Då det inte fanns mer plats i sovrummet

Allt började i Ramesh Delsouz ungdomsrum för vad som måste ha varit många somrar sedan. Här sitter Ramesh på sin dator, varifrån han köper ett par smarta Adidas Ultra Boost-skor för den fjuttiga summan 500 danska kronor. Men efter att ha gjort sina klasskamrater galna ute på skolans fotbollsplan i sina nya skor väljer han att lägga ut dem till försäljning på nätet, då de är ganska populära.

Det visar sig vara ett lönsamt beslut. Pengarna får snabbt benen att gå på, skorna säljs för 1300 danska kronor, vilket ger Ramesh aptit på mer. Och innan han vet ordet av det växer mängden skokartonger under sängen som en bunt pannkakor på en amerikansk diner. Samtidigt uppstår affärsdrömmar på överslafen.

Det är här storebror Qais kommer in i bilden – eller snarare – i rummet, och snart börjar de två bröderna utöka utrymmet, utbudet och ambitionerna.

De skapar ett företag med CVR-nummer och webbshop, genom vilket de säljer begagnade skor, klädesplagg och accessoarer av både avancerade märken och streetwear-märken. Varorna strömmar in och bröderna måste hyra ett lager för att hålla jämna steg med efterfrågan. I detta sammanhang märker de att det behövs lite mer ordning i företaget om allt ska fungera mer effektivt, som Qais förklarar:

“Det kom in lite för många produkter för att vi skulle kunna hantera de processer vi kunde tidigare. Vi har många unika produkter – och när jag säger ”unika produkter” menar har att vi hari 1 av varje artikel som vi måste hantera och beräkna vinst för. Så vi behövde ett system räknar ut det åt oss. För när vi skriver det på papper blir det väldigt förvirrande. Vi var helt enkelt tvungna att få lite mer struktur över processerna för att hänga med.”

De driftiga bröderna letar alltså efter ett system som kan systematisera fallen så att deras verksamhet verkligen kan ta fart. Men tyvärr är det få som träffar rätt med den första lösningen…

Långsam start av systematisering i Excel

Det kan vara för hårt att kalla Excel roten till allt ont, men det är ofta källan till viss smärta och lidande. Trots att Qais känner till systemet intimt från skolbänken upptäcker han snabbt från kontorsstolen att ”Excel-lösningen” har ett antal brister:

“Vi började med vad vi kallar en Excel-lösning. Det blev mycket manuellt arbete, och det blev svårt för oss att förstå det. Excel började bli tråkigt. Det blev svårt att söka i arket eftersom det plötsligt fanns så mycket data. Vi behövde hitta en annan lösning.”

Denna alternativa lösning kraschar sedan kort därefter, för över ett och ett halvt år sedan. Medan Qais surfar lite på Facebook visas en sällsynthet på flödet i form av en inbjudande annons, vilket kan jämföras med att se Bigfoot i hans bakgård. Qais förklarar händelsen här:

”Vi stötte på Rackbeat – väldigt slumpmässigt – genom en annons på Facebook. Jag laddade ner deras e-bok, läste igenom den och tyckte de lät väldigt spännande. Speciellt eftersom vi precis hade byggt en integration till webbshoppen Shopify. Det var mycket meningsfullt att titta på ett lagerhanteringssystem.

Men varje barn måste lära sig att krypa innan du kan skicka ner dem för att handla, och alla nya system kräver också en anpassningsperiod. Qais måste också inse detta här:

“Det är klart att det är lite förvirrande när man inte känner till systemet, men det verkade som att man kunde hitta en lösning. Vi visste att det skulle bli utmanande. Vi skulle gå från utmaning till lösning, från utmaning till lösning, tills vi kommer till en plats där det skulle vara trevligt för oss att arbeta på. Men vi kom igång.”

Så, hur slutar det för pojkarna på DelsouX med att göra det nya Rackbeat-hemmet till en bekväm och välfungerande arbetsplats efter att ha flyttat in, kanske du undrar?

Drömmarna från pojkrummet närmar sig verkligheten

Även om Rackbeat är en självkörande programvara för lagerhantering, är en stor del av hemligheten bakom systemets användarvänlighet solid kundservice. Alla väloljade maskiner måste för en liten stund till befolkas av människor av kött och blod, som kan guida användarna genom de små guppen på vägen. Eftersom du bör skonas från att lyssna på dina egna kollegors beröm låter vi istället Qais visa vägen:

“Det är en av de bästa supportrarna jag har haft. Jag tror aldrig jag har haft en så bra upplevelse. Det finns någon som faktiskt försöker hitta en lösning tillsammans med dig. Jag var också på ett möte en gång. Vi spenderade faktiskt en hel timme – och även en del tid efteråt, eftersom jag hade några frågor om Shopify integration innan jag bytte till Shopify. Och vi gick igenom alla punkter 1:1.”

Särskilt integrationen med Shopify är viktigt för verksamheten. Och här upptäcker Qais att Rackbeat harmoniserar med webbshopen och ekonomisystemet Dinero som en symfoniorkester som spelat tillsammans hela sitt liv:

“Det häftiga med Rackbeat är: Vi har en webbshop, vi har Rackbeat och sedan har vi ett ekonomisystem. Rackbeat sitter då i mitten och är en bra medlare. Vi arbetar i Rackbeat som har integrationer till de andra systemen. Detta gör vårt arbete väldigt intuitivt och enkelt. Eftersom det pratar med de andra programmen, så behöver vi inte ha alla dessa manuella transaktioner. Det sparar oss mycket tid.”

Förutom att knyta ihop verksamheten och tydliggöra arbetsprocesserna har Rackbeat också gjort att DelsouX kan hantera, och därmed sälja, betydligt fler produkter: ”Vi började med 200 produkter, och jag kan se på instrumentpanelen i Rackbeat att vi är uppe i 1015-1020 produkter idag.” Dessutom har Rackbeat halverat tiden för att behandla beställningar: ”Tidigare spenderade vi 20 minuter på att hantera en beställning. Nu spenderar vi mellan 5-10 minuter.”

Och kanske viktigast av allt: Manuella processer, bokföringskaos och ohanterliga Excel-ark är nu över för DelsouX:

”Tidigare, när vi hade Excel-systemet, var vi tvungna att titta igenom alla våra meddelanden, information och produkter. Där idag finns just det! Det är en tuff arbetsbörda som Rackbeat tar ifrån oss. Rackbeat har gjort oss väldigt effektiva, för nu tänker vi inte ens på att allt måste redovisas – Vi vet att det händer lite automatiskt i backend. Vi har all vår data lagrad på Rackbeat och känner oss riktigt bekväma med den.”

Så när DelsouX nu fixar kikaren vid horisonten ser de en ljus framtid där drömmarna från ungdomsrummet inte bara är luftslott och hoppfulla fantasier. Sedan starten har de upplevt en brant tillväxt med fulla lagerhyllor. Det är just därför de har ambitioner att öppna en fysisk butik och bli inget mindre än ”Danmarks största begagnade butik med kläder, accessoarer och sneakers”.
Och här är Rackbeat redo att välkomna mataffären, kassasystemet och kunderna varmt tillsammans med DelsouX.

*DelsouX är inte anslutet till de sålda eller avbildade varumärkena.