Oppgavestyring og lagerstyring: Finn ut hvordan de komplementerer hverandre

For å drive en effektiv virksomhet er det viktig å ha de rette verktøyene til å håndtere alle aspekter av driften. Mange bedrifter fokuserer på sine største behov og implementerer kun ett nøkkelsystem. Men i denne prosessen overser de ofte andre løsninger som kan komplementere det primære systemet og øke effektiviteten ytterligere. Ved å bruke flere løsninger i kombinasjon kan bedrifter ofte oppnå bedre oversikt, optimalisering av arbeidsprosessene og skape enda større verdi for virksomheten.

To vanlige systemer i denne sammenhengen er oppgavestyring og lagerstyring. De blir ofte betraktet som et enten-eller valg, men i virkeligheten kan det være mange fordeler ved å kombinere de to systemene.
For å forstå hvordan de to systemene kan styrke hverandre i praksis, er det først viktig å forstå systemene hver for seg, og hva som kjennetegner dem.

Oppgavestyring

Hva er oppgavestyring?

Oppgavestyring handler om å organisere, følge opp og håndtere individuelle saker eller oppgaver innenfor en virksomhet. Et oppgavestyringssystem hjelper med å holde styr på hver enkelt oppgave fra start til slutt ved å sikre at all nødvendig informasjon er tilgjengelig, og at arbeidsoppgaver blir utført til riktig tid. Med oppgavestyring kan bedrifter effektivt planlegge, prioritere og fordele ressurser, slik at de ansatte alltid har en klar oversikt over sine oppgaver og frister.

Nøkkelfunksjoner i oppgavestyring:

• Oppfølging av saker: Mulighet til å spore status og fremdrift for hver enkelt sak.

• Dokumentasjon og notater: Lagring av relevante dokumenter og notater relatert til sakene.

• Tildeling og prioritering: Tildeling av oppgaver til spesifikke ansatte og prioritering basert på viktighet.

• Rapportering: Generere rapporter for å få innsikt i sakers status og ressursbruk.

Hvem henvender oppgavestyring seg til?

Oppgavestyringssystemer er ideelle for bedrifter og organisasjoner som håndterer mange individuelle saker eller oppgaver som krever systematisk oppfølging og administrasjon. Dette inkluderer blant annet:

• Håndverkere: For å administrere oppgaver som vedlikehold, reparasjoner og installasjonsarbeid, inkludert planlegging, oppfølging og dokumentasjon av arbeidet.

• Administrasjon: For å ha oversikt over ressursbruk, registrering og kvalitetssikring.

• Prosjektledere: For å holde styr på prosjektoppgaver og frister.

Lagerstyring

Hva er lagerstyring?

Lagerstyring fokuserer på å overvåke, organisere og optimalisere bedriftens lagerdrift. Dette inkluderer alt fra å ha en oversikt over lagerbeholdningen, bestille nye varer og sikre at det verken er for mye eller for lite på lager. Et lagerstyringssystem hjelper blant annet med å sørge for at det er varer på hyllene for å imøtekomme kundenes etterspørsel, men samtidig at det ikke fylles unødig opp med varer som ikke kan selges igjen.

Nøkkelfunksjoner i lagerstyring:

• Lagerbeholdning: Oversikt over varene på lager.

• Innkjøpsstyring: Foreta bestillinger når lagernivåene når en bestemt grense.

• Rapportering: Oversikt over lagerstatus, salgsdata og omsetningshastighet.

• Integrering: Integrasjon med blant annet salgs- og oppgavestyringssystemer for å optimalisere hele forsyningskjeden.

Hvem henvender lagerstyring seg til?

Lagerstyringssystemer er avgjørende for bedrifter som håndterer fysiske produkter og må sikre at lagerbeholdningen deres er oppdatert. Dette inkluderer blant annet:

• Håndverksbedrifter: For å få en oversikt over materialer og redusere svinn.

• Detaljhandlere: For å sikre at populære varer alltid er på lager, og unngå innkjøp av langsomt selgende produkter.

• Produsenter: For å holde oversikt over råmaterialer og ferdigvarer i produksjonsprosessen.

• Netthandelsbedrifter: For å håndtere online bestillinger og sikre rask og presis levering.

• Engrosvirksomheter: For å administrere innkjøp og salg.

Selv om både oppgavestyring og lagerstyring er essensielle for forskjellige typer bedrifter, er deres bruksområder og funksjoner svært ulike. Oppgavestyring er ideell for bedrifter som må holde styr på mange individuelle oppgaver og saker, mens lagerstyring er uunnværlig for bedrifter som håndterer fysiske varer og trenger å optimalisere lagerdriften.
Men hvordan kan de to komplementere hverandre til fordel for bedriften, slik at det ikke lenger er et spørsmål om hvilket system bedriften skal velge, men snarere hvorfor det for noen bedrifter kan gi mening å bruke begge?

Oppgavestyring og lagerstyring i én komplementær løsning

For at det skal gi verdi for en bedrift å kombinere oppgavestyring og lagerstyring, krever det at bedriften på en eller annen måte jobber med fysiske varer – ellers er ikke lagerstyring relevant for virksomheten.
Et godt eksempel på bedrifter som kan dra nytte av kombinasjonen er håndverksbedrifter. Disse bedriftene bruker ofte et oppgavestyringssystem som det primære arbeidsverktøyet, der de får en oversikt over de ulike sakene samt kan foreta tids- og materialregistreringer.

Ved å koble lagerstyring og oppgavestyring sammen kan håndverksbedrifter få en samlet oversikt over både lagerbeholdning og aktuelle saker. Dette gjør det enklere å koordinere innkjøp med kommende oppgaver, sikre at nødvendige materialer er tilgjengelige når de ansatte trenger dem, og redusere risikoen for forsinkelser.

Lagerstyring kan bidra med innsikt i hvilke materialer som er tilgjengelige både på hovedlageret og i de ansattes biler, presentert ved både antall og type. Dette betyr at de ansatte alltid vet hvilke materialer som er tilgjengelige og hvor de befinner seg, slik at arbeidsoppgaver kan planlegges mer presist.

I tillegg er det mulig å flytte materialer mellom biler, noe som gir både fleksibilitet og kontroll over materialbruken. Resultatet er færre forsinkelser, redusert svinn og en bedre samlet kundeopplevelse.

Så for bedrifter som arbeider med individuelle saker og samtidig har berøring med fysiske varer, kan det være svært fordelaktig å kombinere oppgavestyring med lagerstyring. På denne måten sikrer virksomheten at hele driften kan kjøre optimalt uten unødig ressursforbruk.

Meld deg på og motta månedlige tips og triks for lagerstyring direkte i innboksen din!