Derfor bør din lagerbaserte virksomhet droppe Excel, Google Sheets eller regnearket

Bruker du fortsatt Excel, Google Sheets eller regneark for å administrere virksomheten din?

Det er mange gode grunner for å administrere den lagerdrevne forretningen din i Excel og Google Sheets. For det er jo lettere og tryggere å holde seg til et verktøy man kjenner, både på godt og vondt – særlig når du har mange ting å passe på i arbeidshverdagen.

Det gir deg nemlig et raskt overblikk over varekartoteket ditt, ordrene dine, produksjoner, leverandører og fakturaer. Så hvorfor ikke bare fortsette på samme spor?

Fortsatt burde du vurdere å sette ned bremsen litt, hvis du ikke allerede har hånden på. For jo lenger tid forretningen din er i luften, jo mer data, bestillinger, kundeopplysninger osv. hoper seg opp i arkene dine. Og jo mer tid må du derfor bruke på å oppdatere filene, holde orden og rote rundt i arkene dine for å finne de opplysningene du trenger.

Det er tid, energi og ressurser du kunne brukt på andre, mer innbringende aktiviteter og gjøremål for virksomheten din.

Også er det alle de fallgruvene som kan oppstå ved bruken av Excel, Sheets og regneark…

6 grunner til at du skal vurdere et alternativ til Excel, Google Sheets eller regneark

Mye data = mange tastefeil

Du kan nemlig lett møte på noen humper i veien som ender med å bli større hull for virksomheten din. I takt med at årene går, uansett om du utvider forretningen eller ikke, vil dataen din formere seg, da du hele tiden får nye ordre, kunder, varer på lager osv.

Derfor skal du, hvis det ikke allerede forholder seg slik, bruke mye tid på å oppdatere arkene dine manuelt. Og den tiden kunne som sagt blitt brukt på andre arbeidsoppgaver.

Men verre er det at gjennom disse dagene, ukene, månedene og årene, er det nesten umulig at du ikke har gjort en tastefeil eller to. Denne undersøkelsen er for eksempel kommet frem til at det begås minst én feil for hver 300ende gang fingrene dine trykker på en knapp på tastaturet.

Og ettersom det kan være veldig vanskelig å spotte en feil i større datasett, risikerer overseelsen at du ikke får bestilt varer hjem i tide, eller at du ender opp med å kjøpe en masse produkter som bare står og samler støv på lageret. I begge tilfeller mister du penger, tid og energi på å rette opp i tastefeilene.

Innkjøp, salg og lagerbeholdning baseres på gammel data

Et annet problem med all den manuelle inntastingen av data er at du hele tiden må oppdatere salget, faktureringen, lagerbeholdningen, bestillingene osv. i etterhånd. Det vil si etter en endring allerede har skjedd.

Og da dine varebevegelser av natur aldri vil stå stille, vil overblikket over forretningen din, som enten du eller kollegaen din går inn for å se på i Excel, Sheets eller regneark, alltid vil være et gammelt bilde av virkeligheten.

Det gjør at salgsprognosene din aldri er helt rettvisende, kundeordrene svever rundt i det uvisste og bestillingene dine foretas på feil grunnlag. Igjen fører det til en masse bortkastet tid og ressurstap.

Du må gjøre dobbeltarbeid fordi Excel, regnearket eller Sheets ikke snakker sammen med de andre systemene dine

Apropos tapt tid, arbeidet i Excel, Sheets eller regneark medfører en hel del dobbeltarbeid og ekstra klikk med musen da de aller færreste systemer som klarer å integrere med programmene dine.

Det betyr at du må oppdatere arkene dine i ett program, men må inn og foreta innkjøpene dine i et annet. Samtidig må du bokføre salgene dine og fakturere et sted hvor du videre må igang med å taste samme opplysninger inn i økonomisystemet ditt eller sende tallene til revisoren din.

Igjen, igjen, igjen bruker du tid, penger og krefter som du aldri får tilbake, på en manuell arbeidsoppgave – og det hele to ganger.

Det kan være vanskelig for andre å jobbe i arkene dine

La oss si at du drar på en etterlengtet ferie eller at virksomheten din vokser i så stor grad at det oppstår et behov for å ansette flere medarbeidere. Begge scenarioene er i seg selv veldig positive. Men hva skal skje med bokføringen av varelageret og oppdateringen på varebevegelsene?

Det kan nemlig være vanskelig for andre å jobbe i arkene dine – alt etter hvor komplekse formlene sine er og hvor mye data som ligger i dokumentene. Det skaper igjen en grobunn for en masse feil som er vanskelige å rette opp i. Det er nemlig ikke alle som er like rutinert i Excel, Sheets eller har dine matematiske ferdigheter.

Slitsomt å finne informasjon på tidligere ordre

Hvis du skal finne en gammel ordre – enten fra en kunde som vil sende varene dine i retur eller en av bestillingene dine, hvor leverandøren har gjort en feil, skal du ut i et gravearbeid i Excel, Sheets eller regnearket.

Det kommer selvfølgelig an på hvor flittig du har vært med å holde orden i arkene dine, graden av informasjon du har inkludert og mengden av data. Men for de fleste vil det være et irriterende og et tidkrevende stykke arbeid som kan ende med at du aldri finner nålen i høystakken hvis du skal langt tilbake i tid.

Det er ikke mye datasikkerhet

Jo mer data du putter inn i lageroversikten din, ordreoverblikket ditt og salgsstatistikkene dine, jo tyngre filer skal pc-en din takle. Og som dagene blir til år, kommer du nærmere det tidspunktet hvor pc-en din ikke klarer å bære den tunge byrden lenger og må slenge inn håndkleet.

Og hva skjer så med all dataen din?

Med mindre du har lagt alt inn på en ekstern harddisk, et Google drive eller lignende oppbevaringssteder, vil all den viktige informasjonen rett og slett gå tapt. Dermed må du starte helt forfra med å systematisere lageret, ordrene og faktureringen.

Men heldigvis er det et software som kan styre deg unna datatapet, samt de 5 andre fallgruvene, og hjelpe deg med å slippe Excel-, Sheet- eller regnearkløsninger til lager- og ordreadministrasjonen din.

Dette softwaret er et lagerstyringssystem.

Unngå tastefeil, tidstap og datatap med et lagerstyringssystem

Med et lagerstyringssystem får du fullt overblikk over den viktigste dataen din, i tillegg til lagerbeholdningen, bestillingene dine og kundenes ordre, i oversiktlige dashboards, som alle de relevante medarbeiderne dine har lett tilgjengelig, forstå og trekke gamle rapporter på.

(Et skjermbilde av en ordreoversikt i Rackbeat).

Alle disse oversiktene blir automatisk oppdatert hver gang det skjer en endring i varebevegelsene sine – som betyr at det er slutt på å bruke tid og krefter på all den manuelle innlastingen (pluss at det eliminerer faren for tastefeil). Det gjør at du også kan basere innkjøpspolitikken og salgsstrategien din på de nyeste tallene, fremfor gammel data.

Samtidig må du ikke sitte og gjøre dobbeltarbeid, som du må når du bruker Excel, Sheets eller regneark når du skal overføre dataen din fra ett system til et annet. De fleste lagerstyringssystemer kan nemlig integreres med nettbutikken, økonomi- eller fraktsystemet, så et salg og en faktura enten automatisk overføres eller du trenger å klikke en enkelt gang for at det skjer.

Dessuten kan du motta gjenbestillingsanbefalinger i lagersystemet. Det vil si når en vare er i ferd med å bli utsolgt vil du få en beskjed på dashboardet ditt, som minner deg på at du skal bestille nye varer.

Og i stedet for at du må ringe en leverandør eller logge inn på vedkommendes hjemmeside kan du foreta bestillingen direkte i lagersystemet.

Sist, men ikke minst, kan du sikre deg imot å miste all den dyrebare dataen din med et cloud-basert lagerstyringssystem. I stedet for at du må oppbevare de tunge Excel- eller Sheet-filene dine på den bærbare eller stasjonære pc-en din, vil all dataen din bli lagret automatisk “i skyen”. På den måten er du aldri avhengig av den enkelte maskinen, da du alltid kan logge på fra en annen enhet og ha tilgang til din forretnings viktigste opplysninger.

Så hvorfor ikke gjøre arbeidsflyten din mye lettere og mer effektiv med et cloud-basert lagerstyringssystem?

Hør litt om hva Rackbeats cloud-baserte lagerstyringssystem kan gjøre for deg

Kunne du tenkt deg å spare tid på manuelt arbeid, få sanntidsoppdateringer på lageret, bestillingene og ordrene dine, samt sikre den viktigste dataen din? Da kan Rackbeats cloud-baserte lagerstyringssystem være den perfekte løsningen for deg.

Du kan lese mer om Rackbeat her, eller så kan du booke en presentasjon med en lager-ekspert som vil sette deg inn i hva systemet kan gjøre for nettopp din virksomhet.