Hva koster et lagerstyringssystem?

Når du kjøper nytt software til virksomheten din, må du først og fremst være oppmerksom på de ukjente faktorene og skjulte kostnadene som ofte følger med dette. Et system kan være kjøpt inn billig, men senere vise seg å kreve utallige konsulenttimer, hvis det skal spille sammen med det øvrige set-upet ditt. På samme måte kan langvarige kontrakter typisk få prisene ned, men man risikerer å ende opp med en løsning som ikke kan skaleres i takt med virksomhetens utvikling.

Begge disse scenarioene inneholder eksempler på kostnader, som inngår i begrepet Total Cost of Ownership (TCO). Det er et begrep du burde ha kjennskap til uansett om du er i gang med å gjennomgå hygienefaktorene i den nåværende oppsettingen deres, vurderer et tilkjøp av et nytt system eller er på markedet for å se på alternative løsninger til det.

Men hvordan kan et lagerstyringssystem skape verdi for nettopp din forretning? Hva slags kostnader (pengemessige, tidsmessige, praktiske, m.m.) kan du støte på når du kjøper et lagerstyringssystem? Og hvordan spiller disse sammen? Det vil du få svar på i dette innlegget, når du får full oversikt over alle mulige kostnader ved et lagerstyringssystem.

Hva er verdifullt for din virksomhet?

Det absolutt viktigste når du skal kjøpe et ytt lagerstyringssystem er å sikre deg at løsningen passer til virksomheten din. Derfor bør det første skrittet ditt alltid være å kartlegge hva som er verdifullt for virksomheten din – både nå og fremover. Det kan du gjøre ved å besvare følgende spørsmål:

• Har det verdi at lager-data blir oppdatert i sanntid og på tvers av systemene dine?
• Er det flere aktører som skal ha tilgang til data?
• Er dere beskyttet mot tap av data, for eksempel ved nedbrudd eller ransomware angrep?

Få denne gratis guide til ditt valg av lagerstyringssystem

De totale kostnadene ved et WMS

The Total Cost of Ownership gir deg muligheten til å sammenligne forskjellige systemers rentabilitet. Den samlede prisen avhenger av mange forskjellige variabler, i tillegg til ressurser til implementering og onboarding. Fortsatt er det flere skjulte faktorer, som effekten på den øvrige organisasjonen og kundeopplevelsen.

Det er nettopp disse skjulte – eller ofte oversette – utgiftene og implikasjonene (som vi kommer inn på senere), som kan utgjøre forskjellen på systemers rentabilitet. Når det kommer til lagerstyring, stiger effekten av disse markant, jo større volumet og kompleksiteten er i deres forretning.

”Som utgangspunkt anbefaler vi å velge dedikerte systemer til de forretningsområdene som er viktigst: for eksempel lagerstyring til virksomheter som kjøper og selger varer. Jo større varevolumet og lagerkompleksiteten din er, desto større forskjell gjør et kompetent og dedikerte lagerstyringssystem.”

– Morten Bæhrenz, CEO & Co-founder av Rackbeat.

Det vil altså si: hvis ditt varevolum og/eller lagerkompleksiteten er høy, de kan for eksempel være at dere opererer på flere markedet og selger forgjengelige varer, så gjør et dedikert, cloud-basert Warehouse Management System (WMS) en kjempestor forskjell. Ikke bare pengemessige forskjeller, men også forskjeller som angår kundetilfredshet, arbeidsglede, data-oversikt og mer.

Typer av kostnader

Etter å ha kartlagt eller vurdert hva som er verdifullt for virksomheten din, vil det være relevant å tenke over hvilke typer utgifter som gjør seg gjeldende utover den direkte innkjøpsprisen. Følgende spørsmål kan hjelpe deg med å avklare prisen på disse utgiftene:

• Hva koster implementeringen og integrasjonen med deres nåværende set-up? Har dere ressursene in-house, eller vil det kreve konsulenttimer – og i så fall, hvor mange timer?
• Hva koster det å kjøpe lisenser? Kan lisensene brukes igjen ved utskiftninger av medarbeidere?
• Hvordan håndteres oppdateringer og vedlikehold?
• Hva er kontraktlengden og hva er kontraktens spillerom i forhold til skalering og evt. tidlig avslutning på kontrakten?
• Hvordan håndterer dere forsyningskjeden? Er det balanse mellom hva og hvor mye som blir bestilt, slik at dere ikke får for høye lagerbindinger eller ikke kan møte etterspørselen?

Les gjerne vår guide til effektiv lageropptelling.

Hva koster dårlige kundeopplevelser?

Kundeopplevelsen er en av de største faktorene som typisk blir glemt, selv om det er absolutt forretningskritisk. En undersøkelse viser at 78% av deltakerne mener at kundeopplevelsen er like viktig som den varen de kjøper hos virksomheten.

”Vår største utfordring har vært å selge varer vi ikke hadde på lager, spesielt under spissbelastningsperioder som Black Friday og julesalget – alle de problemstillingene som begynner å melde seg når det kommer noe volum på – og alle de problemstillingene som begynner å melde seg, når det kommer noe volum på. Vi ble lei av å måtte ringe til 500 mennesker og si: Det du kjøpe med 20% rabatt kan vi ikke skaffe allikevel.”

– Mikkel Vestergaard, Direktør hos A-hjort

Derfor er det helt essensielt å vurdere et lagerstyringssystems påvirkning av kundeopplevelsen. For eksempel må du vite:

• Hvordan det gitte systemet sikrer at de kundebehandlende funksjonene har korrekte og ajourført data, slik at det ikke blir solgt utsolgte varer.
• Hvordan systemet aktiverer forsyningskjeden din før lagerbeholdningen når et kritisk nivå, uten å binde for mange ressurser på lagerbeholdningen.

Hva koster onboarding?

For å få et optimalt utbytte av ethvert system, er det viktig at alle relevante brukere kan tilpasse det til de nødvendighetene som foreligger for akkurat deres arbeidsflyt, samt at den gitte kunnskapen kan bli gitt videre til nye medarbeidere. Derfor er onboarding et veldig viktig, men igjen ofte oversett element i vurderingen av et systems rentabilitet.

Med nyere systemer er det ofte fokus på intuitiv UX. Her trenger dere kanskje ikke assistert onboarding, men kan nøyes med å lese tilbyderens Helpdesk-materiale. Hvis du ønsker den assisterte onboardingen, er det verdt å undersøke om den kan tilpasses deres spesifikke behov. Disse kan dreie seg om overføring av data, sirkingen av korrekt integrasjon og ikke minst opplæringen av brukere ut fra deres funksjon, m.m.

Se mer om Rackbeats oppstartspakke her.

” Rackbeat hjelper med å arbeide bedre og smartere ved å samle all informasjon i ett skjermbilde. I motsetning til tidligere lagerstyringssoftware tar onboarding kun 10-15 min. Kort sagt: bruken av Rackbeat gir den samme lettelsen som når en hodepine forsvinner. Det gjør ganske enkelt tingene så mye enklere»

– Thor Mønsted, CEO, Unity Tech.

Få full oversikt før du velger WMS

Noen WMS-tilbydere har faste prispakker som umiddelbart gjør det lett å regne ut hva et WMS koster, men bare med en gang. For hva skjer hvis dere skalerer opp eller ned? Hvordan håndteres oppdateringer og support? Får alle brukere den samme profilen, eller kan det skreddersys, på den måten at lagermedarbeideren ikke har de samme funksjonalitetene som lagersjefen eller kundeservicemedarbeideren?

Våre erfaringer er at mange overser den betydningen et WMS gir gjennom hele verdikjeden, særlig fordi man blant annet overser samspillet mellom de kundebehandlende rollene og betydningen av en enkel oppstart, selv om dette også påvirker de samlede utgiftene.

Så hva koster et WMS? For å oppsummere burde du være oppmerksom på følgende, når du utregner Total Cost og Ownership:

• Oppstartskostnader (implementering og onboarding)
• Driftskostnader (de løpende kostnadene, når systemet er i drift, for eksempel den faste abonnementsprisen)
• Vedlikeholds- og downtime-kostnader: hva koster det av ressurser hos dere, når systemet skal oppdateres? Hva koster det dere, f.eks. i form av tapte inntekter, når systemet har (planlagt) nedetid?

Hva angår driftskostnadene for et WMS, varierer abonnementsprisen per bruker mellom et par hundre kroner til mer enn 1.000 kr., avhengende av systemet. Vær oppmerksom på at dette gjelder produkter, som har standardpriser. Mange systemer tilbyr kun skreddersydde løsninger og dermed tilpassede priser.

Rackbeat mener at det skal være transparens i kostnadene dine – derfor skal både direkte og indirekte omkostninger regnes med når du kjøper et lagerstyringssystem. Samtidig skal du aldri gå på kompromiss med behovene dine: den rette løsningen er den rette løsningen som passer til din virksomhet, og det er ingen grunn til å betale for flere funksjoner enn det du har bruk for.

Derfor er prisen for begge våre abonnementstyper, per bruker. Dette er gitt at dere lettest kan sette sammen den pakken som er best for dere og for eksempel ikke betaler for funksjoner relevante for B2B virksomheter, hvis du selv driver en B2C forretning.

Fokuset vårt på brukertilpasning går igjen i vårt onboarding-forløp. Det er et valgfritt tilkjøp og dere trenger derfor ikke å betale for den, dersom dere ikke har bruk for den. I forløpet settes Rackbeat opp til de presise behovene virksomheten din har, samtidig med at alle brukere av systemet mottar grundig trening i bruken av det – tilpasset til deres behov og funksjon i bedriften.

Du kan prøve Rackbeat gratis i 14 dager uten binding, og uten å gi oss faktureringsopplysningene dine. Så kan du selv teste ut farvannet – også vil du kanskje oppdage at kostnadene ved å ikke velge Rackbeat er høyere enn hvis du kjører på med vår lagerløsning.