Godkännandeflöde för orders
Ett godkännandeflöde för orders är en strukturerad process där en eller flera personer i ett företag måste godkänna en order innan den kan behandlas vidare – till exempel skickas till plock, pack eller fakturering. Det gäller både försäljningsorder och inköpsorder. Syftet med ett godkännandeflöde är att säkerställa att alla order uppfyller företagets interna krav och riktlinjer innan de blir verklighet.
Rackbeat november 14, 2025
Hur fungerar ett godkännandeflöde i praktiken?
Ett godkännandeflöde kan variera i komplexitet beroende på företagets storlek och behov. I sin enklaste form kan det handla om att en försäljningschef måste godkänna alla order över ett visst belopp. I mer komplexa upplägg kan flera nivåer vara involverade – till exempel ekonomiavdelningen, lagerchefen och inköpsansvariga.
Ett typiskt flöde kan se ut så här:
Order skapas – En medarbetare skapar en försäljnings- eller inköpsorder.
Automatisk eller manuell kontroll – Systemet kan sätta ordern i statusen ”väntar på godkännande” om t.ex. beloppet överskrider en viss gräns eller om specifika varor ingår.
Godkännande – En ansvarig person får en notis och kan granska ordern.
Avslag eller godkännande – Personen kan antingen godkänna eller avslå ordern. Vid avslag kan ordern returneras med kommentarer.
Vidare hantering – När ordern är godkänd kan den hanteras vidare: plockas, packas, skickas, faktureras – eller tas emot, om det rör sig om en inköpsorder.
Fördelar med ett godkännandeflöde
Ett godkännandeflöde är inte bara en kontrollåtgärd – det är en viktig del av ett professionellt arbetssätt inom både lagerstyrning och orderhantering. Genom att införa en tydlig godkännandeprocess kan ditt företag effektivisera arbetsflöden, minimera fel och skapa bättre överblick – oavsett om det gäller försäljning eller inköp.
Här är några av de viktigaste fördelarna:
Ökad kontroll och spårbarhet
Alla order måste gå igenom ett fastställt flöde innan de behandlas. Det säkerställer att inga obehöriga försäljnings- eller inköpsorder släpps igenom systemet. Det ger bättre överblick och kontroll – särskilt när företaget växer eller har många involverade medarbetare.
Minskad risk för fel och dubbelarbete
När en eller flera ansvariga måste godkänna en order minskar risken för fel, såsom felaktig prissättning, leverans till fel adress eller beställning av fel produkter. Det frigör också tid, då du slipper korrigera fel i efterhand.
Effektiv hantering av inköpsstyrning och försäljningsorder
Ett godkännandeflöde stödjer både den operativa och strategiska delen av inköpsstyrningen. Du säkerställer att endast nödvändiga och korrekta inköp genomförs, vilket förenklar styrningen av lagersaldo och ekonomi.
Stöd för avancerade WMS-funktioner
Om du har ett digitalt WMS (Warehouse Management System) kan godkännandeflödet integreras direkt i dina automatiserade processer. Det innebär t.ex. att en order inte släpps till plock och pack förrän den är godkänd, vilket skapar ett smidigare lagerflöde.
Stärkt intern orderhantering
När du arbetar med många försäljningsorder är det avgörande att ha koll på vem som skapar, ändrar och godkänner dem. Ett godkännandeflöde skapar tydliga ramar och ansvarsfördelning, vilket bidrar till en mer effektiv och korrekt ordrestyrning.
Förbättrat samarbete mellan avdelningar
Med ett väldesignat godkännandeflöde blir samarbetet mellan försäljning, lager och inköp mer strukturerat. Det gör det enklare att följa interna riktlinjer och säkerställer att alla arbetar utifrån samma processer.
När bör du överväga ett godkännandeflöde?
Ett godkännandeflöde är särskilt relevant om:
Ditt företag hanterar många order dagligen
Flera medarbetare skapar order
Du behöver extra kontroll för vissa kunder, leverantörer eller varor
Du vill ha bättre dokumentation och spårbarhet i dina processer
Redo att få full kontroll över dina order?
Ett välfungerande godkännandeflöde är inte bara en extra säkerhet – det är en investering i effektivare lagerstyrning, bättre ordrestyrning och starkare samarbete mellan dina avdelningar. Hos Rackbeat har vi gjort det enkelt att anpassa flödet efter just dina behov, så du slipper manuella fel och får mer tid till det som verkligen skapar värde.
Vill du se hur det fungerar i praktiken? Boka ett kostnadsfritt och förutsättningslöst onlinemöte med en av våra specialister, så visar vi dig hur Rackbeat kan optimera ditt orderflöde – från första klick till leverans.
Boka en demo här – det tar bara 30 minuter:
