Därför bör ditt lagerbaserade företag släppa Excel, Sheets eller kalkylarket

Använder du fortfarande Excel, Google Sheets eller kalkylark för att hantera ditt företag?

Du kan ha många bra skäl att hantera ditt lagerbaserade företag i Excel eller Google Sheets. Det är lättare och bekvämare att hålla fast vid ett verktyg man känner till, både på gott och ont – särskilt när du har många saker att ta itu med i ditt dagliga arbete.

Det ger dig en snabb överblick över ditt varuarkiv, dina beställningar, produktioner, leverantörer och fakturor. Så varför inte bara fortsätta på samma spår?

Du bör dock överväga att dra i handbromsen om du inte redan har gjort det. Ju längre tid ditt företag är igång, desto mer data, beställningar, kundinformation osv. samlas i dina ark. Och ju mer tid måste du därför spendera på att uppdatera filerna, hålla ordning och rota runt i dina ark för att hitta den information du letar efter.

Det är tid, energi och resurser som du kunde använda till andra mer lönsamma aktiviteter och uppgifter för ditt företag.

Och sedan finns det också alla de fallgropar som kan följa med användningen av Excel, Sheets och kalkylark…

6 skäl till varför du bör överväga ett alternativ till Excel, Kalkylark eller kalkylblad

Mycket data = många stavfel

Du kan nämligen lätt stöta på några små ojämnheter på vägen som till slut blir till större hål för ditt företag. Eftersom åren går, oavsett om du utvidgar verksamheten eller inte, kommer din data att växa eftersom du hela tiden får nya beställningar, kunder, varor i lager och liknande.

Därför måste du, om det inte redan är fallet, spendera mycket tid på att manuellt uppdatera dina ark. Och den tiden skulle kunna användas till andra arbetsuppgifter.

Ännu värre är att under alla dessa dagar, veckor, månader och år är det nästan omöjligt att inte göra ett eller två stavfel. Till exempel har denna undersökning kommit fram till att det begås minst en felstavning för var 300:e gång dina fingrar träffar en knapp på tangentbordet.

Eftersom det kan vara mycket svårt att upptäcka ett fel i stora dataset, finns risken att felet leder till att du inte får beställa varor i tid, eller att du slutar köpa massor av produkter som bara samlar damm på lagret. I båda fallen förlorar du pengar, tid och energi på att rätta till stavfelen.

Inköp, försäljning och lager baseras på föråldrade data

Ett annat problem med all manuell inmatning av data är att du hela tiden måste uppdatera försäljningen, faktureringen, lagerbalansen, beställningarna etc. i efterhand. Det vill säga, efter att en ändring redan har skett.

Och eftersom dina varurörelser naturligtvis aldrig står still, kommer den översikt över ditt företag som antingen du eller en medarbetare försöker få i Excel, Sheets eller kalkylarket alltid att vara en föråldrad bild av verkligheten.

Det gör att dina försäljningsprognoser aldrig är helt korrekta, kundorder svävar i osäkerhet och dina beställningar görs på felaktiga grunder. Återigen leder det till en massa tidsförlust och resursförlust.

Du måste göra dubbelt arbete eftersom kalkylbladen inte pratar med dina andra system

När vi ändå pratar om förlorad tid, medför arbetet i Excel, Sheets eller kalkylarket en hel del dubbelarbete och extra klick med din mus, eftersom få system kan integreras med programmen.

Det innebär att du måste uppdatera dina ark i ett program, men behöver gå in och göra dina inköp i ett annat. Samtidigt måste du bokföra dina försäljningar och fakturera på en plats, för att sedan behöva mata in samma information i ditt ekonomisystem eller skicka siffrorna till din revisor.

Återigen, återigen, återigen använder du tid, pengar och ansträngning som du aldrig får tillbaka, på en manuell arbetsuppgift – till och med två gånger.

Det kan vara svårt för andra att arbeta i dina ark

Låt oss säga att du tar en välbehövlig semester eller att ditt företag växer så mycket att det blir nödvändigt att anställa fler medarbetare. Båda scenarierna i sig är mycket positiva. Men vad kommer att hända med bokföringen av varulagret och uppdateringarna av varurörelserna?

Det kan nämligen vara svårt för andra att arbeta i dina ark – beroende på hur komplexa dina formler är och hur mycket data som finns i dokumenten. Det skapar bara en grund för ännu fler fel som är svåra att rätta till. Det är nämligen inte alla som är lika skickliga i Excel, Sheets eller dina matematiska tankegångar.

Besvärligt att hitta information om tidigare beställningar

Om du behöver hitta en gammal order – antingen från en kund som vill returnera sina varor eller en av dina beställningar där leverantören har gjort fel – måste du göra en omfattande sökinsats i Excel, Sheets eller kalkylarket.

Det beror naturligtvis på hur flitig du har varit med att hålla ordning i dina ark, graden av information du har inkluderat och mängden data. Men för de flesta kommer det att vara ett irriterande och tidskrävande arbete som kan sluta med att du aldrig hittar nålen i höstacken om du måste gå tillbaka långt tillbaka i tiden.

Det finns inte mycket datasäkerhet

Ju mer data du matar in i din lageröversikt, din orderöversikt och dina försäljningsstatistik, desto tyngre filer måste din dator kunna hantera. Och när dagarna blir till år närmar du dig den punkt då din dator inte längre kan bära den bördan och måste ge upp.

Och vad händer sedan med all din data?

Om du inte har säkerhetskopierat allt på en extern hårddisk, en Google Drive eller liknande förvaringsplatser kommer all den viktiga informationen helt enkelt gå förlorad. Det innebär att du måste börja om från början med att organisera ditt lager, dina order och fakturering.

Men som tur är finns det programvara som kan hjälpa dig att undvika detta problem och de fem andra fallgroparna, och hjälpa dig att bli av med ditt Excel-, Sheet- eller kalkylarksystem för lager- och orderhantering.

Denna programvara är ett lagerhanteringssystem.

Undvik tangentfel, tidsförlust och datatapp med ett lagerhanteringssystem

Med ett lagerhanteringssystem får du en fullständig översikt över lagerbeståndet, dina beställningar och kundorder i överskådliga instrumentpaneler som alla relevanta medarbetare enkelt kan komma åt, förstå och generera gamla rapporter från.

(*En skärmdump av en orderöversikt i Rackbeat.)

Dina instrumentpaneler uppdateras automatiskt varje gång det sker en förändring i dina varurörelser. Det innebär att du inte längre behöver spendera tid på manuell inmatning, risken för tangentfel försvinner och du kan basera dina inköpsbeslut på de senaste siffrorna istället för föråldrade data.

Samtidigt behöver du inte längre göra dubbelarbete när du överför data från ett system till ett annat. De flesta lagerhanteringssystem kan integreras med webbshoppen, ekonomi- eller fraktsystemet, så att försäljning och fakturering antingen överförs automatiskt eller kan godkännas med ett enda klick.

Dessutom kan du få rekommendationer för ombeställningar i lagersystemet. Det innebär att när en vara börjar ta slut får du en avisering i din instrumentpanel som påminner dig om att beställa nya varor.

Och istället för att behöva ringa upp en leverantör eller logga in på deras webbplats kan du göra beställningen direkt i lagersystemet.

Sist men inte minst skyddar ett molnbaserat lagerhanteringssystem dig från datatapp. Istället för att behöva lagra tunga Excel- eller kalkylbladsfiler på din bärbara eller stationära dator kommer all din data automatiskt att lagras i molnet. På så sätt är du inte beroende av datorns hälsa.

Så varför inte göra dina arbetsprocesser enklare och mer effektiva med ett molnbaserat lagerhanteringssystem?

Hör lite om vad Rackbeats molnbaserade lagerhanteringssystem kan göra för dig

Skulle du vilja spara tid på manuellt arbete, få realtidsuppdateringar om lager, beställningar och order samt skydda dina viktigaste data? Då kan Rackbeats molnbaserade lagerhanteringssystem vara den perfekta lösningen för dig.

Du kan läsa mer om Rackbeat här, eller så kan du boka en presentation med en lagerexpert som kommer att förklara vad systemet kan göra för just ditt företag.