Stabilitet och medvind ombord på e-conomic

Sedan millennieskiftet har det danska företaget Seacom, med Carl-Johan Jensen vid rodret, hjälpt fartyg att säkert nå hamnen genom sina kommunikationssystem. Kommunikationssystemen ser till att all information mellan kapten och besättning flyter obehindrat genom fartygens många däck: så att varor, passagerare och besättning kommer säkert i hamn i tid.

Och det överdrivs inte när man säger att Seacoms kompass pekar i alla riktningar på de sju världshaven. För som Carl-Johan berättar sträcker sig Seacoms väg ända från huvudkontoret i Aabyhøj till produktionen i Støvring och vidare till installatörerna i Holland, där systemet slutligen når kunder i Europa, Asien och Nordamerika:

”Försäljningen sker till hela världen. Det som står bakom mig ska till Malaysia. Och strax ska jag skicka en reservdel till Florida. Annars så är marknaden mycket de många varven i Norge. Vi producerar och har lager i Støvring, där produkten sedan skickas iväg till Holland. Och jag har en liten reservdelar lager här på mitt kontor. Så jag har faktiskt tre platser att arbeta med.”

Med företagets internationella utblick krävs det en del systematisering och struktur för att hålla ordning på orderflödet. Här har Carl-Johan länge stött sig på lagersystemet Lager från e-conomic som en pålitlig ankarpunkt för företaget:

”Min erfarenhet av e-conomic har varit riktigt bra. Jag tycker det har varit ett superläckert system att arbeta i. Det var helt tydligt att e-conomic är ett system där man har satt sig ner och sagt: ’nu ska vi göra ett litet system för den lilla näringsidkaren som är användarvänligt.'”

Men livet till sjöss är omväxlande. Precis som en molnbank som plötsligt drar in över en klar himmel, kan en storm ersätta solstrålarna, så att skummet faller på däcket och skeppet börjar gunga. På samma sätt kan tech-världen också snabbt förändra förhållandena i ens företag.

Genom sin kikare ser Carl-Johan faktiskt några grundläggande förändringar som ligger framför Seacom.

Till sjöss i ett nytt system och okända farvatten

Precis när allt verkar vara frid och fröjd på däck, landar ett mail i Carl-Johans inkorg. Meddelandet lyder:

”Vi har lyssnat på er. Och vi ersätter Lager med det flexibla Lager av Rackbeat. Det betyder att det gamla Lagret stängs den 31/12 2023.”

När man plötsligt måste omstrukturera sitt arbete och lära känna ett helt nytt system, är ens omedelbara reaktion ofta präglad av motvilja. Carl-Johan är också besviken när han får nyheten – särskilt över det stora hav av data som måste säkras så att det inte går över bord:

”Där tänkte jag ’åh nej, åh nej – två veckors hårt arbete med att överföra data framför mig.’ Och sedan finns det alla layouter för orderbekräftelser, fakturor och kreditnotor. Så det var en tung sak. Man vet ju att när man ska byta till ett nytt system, så går det inte utan strid.”

Det verkar alltså bli en tidskrävande inlärnings- och inställningsperiod. Carl-Johan har tidigare kämpat med att integrera nya system, som när han installerade C5 för många år sedan: ”Det kan vara ganska mycket jobb. I C5 var det omöjligt att komma igång utan att hyra en IT-tekniker i 14 dagar.”

Därmed kan övergången från e-conomics Lager till Rackbeat lätt bli ett misslyckande om inte användarvänligheten och uppstartshjälpen är på topp. Å andra sidan kan det också vara så att det väntar en glad överraskning när Carl-Johan väl lägger till vid sin nya lagerhanteringsplattform.

För det fanns trots allt saker som kunde förbättras i e-conomics lagersystem, som ”innehållet i varje produktkort var ganska enkelt” och det kunde också vara en utmaning att ”få saker att se bra ut i en offert”. Han är fortfarande mycket nöjd med e-conomics ekonomihantering – och de rekommenderar just Rackbeat.

Så kanske kommer han ändå klara sig genom ovädret och landa säkert?

På säker kurs med Rackbeat

Det visar sig i varje fall snabbt att den storm som kunde ha drabbat Seacom snabbt avtar när Carl-Johan kommer i kontakt med systemet och Rackbeats lagerexperter. Han får nämligen kastat en räddningsboj bestående av assisterad migration, vilket kan kallas en form av flytthjälp till personer som snart står utan lager över huvudet.

Carl-Johan beskriver förloppet så här:

”Det har varit super-fantastiskt. Jag har varit på en sådan där webinar-kurs där man får en idé om vad det handlar om. Sedan sa jag ’go’ till er tekniker som då har assisterat mig och hjälpt mig att flytta över viktiga data från mina kunder och varufält. Jag har sedan kunnat kolla igenom det och säga ’jag skulle vilja att alla språk är på engelska’. Och så gjorde han det. Min assistans har varit guld värd.”

Därför har själva flytten ”varit lättare än förväntat” och ”övergången relativt enkel.” Carl-Johan tar således sitt nya lagersystem i bruk ”24 timmar efter” den assisterade migrationen. Här upptäcker han också att Rackbeat är rimligt intuitivt och användarvänligt, eftersom det liknar e-conomics Lager i uppbyggnaden och systemets logik:

”Jag har suttit med e-conomics lagerhantering och orderhantering ett tag, så jag vet ganska bra vad som ska hända i ett sådant program. De två systemen liknar varandra ganska mycket. Skillnaden är inte särskilt stor och jag vänjer mig vid det. Och nu rullar det på i vardagen.”

Idag fungerar Rackbeat som en länk mellan lagren, produktionen och installationen i Aabyhøj, Støvring och Holland. Och Carl-Johan använder de flesta funktionerna i sina arbetsprocesser, ”jag använder det mesta av vad man kan med ett lagersystem.”

Men Rackbeat gynnar framför allt när det ska skickas erbjudanden med bilder som ”kunderna verkligen, verkligen gillar,” vilket sedan omvandlas till de beställningar som skeppen tar emot runt om i världen.

Så efter lite flytthjälp och en kort anpassningsperiod finns det inga funktioner som Carl-Johan saknar i förhållande till sitt gamla lagersystem. Därför kommer han att rekommendera att andra e-conomic kunder också går över till Rackbeat istället för att söka helt nya lösningar, eftersom ”det är helt överväldigande och inte alls nödvändigt” att titta på andra alternativ.

För honom har Rackbeat blivit ”helt oumbärligt” och ”det viktigaste arbetsverktyget” i repertoaren.

Således har Seacom kommit på säker kurs med Rackbeat vid rodret.