Rent vatten till glada kunder
En solig dag i juni träffar vi Polina Chobanova på hennes kontor i Kolding med utsikt över läskande isglassar, sommarstämning och skepp i hamnen. Här arbetar hon som drifts- och ekonomichef hos WeServe; ett grossistföretag som hyr ut vattenfiltreringssystem från märket Espoir till kunder i Skandinavien och Storbritannien.
Polina och WeServe har ett klart uppdrag: att leverera rent och filtrerat vatten till törstiga och kvalitetsmedvetna kunder: ”Vi arbetar med lokalt renat dricksvatten och erbjuder filtreringssystem med en filtreringsgrad på 0,1 mikron, vilket är mycket högre än standarden,” förklarar Polina.
Företaget hyr huvudsakligen ut sin utrustning till restauranger, vilket betyder att de äger hela försörjningskedjan och kan garantera kvaliteten från början till slut: ”Vi har nära kontakt med våra leverantörer och vi har distributörer i Danmark, Storbritannien, Norge och snart Sverige,” tillägger hon.
Men att ha kontroll över hela försörjningskedjan kräver struktur, översikt och automatisering för att undvika avbrott över landsgränserna. Därför behöver WeServe ett robust system för att hantera sin lagerstyrning och sina operativa behov. Och det är här Rackbeat kommer in i bilden.
Komplext upplägg kräver användarvänligt verktyg
Innan Polina kom till WeServe hade företaget letat efter ett system som kunde stödja deras abonnemangsbaserade affärsmodell. Modellen innebär dels att de aldrig helt släpper sina varor eftersom de inte säljs, och dels kräver den att de har full insikt i varurörelserna på de olika lagren och platserna.
Systemet skulle därför inte bara kunna hantera inköpshantering, orderhantering och lagerstyrning med flera platser på ett effektivt sätt, utan också ge möjlighet för WeServe och deras distributörer att ha samma översikt, för att undvika fel i lagerhållningen.
De valde därför att gå med Rackbeat.
När Polina sedan kom ombord hos WeServe kunde man tro att det skulle bli en utmaning att hålla koll på alla trådar i verksamheten med ett system hon inte kände till. Men inlärningskurvan var lyckligtvis överraskande platt för henne: ”Det tog mig inte lång tid att lära mig Rackbeat. Självklart finns det alltid något man kan fördjupa sig i. Men nu vet jag vad jag ska göra och vart jag ska gå. Så efter ett par veckor, när man väl lär känna systemet, ger det många möjligheter.”
Och möjligheter behövs verkligen när man som Polina vill ha en helhetsbild av alla delar i verksamheten.
Exakta lagersiffror, platskontroll och gemensam översikt
Som nämnts är Polina drifts- och ekonomichef. Det betyder att hon gillar data – och ännu mer korrekt data: ”För mig är möjligheten att extrahera data, och att kunna lita på data och lagerhållningen, helt enkelt ovärderlig.”
Här ger Rackbeats rapporter henne något att vara glad över, eftersom hon alltid kan följa varornas resa och hålla koll på lagervärden:
”Jag använder alltid rapporteringsfunktionerna. Det jag tittar mest på är inköps- och försäljningsstatistik, rapporten över finansiellt lagervärde och varukontokortet. Dessa ger mig möjlighet att verkligen dyka ner i siffrorna och produktförflyttningarna.”
Och även om det kan verka besvärligt att få allt att stämma när man sitter långt från lagren, ger Rackbeat den kontroll över platserna som Polina behöver:
”Som jag nämnde: Vi har ett lager i Storbritannien, ett i Norge och två i Danmark. Så jag måste se till att hela vår lagerhållning registreras korrekt utan avvikelser vid alla tillfällen. Och hittills har det inte varit några fel, så jag är mycket nöjd med arbetsgångarna.”
I detta sammanhang måste Polina förlita sig på de olika distributörer som WeServe samarbetar med. Här för Rackbeat dem närmare varandra, eftersom distributörerna också har tillgång till lagersystemet, vilket skapar ett sömlöst partnerskap:
”Distributörerna registrerar försäljningsorderna och sedan dubbelkollar jag innan några lagerändringar sker, innan jag bokför orderna. Systemet är uppsatt på ett sätt som gör att du kan använda och anpassa det efter dina behov. Det är mycket flexibelt och användarvänligt,” förklarar Polina.
Så med uppfriskande vatten och rena lagersiffror i tankarna kan WeServe med lugn i sinnet se mot nya marknader – utan rädsla för att bli översvämmade av lagerfel:
”Vi strävar efter betydande tillväxt och att göra vårt varumärke mer igenkännligt. Ur ett operativt perspektiv är jag övertygad om att vi kan fortsätta växa. Och jag skulle helt klart rekommendera Rackbeat till andra företag i samma situation. Det är lätt att använda.”