofta i fel och onödiga utgifter. Som ett exempel köper många tillverkande företag halvfabrikat som de redan har i lager, på grund av bristande realtidsinsikt om deras lagervärde och lagernivåer.

Du kan dra nytta av att undersöka Warehouse Management Systems, som är kompatibelt med system du redan använder, t.ex. redovisning och orderhantering.

Att förbättra noggrannheten i denna KPI är ett enkelt sätt att optimera ditt företags inköp och orderhantering.

6) Genomströmning

Genomströmning refererar till antalet enheter som behandlas och flyttas genom ditt lager dagligen. För att beräkna din genomströmningshastighet bör du följa varornas rörelse genom lagret under en given period. Om du vill mäta hur många order ditt lager hanterar under en åtta timmars skift, kan du övervaka antalet mottagna order under den tidsperioden och hur lång tid det tar för varje produkt att förflytta sig från plockstadiet till förpackning och märkning. Om ditt lager hanterar 400 order på åtta timmar innebär det att personalen i genomsnitt slutför 50 order per timme.

7) Orderhantering

När du börjar spåra din verksamhet kanske du märker att orderhantering är en av de mest krävande operationerna. Det är vanligtvis den mest komplexa och krävande uppgiften.

Bra kundservice kräver bra orderhantering. Därför kan spårning av orderhanterings-KPI’er göra det möjligt för dig att förbättra kundservicen. Det är (nästan) omöjligt att hantera något som inte är mätt: Det som mäts hanteras.

Som ett minimum bör du hålla reda på följande:

• Kostnad per. plockad beställning
• Antal beställningar plockade inom en tidslucka: En genomsnittlig plockare förväntas plocka mellan 120-175 enheter/lådor per timme. De mest effektiva plockarna uppnår över 250 plock per timme. Användning av avancerad teknologi som röststyrning kan öka plockhastigheten med upp till 30% under rätt förhållanden.
• Värdet av arbetskraft som används vid plockning och packning
• Användning och kostnad för förpackningsmaterial och utrustning
• Tid från mottagen beställning till leverans: Konsumenter förväntar sig alltmer att en beställning levereras inom 1-2 dagar
• Fyllnadsgrad: Det vill säga hur väl en order eller en leverans har fyllts med önskade varor i förhållande till den ursprungliga begäran. Det sägs ofta att en fyllnadsgrad på 97-98% är bra. Om den sjunker under 94% bör man titta närmare på en mer effektiv ombeställningsprocess.

En annan viktig KPI kan vara andelen korrekt plockade beställningar – första gången. Det snabbaste sättet att säkerställa korrekt plockning och packning första gången är att använda programvara som automatiserar dessa processer så mycket som möjligt.

Om du äger ett mindre företag är dessa KPI’er ännu viktigare att spåra, eftersom det direkt påverkar din förmåga att konkurrera mot större företag. Om du inte har en tydlig överblick över ditt företags nyckeltal har du ingen bra grund att basera ditt beslut på.

Spåra ditt företags KPI’er och få en bättre förståelse för hela din leveranskedja, dina kunder, dina arbetsflöden och ditt företags övergripande smidighet och effektivitet.

Saknar du tid, resurser eller lust att knäcka siffror? Inga bekymmer – programvara kan hålla reda på ditt företags KPI’er.

Vill du lära dig mer? Prova systemet (gratis!) här.