5 vanliga misstag företag gör med lagerhantering i kalkylblad – och hur du undviker dem

5 vanliga misstag företag gör med lagerhantering i kalkylblad – och hur du undviker dem

För många små och medelstora företag är Excel det naturliga förstahandsvalet när lagret ska hanteras. Det är billigt, välbekant och känns till en början som en enkel lösning. Du kan snabbt skapa ett kalkylblad, lägga in artikelnummer och kvantiteter – och så har du en översikt.

Men problemet är att lagerhantering sällan förblir enkel. När antalet artiklar växer, fler medarbetare behöver åtkomst och data måste hänga ihop med både bokföring och webbshop, börjar Excel visa sina begränsningar.

Det som började som en smart lösning kan till slut bli ett hinder för tillväxt.

På Rackbeat pratar vi dagligen med företag som kämpar med att få Excel att fungera som ett lagerhanteringssystem – och ofta är det samma utmaningar som återkommer. Därför har vi samlat de 5 vanligaste misstagen företag gör när de använder kalkylblad för lagerhantering.

1. Dubbletter och inmatningsfel

När allt registreras manuellt är fel nästan oundvikliga. En enda felaktig inmatning kan innebära att lagret visar 100 artiklar på hyllan, trots att det bara finns 10. Och om en rad kopieras två gånger riskerar du att beställa hem varor som du egentligen har gott om. Små fel kan snabbt växa till dyra problem i form av alltför hög kapitalbindning i lagret.

2. Ingen realtidsuppdatering

Ett kalkylblad är i princip en ögonblicksbild. Men ditt lager förändras hela tiden. Om flera medarbetare arbetar i samma fil kan det lätt uppstå flera versioner – och plötsligt vet ingen vilka siffror som är korrekta. Det skapar osäkerhet, både internt och gentemot kunder.

3. Ingen integration med andra system

Excel lever sitt eget liv. Det kan inte automatiskt utbyta data med ditt bokföringssystem, din webbshop eller ditt kassasystem. Därför slutar det ofta med att du måste mata in samma information på flera ställen. Det är inte bara tidskrävande – det ökar också risken för att siffrorna inte stämmer mellan systemen.

4. Begränsad insikt och rapportering

Ett kalkylblad kan visa dig de mest grundläggande uppgifterna om ditt lager, men det ger sällan djupare insikt. Det är svårt att se trender, planera inköp eller förutse när en artikel tar slut. Därför tas beslut ofta baserat på magkänsla snarare än data.

5. Svårt att skala upp

Excel kan fungera för ett lager med få artiklar, men när verksamheten växer blir filerna snabbt ohanterliga. Ju fler produkter, leverantörer och kunder du behöver hålla reda på, desto mer komplicerat blir arket. Förr eller senare riskerar lagerhanteringen att bli en flaskhals som bromsar tillväxten.

Så undviker du misstagen

Ett dedikerat lagerhanteringssystem som Rackbeat löser de utmaningar som följer med Excel:

• Automatiska uppdateringar: Artikelantal justeras automatiskt när du köper in eller säljer. Fel och dubbletter minskas avsevärt.

• Realtidsdata för alla: Hela teamet arbetar alltid i samma uppdaterade system – oavsett var de befinner sig.

• Integration över system: Lagret synkroniseras med bokföring, webbshop och POS, så du slipper dubbelarbete.

• Insikt och rapporter: Systemet ger dashboards och analyser så att du kan optimera inköp, undvika slutsålda artiklar och minska kapitalbindningen.

• Skalbar lösning: Oavsett om du har 50 eller 5 000 artiklar kan systemet följa din tillväxt och ge dig kontroll hela vägen.

Redo för nästa steg?

Excel kan fungera i uppstartsfasen, men förr eller senare kostar det mer än det ger. Med ett lagerhanteringssystem får du kontroll över processerna, insikt i siffrorna och ett verktyg som växer tillsammans med din verksamhet.

Vill du se hur det fungerar i praktiken? Boka en demo med vårt team och upplev skillnaden mellan kalkylblad och dedikerad lagerhantering.