Vad är inköpsstyrning? En avgörande faktor för din verksamhets framgång

Om din verksamhet ska växa till sitt fulla potential är det otroligt viktigt att du inte behandlar din inköpsstyrning som en orkidé du glömmer att sätta i en vas, vattna och ge ljus.

Om du vill se din verksamhet blomstra, måste du helt enkelt betrakta inköpsstyrningen som mer än något du tar hand om när du känner för det.

För när du driver en verksamhet med varan i centrum, måste du veta vad inköpsstyrning är och inte se det som ett sekundärt arbetsområde. Det är faktiskt en viktig åder i företagets försörjningskedja som direkt påverkar den finansiella hälsan och den operativa effektiviteten.

(Det är definitivt inte likgiltigt om du beställer 10 eller 100 varor hem från den första och bästa leverantören i telefonkatalogen vid ett slumpmässigt tillfälle.)

Och du kan faktiskt spara mycket tid, pengar och besvikna kunder genom att ha full koll på vad inköpsstyrning är – och framför allt hur viktigt det är att den är noga kopplad till din lagerstyrning.

För att ha koll på ditt lager är nyckeln att göra de rätta inköpen, som både ser till att du kan möta kundernas efterfrågan och hålla dina lagervärden på en rimlig nivå.

I denna artikel kommer vi att ta dig ett spadtag djupare ner i vad inköpsstyrning är och hur din verksamhet uppnår större framgång med effektiv inköpsstyrning som fungerar tillsammans med din lagerstyrning. I slutet av inlägget får du även ett skräddarsytt lagerblad som kan stödja ditt nya fokus på inköpsstyrningen.

Men först: Vad är inköpsstyrning egentligen?

Vad är inköpsstyrning: Dessa element är viktiga för din inköpsstyrning

Som nämnt bör du betrakta din inköpsstyrning som mer än ett månatligt samtal till en leverantör. Det är lite mer omfattande än så, eftersom det inkluderar:

• Uppdateringar av ditt lager: Utan en korrekt ögonblicksbild av hur många varor du har i lager, kommer dina inköp att göras på en felaktig grund.
• Insamling av inköps- och försäljningsrapporter: För att kunna förutsäga hur många varor som behöver beställas för att möta efterfrågan, är det viktigt att samla in inköps- och försäljningsrapporter.
• Beställning av varor: Sker det via e-post, en B2B-webbshop eller ringer du direkt till leverantören?
• Översikt över beställningsstatus: En tydlig och överskådlig översikt över alla inköpsorder, kostnader, leveransdatum, valutor, kunder osv.
• Leverantörsöversikt: En översikt över dina leverantörer, leverantörsfakturor, produktkataloger, kontaktinformation, adresser, allmänna leveranstider och priser.
• Registrering av varumottaganden: För att ditt varulager ska förbli uppdaterat är det viktigt att du effektiviserar och systematiserar registreringen av inkommande varor.

Alla dessa punkter är naturligtvis viktiga för att skildra vad din inköpsstyrning är. Framför allt är det de aspekter som direkt påverkar din lagerstyrning som är avgörande för att säkerställa att dina kunder mottar sina varor i tid och för att undvika överbeställning av varor som sedan inte kan säljas.

Låt oss titta närmare på detta.

Därför är effektiv lagerstyrning en viktig del av god inköpsstyrning

Utan ett systematiskt och flitigt underhåll av dina lagertal kommer du alltid att vara fångad i riskzonen för att göra felaktiga inköp. Och dina lagertal är allt annat än statiska. Faktiskt ändrar de sig varje gång du:

1. Gör inköp
2. Skriver ner ett varuparti
3. Registrerar en order
4. Slutför en försäljning.

Men om du dedikerar dig åt att hålla ditt lager uppdaterat genom noggrann lagerstyrning, kan du skapa en mycket bra grund för din inköpsstyrning, så att du både kan möta efterfrågan och hålla dina lagervärden nere:

När du har koll på lagret, kommer du att ha varorna redo för kunderna

Om du försummar att uppdatera siffrorna för ditt varulager, kommer du helt enkelt inte att hinna se katastrofen innan den träffar dig med full kraft. För medan du i god tro accepterar försäljningsorder till höger och vänster med löftet om snabb leverans, har ditt lager av kundernas önskade varor blivit kritiskt lågt.

Faktiskt inser du först att hyllan är tom när du går ut i lagret.

Det orsakar alltså en massa förseningar på de order du precis har gett ett leveransdatum och skickat en faktura på.

Men när du istället avsätter gott om tid för att hålla dina lagertal aktuella, kan du alltså undvika en sådan olycka. Ett bra tips här är att du hittar en minimal lagerhållning för varje produkt i ditt sortiment. När du sedan uppdaterar dina lagerlistor och upptäcker att du är på väg att nå denna miniminivå, kan du omedelbart beställa nya varor hem, så att dina hyllor inte blir ensamma.

Det innebär alltså: När du har ett stadigt öga på dina lagertal, kommer du att kunna stödja din inköpsstyrning så att kunderna aldrig behöver vänta länge på sina beställningar.

Och då kommer de tillbaka en annan gång.

När du har koll på dina lagerapporter, kan du spara pengar på ditt lager

Om du å andra sidan försöker kompensera för besvikna kunder genom att driva en mer offensiv inköpsstyrning, kan det dock också sluta illa.

För om du bara gasar på inköpen kommer du troligen att köpa en del produkter som du slutligen inte kommer att kunna sälja inom en rimlig framtid. Det innebär att varorna bara står och tar upp plats och pengar på ditt lager.

Det är dyrt i längden.

För att undvika detta, och alltså köra en mer effektiv lager- och inköpsstyrning, rekommenderas det, återigen, att du uppdaterar din varubehållning så att den är helt aktuell. Men utöver det, kan du med stor fördel börja samla in rapporter på alla dina inköp och försäljningar.

Med dem i handen har du en mycket bättre överblick över om det eventuellt kan finnas säsongsmässiga nedgångar i efterfrågan på vissa varor, till vilka du då kan hålla tillbaka inköpen av dessa.

Eller så upptäcker du att det finns vissa leverantörer som levererar färre, kanske till och med lite dyrare, varor än andra – men å andra sidan är mycket snabbare. Här kan du då välja att beställa oftare från dem.

På det sättet överfyller du inte ditt lager för att möta den omedelbara efterfrågan med en massa varor som du ändå inte kommer att sälja. Och det är bra för din verksamhet. För det är dyrare att vara fastkedjad till tunga lagermängder än att betala ett lite högre inköpspris för varor som du å andra sidan kan sälja.

Så en rapportbaserad inköpsstyrning hjälper dig alltså att hålla dina lagervärden på en sund, låg nivå. Och därmed kan du spara en del pengar när du kombinerar effektiv lagerstyrning med din inköpsstyrning.

Få mer struktur på lagerbehållningen och inköpsstyrningen med Rackbeats lagerblad

Om du vill ha lite hjälp med att hålla bättre ordning på lagertalen, så att du får en mer exakt inköpsstyrning, kan du med fördel ladda ner vårt skräddarsydda lagerblad genom att fylla i formuläret nedan: