Ärendehantering

Varför är ärendehantering viktig?

Ärendehantering är en viktig del av många företags dagliga verksamhet, särskilt inom tjänstesektorn, försäljning och projektledning. Den omfattar alla de åtgärder och processer som krävs för att säkerställa att ett ärende slutförs med bästa möjliga resultat för kunden eller företaget. Typiskt sett involverar ärendehantering olika avdelningar eller intressenter, och det är därför viktigt med ett bra system för att hålla ordning på tidsplaner, uppgifter, kommunikation och dokumentation kring ärendet.

Med effektiv ärendehantering kan man minska risken för att uppgifter faller mellan stolarna och uppnå större transparens i processerna. Detta skapar bättre intern kommunikation och säkerställer att kundernas behov möts snabbare och mer exakt.

Vad är ett ärendehanteringssystem?

Ett ärendehanteringssystem är en mjukvarulösning som hjälper företag att digitalisera och strukturera sin ärendehantering. Systemet gör det möjligt att registrera, spåra och hantera ärenden från början till slut, inklusive tilldelning av uppgifter, övervakning av status och lagring av relevant dokumentation. Funktioner kan inkludera automatiska påminnelser, rapporteringsverktyg och möjligheter för samarbete mellan avdelningar.

Fördelen med ett ärendehanteringssystem är att det skapar en samlad plattform där all information relaterad till ett ärende är lättillgänglig för de medarbetare som arbetar med det. Detta skapar ett smidigare och mer strömlinjeformat arbetsflöde och gör det enklare att hantera komplexa uppgifter.

Ärendehanteringssystem och lagerhanteringssystem: Samband och samspel

Ett ärendehanteringssystem kan spela en viktig roll i samverkan med ett lagerhanteringssystem. När ärenden är relaterade till ordrar, projektleveranser eller varor på lager kan integrationen mellan dessa system säkerställa att både lagerstatus och ärendeinformation uppdateras i realtid. Till exempel kan varor från en order som behandlas som ett ärende automatiskt dras från lagret, och förändringar i lagersaldot kan rapporteras direkt till ärendehanteringssystemet så att alla relevanta medarbetare har uppdaterad information.

Detta samspel mellan de två systemen skapar ett effektivare arbetsflöde, minskar manuellt arbete och minimerar risken för fel. Genom att samla data på ett ställe kan man dessutom optimera planeringen, effektivisera lagerhanteringen och ge kunderna en bättre serviceupplevelse genom att alltid ha koll på både lagersaldot och statusen för det enskilda ärendet.

Branscher som typiskt använder ärendehantering

Ärendehantering används brett inom många branscher där hantering av komplexa processer, kundärenden eller projekt är en central del av den dagliga verksamheten. Några av de branscher där ärendehantering typiskt används inkluderar:

• Tjänste- och rådgivningssektorn: Advokatbyråer, revisionsbyråer och konsultföretag använder ärendehantering för att organisera klient- och projektärenden, möta deadlines och lagra dokumentation.

• Bygg- och anläggningsbranschen: För att samordna större projekt med många olika leverantörer, underleverantörer och tidsplaner.
• Handels– och detaljhandeln: För att hantera större ordrar, reklamationer och returhantering.
• Offentlig sektor: För att behandla medborgarförfrågningar, ansökningar och andra komplexa processer.

Ärendehantering i hantverksbranschen

Hantverkare är en av de branscher som ofta har stor nytta av ärendehantering. Det används för att skapa översikt över projekt, planera arbetsuppgifter, följa deadlines och hålla koll på materialförbrukning. Ett ärendehanteringssystem gör det möjligt för hantverkare att registrera tidsåtgång, material och kundkommunikation – allt från en samlad plats.

Om ärendehanteringen kopplas samman med ett lagerhanteringssystem kan hantverkare automatiskt dra material från lagret och uppdatera lagersaldot när det används i ett projekt. Detta säkerställer att lagersaldot alltid är uppdaterat och förenklar både fakturering och uppföljning mot kunder. Ärendehantering gör det enklare för hantverkare att leverera en effektiv och transparent service – och hålla fokus på sina kärnuppgifter.

Rackbeat och samarbetet med Ordrestyring

Hos Rackbeat samarbetar vi med Ordrestyring för att erbjuda en integrerad lösning som kopplar samman lagerhantering och ärendehantering. Ordrestyring är ett ärendehanteringssystem som gör det enkelt för hantverkare och tjänsteföretag att planera och administrera uppgifter, projekt och resurser. 

Genom att integrera Rackbeats lagerhantering med Ordrestyring kan du automatiskt dra material från lagret, uppdatera saldon i realtid och säkerställa att alla ärenden är uppdaterade med nödvändiga varor och resurser.