Hva er innkjøpsstyring? En avgjørende faktor for din virksomhets suksess

Hvis din virksomhet skal nå sitt fulle potensial, er det utrolig viktig at du ikke behandler din innkjøpsstyring som en orkidé du glemmer å sette i vase, vanne og gi lys.

For å se virksomheten din blomstre, må du rett og slett tenke på innkjøpsstyringen som noe mer enn noe du tar hånd om når du føler for det.

For når du driver en virksomhet med varen i sentrum, må du forstå hva innkjøpsstyring er og ikke se det som et sekundært arbeidsområde. Det er faktisk en viktig del av bedriftens forsyningskjede som direkte påvirker den finansielle helsen og den operasjonelle effektiviteten.

(Det er absolutt ikke likegyldig om du bestiller 10 eller 100 varer fra den første og beste leverandøren i telefonkatalogen på et eller annet tilfeldig tidspunkt.)

Og du kan faktisk spare mye tid, penger og skuffede kunder ved å ha full kontroll på hva innkjøpsstyring er – og spesielt hvor viktig det er at den er tett knyttet til lagerstyringen.

For å ha kontroll på lagerbeholdningen er nøkkelen å gjøre de helt riktige innkjøpene som sørger for at du både kan møte kundenes etterspørsel, men også holde dine lagerverdier nede på et fornuftig nivå.

I denne artikkelen vil vi grave dypere inn i hva innkjøpsstyring er og hvordan din virksomhet oppnår større suksess med effektiv innkjøpsstyring som spiller sammen med din lagerstyring. Mot slutten av innlegget får du til og med et tilpasset lagerark som kan støtte ditt nye fokus på innkjøpsstyringen.

Men først: Hva er egentlig innkjøpsstyring?

 Hva er innkjøpsstyring: Disse elementene er viktige for din innkjøpsstyring

Som tidligere nevnt, bør du tenke på din innkjøpsstyring som mer enn en månedlig samtale med en leverandør. Det er litt mer omfattende enn som så, da det består av:

• Oppdateringer av lagerbeholdningen din: Uten et korrekt øyeblikksbilde av hvor mange varer du har på lager, vil dine innkjøp bli gjort på feil grunnlag.
• Innsamling av innkjøps- og salgsrapporter: For å kunne forutsi hvor mange varer som må bestilles for å møte etterspørselen, er det viktig å innhente innkjøps- og salgsrapporter.
• Bestilling av varer: Gjøres det via e-post, en B2B-nettbutikk, eller ringer du direkte til leverandøren?
• Oversikt over bestillingsstatus: En klar og oversiktlig oversikt over alle innkjøpsordrene, kostnadene, leveringsdatoene, valutaene, kundene osv.
• Leverandøroversikt: En oversikt over dine leverandører, leverandørfakturaer, produktkataloger, kontaktinformasjon, adresser, generelle leveringstider og priser.
• Registrering av varemottak: For at varelageret ditt skal forbli oppdatert, er det viktig at du effektiviserer og systematiserer registreringen av innkommende varer.

Alle disse punktene er selvfølgelig viktige for å definere hva innkjøpsstyring innebærer. Men spesielt de aspektene som direkte berører lagerstyringen din, er avgjørende for om dine kunder vil motta varene sine i tide, og for at du ikke bestiller for mange varer som du ikke får solgt.

La oss se litt nærmere på dette.

 Derfor er effektiv lagerstyring en viktig del av god innkjøpsstyring

Uten systematisk og flittig vedlikehold av dine lagertall, vil du alltid være fanget i risikosonen for å gjøre feilkjøp. Og dine lagertall er alt annet enn statiske. Faktisk endrer de seg hver gang du:

1. Kjøper inn
2. Nedskriver en vare
3. Registrerer en ordre
4. Fullfører et salg.

Men hvis du bestemmer deg for å holde lagerbeholdningen oppdatert gjennom grundig lagerstyring, kan du faktisk legge et veldig godt grunnlag for din innkjøpsstyring, slik at du både kan møte etterspørselen og holde dine lagreverdier nede:

Når du har kontroll på lagerbeholdningen, vil du ha varene klare for kundene

Hvis du forsømmer å oppdatere tallene for din varebeholdning, vil du ikke legge merke til katastrofen før den treffer med full kraft. For mens du godtroende aksepterer salgsordrer til høyre og venstre med løftet om rask levering, har beholdningen av kundenes ønskede varer blitt kritisk lav.

Du innser faktisk at hyllen er tom når du går ut på lageret.

Dette fører til en masse forsinkelser på de ordrene du nettopp har gitt en leveringsdato og sendt en faktura for.

Men når du i stedet setter av god tid til å holde lagertallene dine oppdaterte, kan du altså forhindre uhellet. Et godt tips her er å finne en minimumslagerbeholdning for hver vare i sortimentet ditt. Når du så oppdaterer dine lagerark og oppdager at du nærmer deg denne minimumsbeholdningen, kan du umiddelbart bestille nye varer hjem, slik at hyllene dine ikke blir tomme.

Det vil si: Når du har et fast blikk på dine lagertall, vil du kunne støtte din innkjøpsstyring slik at kundene aldri må vente lenge på sine ordre.

Og så kommer de tilbake en annen gang.

Når du har kontroll på dine lagerrapporter, kan du spare penger på lageret ditt

Hvis du derimot forsøker å kompensere for skuffede kunder ved å kjøre en mer offensiv innkjøpsstyring, kan det også ende dårlig.

For hvis du bare trykker på gasspedalen for innkjøpene, vil du sannsynligvis kjøpe en del produkter du ender med å ikke kunne selge innenfor en overskuelig fremtid. Det betyr at varene bare står og tar opp plass og penger på lageret ditt.

Det er dyrt i lengden.

For å unngå dette, og altså kjøre en mer effektiv lager- og innkjøpsstyring, anbefales det igjen, at du oppdaterer varebeholdningen din så den er helt oppdatert. Men i tillegg til det, kan du med stor fordel begynne å samle rapporter på alle dine innkjøp og salg.

Med disse rapportene i hånden har du et mye bedre overblikk over om det er sesongmessige nedganger i etterspørselen etter bestemte varer, hvor du da kan redusere innkjøpene av disse.

Eller du kan oppdage at noen leverandører som leverer færre, kanskje litt dyrere varer enn andre – til gjengjeld mye raskere. Her kan du da velge å bestille oftere fra dem.

På denne måten overfyller du ikke lageret ditt for å møte den umiddelbare etterspørselen med en masse varer som du uansett ikke får solgt. Dette er bra for din virksomhet. For det er dyrere å være lenket fast til tunge lagerverdier enn å betale en litt høyere innkjøpspris for varer som du derimot kan få solgt.

Så en rapportbasert innkjøpsstyring hjelper deg altså med å holde dine lagreverdier på et sunt, lavt nivå.

På denne måten kan du spare penger når du kombinerer effektiv lagerstyring med innkjøpsstyring.

Få mer struktur på lagerbeholdningen og innkjøpsstyringen med Rackbeats lagerark

Hvis du ønsker å forbedre organiseringen av lagertallene dine for å oppnå en mer nøyaktig innkjøpsstyring, kan du med fordel laste ned vårt skreddersydde lagerark ved å fylle ut skjemaet nedenfor: