Det var en gång… Hektiskt på tavlan
Allt började för nästan 10 år sedan, när Ole Løvhøj grundade miniservietten i ett litet skjul nära Gilleleje. Från sin egen bil levererade han ut servetter, godis och kontorsmaterial till de behövande kunderna, men fick snabbt trycka gaspedalen till botten, eftersom varorna också såldes till restaurang- och produktionsindustrin. Han var därför tvungen att köpa in sig i ett större lager för att hinna med.
Alla framgångshistorier läggs ut i liten skala, och huvudpersonen i detta äventyr var tvungen att börja från början när det gällde lagerhantering. Oles son, Jonas Løvhøj, minns att administrationen kändes ganska ”old school” när de var tvungna att organisera inköp, beställningar och leveranser manuellt på en tavla:
– Vi hade en stor whiteboard. Och så hade vi skrivit måndag, tisdag, onsdag osv, där det var utskrivna orderbekräftelser utifrån varje dag. Ingen visste vilka beställningar som var lämpliga till vilka inköp. Det var som, ’Tja, vi fick precis in den här.’ Utan att vi visste om det var tillgängligt.”
Detta orsakade en viss rusning i arbetsflödena, och lagerförhållandena upplevdes så småningom så kaotiska att Jonas ”hade nått den punkt där en lagerlösning behövdes – och det måste göras snabbt.”
Tyvärr gick det lite för fort.
Oändliga utgifter och sorgligt slöseri med tid
När du springer fort och inte får titta kan du lätt stöta pannan mot en vägg. Lagerhanteringssystemet som Miniservietten först valde att gå med visade sig orsaka mycket huvudvärk. Jonas beskriver det kort och koncist som ”företagets sämsta beslut någonsin”. Beslutet, som har ”kostat en kvarts miljon” och ”800 000 i intäkter”, var extremt dyr undervisning. Den bittra upplevelsen smakade ännu värre, eftersom miniservetten också slösade bort mycket tid på att få det gamla systemet att fungera optimalt:
– Vårt lagersystem då kunde inte räkna ut vad som fanns tillgängligt eller hur mycket vi hade i lager. Ingenting gick automatiskt.”
Men hur går man vidare från en sådan katastrof, som har lett till något som liknar ett ekonomiskt misslyckande med massor av tidsförluster? När det såg som mörkast ut valde Miniservietten att blicka framåt. Och här fick de syn på Rackbeat, som var redo att kasta ut en livlina.
Rackbeat med livlinan
Övergången till Rackbeat var, förståeligt nog, belagd med ett visst mått av skepsis innan Miniservietten kände sig trygga. För när du väl har bränt handen på hällen sticker du inte in hela huvudet i ugnen efteråt. Som Jonas säger var beslutet att prova ett nytt lagerhanteringssystem inte lätt att fatta:
“Ska vi fortsätta att drabbas av förluster? Eller ska vi försöka se om vi kan ta oss ur det hela. Vi hade nått en punkt där vi var tvungna att hitta på något annat. Och det var där ni liksom kom in i bilden.”
Det som hjälpte Ole och Jonas att ta steget in i Rackbeats lagerlösning var både positiva rekommendationer från deras umgängeskrets och en välkomnande kundservice. När Jonas ringde Rackbeat upplevde han att Miniservietten togs hand om redan från första samtalet, där tid avsattes för att ”prata om allt från A till Ö”. Således var han säker på att Rackbeats system kunde anpassas till Miniserviettens behov.
Och efter det gick allt smärtfritt. Jonas tyckte att ”onboardingen var helt suverän”, och ”redan från den dagen vi satte upp den har den fungerat helt oklanderligt.” Nu kunde Miniservietten äntligen vända whiteboardtavlan och de oändliga utgifterna när deras lagerhantering började flöda helt automatiskt i det digitala lagringssystemet:
– Det är många saker vi inte behöver göra nu. Bara grejen med att boka en försändelse – den går alldeles av sig själv. Och pick & pack, det går bara på mobilen. Så packa och få dessa beställningar ut genom dörren – det är enkelt, eller hur? Vi sparar mycket tid!”
Miniservietten hittade alltså koordinaterna som ledde dem bort från det osäkra vattnet som förbrukade både deras tid och pengar när de övergick till Rackbeats lagerhanteringssystem. Efter att Rackbeat hjälpt dem säkert in på land har de släppt mycket vinst och kapital, vilket bland annat gör att de nu lägger mer energi på att drömma stora tankar för företaget. Jonas berättar att de nu har möjlighet att skala upp sin verksamhet:
– Vi har sparat mycket pengar på lagerhantering. De andra kunde inte hjälpa oss att växa, men du kunde.”
Snart kommer Miniservietten också att bli ett ApS-bolag, där Jonas blir delägare, och nästa år vill de ”skjuta upp intäkterna med 2,5 miljoner”. Så när Miniservietten bytte till rätt lagerlösning rätade de upp saker eftersom de inte längre lägger pengar i en porös pool eller seglar runt med oändliga mantimmar framför en whiteboard. Med ljusare utsikter i sikte måste det verkligen sägas att Minimats lagerhantering har gått från ett tidskrävande panelsystem till en teknisk triumf.