5 tecken på att du behöver ett lagerhanteringssystem

Oavsett hur bra det går för ditt lagerstyrda företag kan du alltid hitta några områden inom lager- och orderhantering som skulle kunna behöva justeras för att optimera ditt företag. Vissa av dessa kan till och med utgöra hinder som hindrar ditt företag från att nå sitt fulla potential.

Men lyckligtvis kan en bro byggas så att du kan gå över de flesta utmaningar som är kopplade till din lagerhantering och orderhantering.

För detta ändamål har jag valt att samla de mest frekvent förekommande utmaningarna som Rackbeat har löst för våra användare, så att de har kunnat fokusera på utveckling istället för snedsteg i sina arbetsflöden.

Oavsett om du kan känna igen dig i en eller flera av följande utmaningar kommer du att kunna spara mycket tid, ansträngning och resurser genom att implementera ett lagersystem i din verksamhet. Först och främst, kommer du att nedan få 5 tecknen på att det saknas ett lagersystem i dina arbetsflöden, och sedan kommer Rackbeats lösningar att presenteras.

Vi börjar med en klassisk tidstjuv.

1. Mycket tid spenderas på manuellt arbete

Varje gång en kund lägger en ny order eller en produkt har flyttats från en plats till en annan, måste du registrera det i dina kalkylblad eller anteckningsbok för att ditt lager ska stämma. Det stjäl din tid. Samtidigt ökar denna tidstjuv risken för fel – oavsett hur skarpt ditt huvud är och hur smidiga dina fingrar är.

Statistiskt sett gör du nämligen i genomsnitt 1 fel var 300:e tangenttryckning på tangentbordet. På så sätt förlorar du inte bara tid när du manuellt registrerar produktförflyttningar. Det kan även leda till förvirringar i dina order, beställningar och lagerstatusar, så att du till sist tappar överblicken över viktiga delar av din verksamhet.

2. Du saknar rapporter om inköp, lager och försäljning

När det gäller din data om inköp, lagerstatus och försäljning saknar du också den fullständiga översikten. Det beror på att du inte har möjlighet att dra omfattande rapporter om beställningar, lagerbehållningar och försäljningsorder om du arbetar med kalkylblad eller system som inte är anpassade för lagerhantering.

Och då går du in i ett minfält med ögonbindel när du ska beställa varor. Om du inte grundar dina inköp på verklig data ökar risken att du beställer för få eller för många varor. Båda alternativen är dyra: antingen möter dina kunder tomma hyllor eller så sitter du fast med för mycket kapital bundet i ditt lager.

3. Ditt lager är inte integrerat med redovisningen och försäljningen

En stor anledning till att du lägger för mycket tid på manuell inmatning, beställer för många varor eller upplever problem med faktureringen är att ditt redovisningssystem och försäljning inte kommunicerar med ditt lager.

Därför får inte ditt lager automatisk information när det görs en försäljning, till exempel i din webbutik, så att varorna kan dras från lagerbehållningen. Du kan även stöta på hinder om det sker förändringar i dina ekonomiska värden. Om en produkt måste skrivas ner på grund av skada eller om du har returnerade varor från en kund måste du manuellt uppdatera lagerbeholdningen och skapa en kreditnota för ditt redovisningssystem.

Det bryter upp ditt arbetsflöde i tidskrävande delar, eftersom du inte har ett lager som är anslutet till din redovisning och försäljning.

4. Ni spenderar mycket tid på att plocka, packa och skicka varor

I samband med avbrutna arbetsflöden kan det också vara på sin plats att effektivisera hela orderhanteringen. Dina anställda kanske saknar en uppdaterad översikt över var exakt varorna finns på lagret. Det kan också vara så att plockningen av varor görs manuellt eller i ett separat skanningssystem som inte är anslutet till lagret, vilket innebär att lagerbehållningen inte uppdateras omedelbart.

Det saktar ned tempot och hindrar effektiviseringen av hela orderhanteringen.

5. Verksamheten är beroende av din stationära dator eller bärbara dator när lagret ska uppdateras

Något annat som kan göra arbetsflödena tröga är om du arbetar med en lösning för lagerhantering på plats. Då är du tvungen att sätta dig vid en stationär dator eller hitta den bärbara dator som systemet är installerat på när du behöver uppdatera produktregistreringar, lagerstatus och försäljningsorder.

Och om en medarbetare är sjuk, den ansvariga arbetar hemifrån eller är på resande fot kan någon annan inte bara logga in på sin enhet och hantera lageradministrationen.

Du är därför begränsad av att du saknar ett system som kan säkerställa att lagerhantering och orderhantering aldrig stannar av.

Som tur är finns det en sådan lösning.

Så löser Rackbeat de 5 utmaningarna

Du ska inte behöva översvämmas av utmaningar utan att också få lösningarna på dem. För Rackbeats lagersystem gör det möjligt för dig att omvandla de 5 bekymren till möjligheter genom att:

1. Ta bort tidskrävande manuell inmatning och ge dig automatisering och överblick

I Rackbeat registreras dina varuförflyttningar varje gång det sker en förändring, och när du gör en försäljning justeras lagerhållningen automatiskt. På så sätt minskar både mängden manuellt arbete och risken för fel.
Du kommer aldrig att förlora överblicken, eftersom du alltid har tillgång till din lagerhållning samt dina försäljnings- och inköpsorder i överskådliga översikter.

”Således började vi med det vi kallar en Excel-lösning, och det ledde bara till mycket manuellt arbete, så det blev svårt för oss att få någon ordning på det. Plötsligt fanns det för mycket data. Men nu sätter vi bara produkten till försäljning direkt, och så kan vi alltid följa upp beställningarna i Rackbeat.

Så vi har fått ett system som berättar för oss vad vi har köpt, sålt och har på lagret. Om vi skriver det på papper blir det mycket svårt.” – Qais, DelsouX.

2. Ta bort bristen på data och ge dig rapporter om inköp, lager och försäljning

Med Rackbeat kan du också generera rapporter om inköp, lagerhållningen och försäljning. Och när du har den här datan blir det mycket enklare att göra rätt inköp i tid, eftersom du kan se hur ofta och snabbt varorna säljs under en längre tidsperiod.

Baserat på denna information kan du gå in i Rackbeat och ange en minimilagehållning för varje vara, varpå du får en avisering när det är dags att beställa mer. På så sätt kan du minska kapitalbindningen i lagret och se till att dina kunder får sina varor i tid.

”Nu kan vi mäta saker. Det är fantastiskt. Det kunde vi inte göra tidigare, men nu har vi data! Vi hade verkligen inte samma typ av data som vi har nu med Rackbeat.

“Därför har vi nu veckovisa försäljningsmöten där vi följer 1:1 vad som hände med olika produkter, olika order, olika kunder vecka för vecka med hjälp av den data som kommer från Rackbeat.” – Thomas, Banana CPH.

3. Ta bort spontana förbindelser och ge dig en integration mellan ditt lager, redovisning och försäljning

Rackbeat kan koppla ihop ditt lager med redovisningen och webbutiken. Så när en försäljning görs i webbutiken eller när du själv skapar en försäljningsorder, kommer varorna att dras från lagret och du kan skicka en faktura till ditt redovisningssystem. Om en kundorder returneras kan du också justera lagret direkt. Om det uppstår förluster kan du enkelt skapa en kreditnota som skickas till redovisningen.

”Möjligheten att integrera Rackbeat med e-conomic var ganska viktig, eftersom vi inte ville byta redovisningssystem. Och jag kunde se att det fanns möjligheter att integrera med webbshoppar och många andra saker.” – Christian, Dahl Limited.

4. Ta bort hinder i orderhanteringen och ge dig en effektivisering av din orderprocess

Rackbeats mobilapp och koppla skannersystemet till lagerhanteringen. På det sättet kan du eller lagerpersonalen plocka, packa och skicka kundens order mycket snabbare.

”Många av arbetsuppgifterna blev helt enkelt enklare, eftersom där man tidigare behövde gå igenom kanske 8 steg kan man göra det på 3 i Rackbeat. Så det säger sig självt att tiden som spenderas på uppgifterna kan göras avsevärt snabbare, och då finns det mer tid för annat.” – Jorge, Melia Food Trade.

”När du skapar en order kan du också direkt skapa en produktion för den ordern och koppla den till leveranssedlar, fakturering och sändning till våra externa producenter. Så med en skapelse kan du sätta hela kedjan i rörelse och slutföra den på samma gång.” – Thomas, Banana CPH.

5. Ta bort on premise-länkarna och ge dig en molnbaserad lösning

Rackbeat är molnbaserat, vilket innebär att dina data alltid lagras säkert i ”molnet”. Härifrån kan alla användare av systemet få tillgång till lagret och ordererna var de än befinner sig, och med vilken enhet som helst, eftersom systemet är mobilt kompatibelt.

”Man kan använda Rackbeat på sin telefon eller iPad. Det kunde det andra systemet vi hade inte. Det är bra att kunna kolla upp lagret på telefonen och se lagerbeholdningen. Det gör att vi kan erbjuda bättre service, en mer exakt service. Så det hjälper våra kunder.” – Christian, MobileAdds.

Prova Rackbeat idag

Så du kan alltså spara en massa tid, feltryck, och datatapp med Rackbeats lagerhanteringssystem. Om du vill veta mer om systemet eller letar efter lösningar på andra utmaningar är du alltid välkommen att boka en presentation med en lagerexpert. Du kan också hoppa in direkt och prova systemet gratis i 14 dagar.