Hvordan påvirker Rackbeat mine arbeidsprosesser? Fra lager i ERP-systemet til dedikert lagerstyring

Når lagerstyringen i ERP-systemet ikke lenger treffer tonen

Forestill deg at du er en dirigent, og ditt ERP-system er et stort orkester.

Daglig prøver du å få tonene til å flyte harmonisk gjennom hele ensemblet, med alle bilagene og salgsfakturaene i regnskapet og varebevegelsene over i lagerdelen. Men jo lenger musikken spiller, jo tydeligere blir det at lagerstyringen krever en presisjon og rekkevidde som ditt nåværende oppsett ikke alltid kan levere.

Det kreves et nytt instrument.

Selv om mange ERP-systemer kan håndtere de mest grunnleggende lagerfunksjonene, som å vise den aktuelle lagerbeholdningen og sende en salgsordre, og noen har til og med noen litt mer avanserte funksjoner som tilleggskomponenter, mangler de dybden og spesialiseringen et dedikert system som Rackbeat tilbyr.

I denne veiledningen vil vi derfor utfolde hvordan et skifte til Rackbeat kan forbedre og forenkle dine lagerprosesser. Men først starter vi med å gjennomgå nøkkelpunktene ved overgangen fra ERP-basert lagerstyring til Rackbeat, slik at du er godt forberedt på dine nye arbeidsprosesser.

På den måten trenger du ikke å stresse over om regnskapsdelen og lagerdriften er i takt, men i stedet lene deg tilbake og nyte samspillet.

God fornøyelse.

Det må du være oppmerksom på når du bytter lagerstyringen i ERP-systemet ut med Rackbeat

1. Arbeidsfordelingen

Vi anbefaler at alt som har med lagerarbeid og ordrehåndtering å gjøre foregår over i Rackbeat, mens regnskapsdelen beholdes i ERP-systemet. Helt konkret betyr det at salg, innkjøp, varejusteringer og lagerflytting utføres i lagersystemet. Det vil si alle aktiviteter som påvirker lagerantallet og finanslagerverdien.

Det er også viktig å si at når du oppretter kunder eller endrer kundeinformasjon, skal det enten skje i Rackbeat eller ERP-systemet – ikke i begge, da det vil skape rot i informasjonsflyten. Det er nemlig avgjørende å etablere klare linjer for hvor data håndteres og oppdateres for å unngå dataforvirring og synkroniseringskonflikter.

2. Muligheten til å velge flere lagerprinsipper

Rackbeat støtter avanserte lagerprinsipper som FIFO (First-In, First-Out) og gjennomsnittlig kostpris, noe som gir deg muligheten til å velge hvordan din finanslagerverdi skal beregnes. Det er viktig at du har kontroll på hvilket lagerprinsipp som passer best til din virksomhets behov før din Rackbeat-avtale settes opp. Valget av lagerprinsipp er nemlig permanent og bør treffes med omhu for å sikre at dine finanslagerverdier beregnes korrekt.

3. Lær ditt nye lagersystem å kjenne

Overgangen fra lagerstyring i et ERP-system til Rackbeats avanserte lagersystem innebærer litt forberedelse, siden Rackbeat tilbyr flere muligheter og funksjoner enn du kanskje er vant til. Det er avgjørende at du setter av tid til å forstå hvordan Rackbeat fungerer, siden ingen arbeidsprosesser er like.

Det er fordelaktig å benytte Rackbeats gratis prøveperiode på 14 dager. I denne perioden anbefaler vi at du bruker våre forhåndsinnstilte demodata, noe som gir deg muligheten til å utforske alle systemets funksjoner grundig uten å påvirke dine egne forretningsdata.

4. Tenk over dine behov og ha en prat med oss

Det er gull verdt å ha en uformell prat om dine behov med en spesialist når du forbereder overgangen til et nytt lagersystem. Før du går i dialog, er det imidlertid viktig at du har en klar forståelse av din virksomhets spesifikke krav. Analyser dine nåværende arbeidsprosesser og identifiser nøyaktig hvilke utfordringer du forventer at Rackbeat skal adressere, og hva dine mål er med implementeringen av det nye lagersystemet.

5. Book en gratis demonstrasjon av Rackbeat

Selv om du ikke har fullstendig klarhet over dine behov ennå, tilbyr Rackbeat en personlig demonstrasjon av vårt system. Under denne demonstrasjonen vil en spesialist først gjennomføre en innledende samtale med deg om dine behov. Deretter vil vedkommende demonstrere hvordan Rackbeat kan møte disse behovene. Dette gir deg en konkret forståelse av hvordan dine arbeidsprosesser kan optimeres med Rackbeat.

Dette var en liten introduksjon til hvordan implementeringen av Rackbeat vil påvirke dine arbeidsprosesser. Nå hopper vi videre og gjennomgår et lite utvalg av de mange fordelene du vil oppnå med dette lagersystemet.

Fordelene med å bytte ut ERP-lagerstyringen med Rackbeat

I tillegg til å levere grunnleggende lagerfunksjoner, som muligheten til å organisere lageret i forskjellige underlokasjoner, gjennomføre lageropptellinger, håndtere varejusteringer og gi deg realtidsoppdateringer på varebevegelser, tilbyr Rackbeat blant annet også deg:

1. Fri synkronisering av data

Rackbeat frigjør og forenkler datastrømmen mellom ditt lagersystem og ERP-system. Dette innebærer en sømløs integrasjon, hvor salgsfakturaer, leverandørfakturaer, produkter, strukturvarer, kunder, leverandører og vareforbruk automatisk synkroniseres. Når en salgsordre for eksempel bokføres i Rackbeat, sendes fakturaen automatisk til ditt ERP-system, som en kladd eller bokført postering. Nyopprettede kunder og varer overføres også automatisk, noe som eliminerer dobbeltarbeid.

2. Brukervennlig innkjøpsstyring med påminnelser om gjenbestilling

Med Rackbeats innkjøpsstyring kan du plassere en ordre direkte hos din leverandør uten behov for telefonsamtaler, skifte til andre systemer eller en søken etter kontaktinformasjon. Når dine varer så ankommer lageret, kan du straks registrere dem, hvoretter Rackbeat oppdaterer din varebeholdning. Du har dessuten muligheten for å motta automatiske påminnelser om behovet for gjenbestilling av varer, når et produkts beholdning faller til den fastsatte minimumsgrensen. Dermed bestiller du hverken mindre eller mer enn du trenger. Og det betyr at du kan møte kundenes etterspørsel og holde din kapitalbinding på varelageret på et fornuftig nivå.

3. Datadrevet drift med detaljerte rapporter

Rackbeat tilbyr deg omfattende rapporter som gir deg dypere innsikt i varebevegelsene dine. Disse inkluderer finanslagerapporten, som ikke bare vil glede din revisor, men også gi deg en klarere forståelse av varenes finanslagerverdi gjennom hele forsyningskjeden – fra innkjøp til salg og fakturering. Innkjøps- og salgsstatistikkene ruster deg til å ta velinformerte innkjøpsbeslutninger basert på både aktuell og historisk data. Er det de riktige leverandørene med de beste innkjøpsprisene du handler med? Og selger de varene du kjøper inn i store mengder nok til å rettferdiggjøre investeringen?

4. Lagerfritt salg med dropshipping

Rackbeat gjør det lettere for deg å selge produkter uten å måtte oppbevare dem fysisk på et eget lager. Med dropshipping-funksjonen kan du knytte salgsordrene dine direkte til leverandøren din sitt lager, noe som betyr at du kan selge varer direkte fra leverandøren til din kunde. Dette reduserer ikke bare kostnadene og det administrative arbeidet som er forbundet med å vedlikeholde et lager, men også kompleksiteten i håndteringen av varebevegelser.

5. Smarte produksjonsfunksjoner

Hvis du selv produserer dine egne varer, har Rackbeat også et par funksjoner som vil effektivisere den delen av din virksomhet. Du har nemlig muligheten til å opprette strukturvarer, lage produksjonsordrer samt tilgang til en samlet oversikt over alle dine produksjonsordrer. Dette vil hjelpe deg med å optimalisere din produksjonshastighet og effektivitet, noe som er noe de fleste ERP-systemer ikke tilbyr.

Nå er det på tide å se funksjonene i full blomst. Derfor anbefaler vi deg å booke en gratis presentasjon av Rackbeat med en spesialist, slik at du kan bli grundig kjent med systemet.