Sagsstyring og lagerstyring: Find ud af, hvordan de komplementerer hinanden

For at drive en effektiv virksomhed er det vigtigt at have de rette værktøjer til at håndtere alle dele af driften. Mange virksomheder vælger at fokusere på deres største behov og implementerer kun et enkelt nøglesystem. Men i den proces overser virksomheder ofte andre virksomheder, som kan komplementere det primære system og øge effektiviteten yderligere. Ved at bruge flere løsninger i kombination med hinanden kan virksomheder ofte opnå bedre overblik, optimering af arbejdsprocesserne og skabe endnu større værdi for forretningen. 

To hyppige systemer i denne sammenhæng er sagsstyring og lagerstyring. De bliver ofte betragtet som et enten-eller valg, men i virkeligheden kan der være mange fordele ved at kombinere de to systemer.

For at forstå hvordan de to systemer kan styrke hinanden i praksis, er det først vigtigt at forstå systemerne hver især, og hvad der kendetegner dem. 

Sagsstyring

Hvad er sagsstyring?

Sagsstyring handler om at organisere, følge og håndtere individuelle sager eller opgaver inden for en virksomhed. Et sagsstyringssystem hjælper med at holde styr på hver enkelt sag fra start til slut ved at sikre, at alle nødvendige oplysninger er tilgængelige, og at arbejdsopgaver bliver udført til tiden. Med sagsstyring kan virksomheder effektivt planlægge, prioritere og fordele ressourcer, så medarbejderne altid har et klart overblik over deres opgaver og deadlines.

Nøglefunktioner i sagsstyring:

• Opfølgning på sager: Mulighed for at spore status og fremskridt for hver enkelt sag.

• Dokumentation og notater: Gemme relevante dokumenter og notater relateret til sagerne.

• Tildeling og prioritering: Tildeling af sager til specifikke medarbejdere og prioritering baseret på vigtighed.

• Rapportering: Generere rapporter for at få indsigt i sagers status og ressourceforbrug.

Hvem henvender sagsstyring sig til?

Sagsstyringssystemer er ideelle for virksomheder og organisationer, der håndterer mange individuelle sager eller opgaver, som kræver systematisk opfølgning og administration. Dette inkluderer blandt andet:

• Håndværkere: For at administrere opgaver som vedligeholdelse, reparationer og installationsarbejde, herunder planlægning, opfølgning og dokumentation af arbejdet.

• Administration: For at have overblik over ressourceforbrug, registrering og kvalitetssikring

• Projektledere: For at holde styr på projektopgaver og deadlines.

Lagerstyring

Hvad er lagerstyring?

Lagerstyring fokuserer på at overvåge, organisere og optimere virksomhedens lagerdrift. Dette omfatter alt fra at have et overblik over lagerbeholdningen, bestille nye varer hjem og sikre, at der hverken er for meget eller for lidt på lager. Et lagerstyringssystem hjælper blandt andet med at sikre, at der er varer på hylderne til at imødekomme kundernes efterspørgsel, men samtidig også at der ikke fyldes unødigt op af varer, som ikke kan afsættes igen. 

Nøglefunktioner i lagerstyring:

• Lagerbeholdning: Overblik over varerne på lageret.

• Indkøbsstyring: Foretag bestillinger når lagerniveauer når en bestemt grænse.

• Rapportering: Overblik over lagerstatus, salgsdata og omsætningshastighed.

• Integrering: Integration med blandt andet salgs- og sagsstyringssystemer for at optimere hele forsyningskæden.

Hvem henvender lagerstyring sig til?

Lagerstyringssystemer er afgørende for virksomheder, der håndterer fysiske produkter og skal sikre, at deres lagerbeholdning er opdateret. Dette inkluderer blandt andet:

• Håndværksvirksomheder: For at få et overblik over materialer og mindske svind

• Detailhandlere: For at sikre, at populære varer altid er på lager, og undgå indkøb af langsomt sælgende produkter.

• Producenter: For at holde styr på råmaterialer og færdigvarer i produktionsprocessen.

• E-handelsvirksomheder: For at håndtere online ordrer og sikre hurtig og præcis levering.

• Engrosvirksomheder: For at administrere indkøb og salg

Mens både sagsstyring og lagerstyring er essentielle for forskellige typer af virksomheder, er deres anvendelsesområder og funktioner vidt forskellige. Sagsstyring er ideel for virksomheder, der skal holde styr på mange individuelle opgaver og sager, mens lagerstyring er uundværlig for virksomheder, der håndterer fysiske varer og har brug for at optimere deres lagerdrift.

Men hvordan kan de to så komplementere hinanden til forretningens fordel, så det ikke længere er et spørgsmål om, hvilket system forretningen skal vælge, men derimod hvorfor det for nogle virksomheder kan give god mening at gøre brug af begge?

Særligt håndværksvirksomheder kan drage gavn af at kombinere deres sagsstyringssystem med et lagerstyringssystem. 

Sagsstyring og lagerstyring i én komplementær løsning

For at det skal give værdi for en virksomhed at kombinere sagsstyring og lagerstyring, kræver det at virksomheden i et eller andet omfang arbejder med fysiske varer – ellers er lagerstyring ikke relevant for forretningen. 

Hertil er et godt eksempel på virksomheder der kan drage gavn af kombinationen netop håndværksvirksomheder. Disse virksomheder gør ofte brug af et sagsstyringssystem som det primære arbejdsværktøj, hvori der er et overblik over de forskellige sager samt der kan foretages tids- og materialeregistreringer. 

Ved at koble lagerstyring og sagsstyring sammen kan håndværksvirksomheder få et samlet overblik over både lagerbeholdning og aktuelle sager. Det gør det nemmere at koordinere indkøb med kommende sager, sikre at de nødvendige materialer er tilgængelige, når medarbejderne har brug for dem, og reducere risikoen for forsinkelser. 

Lagerstyringen kan bidrage med indblik i, hvilke materialer der er tilgængelige både på hovedlageret samt i medarbejdernes biler præsenteret ved både antal og type. Det betyder, at medarbejderne altid ved, hvilke materialer der er til rådighed og hvor de er, og kan planlægge arbejdsopgaver mere præcist. 

Desuden er det muligt at flytte materialer mellem biler, så der er både fleksibilitet og kontrol over materialeforbruget. Resultatet er færre forsinkelser, reduceret svind og en bedre samlet serviceoplevelse for kunderne. 

Så for virksomheder der arbejder med individuelle sager og samtidig har berøring med fysiske varer, kan det være yderst fordelagtigt at kombinere sagsstyring med lagerstyring. På den måde sikrer forretningen at hele driften kan køre optimalt uden unødigt ressourcespild. 

Skriv dig op og modtag månedlige tips og trick til din lagerstyring direkte i mailindbakken!