Det var en gang… Travelt på tavlen

Det hele begynte for 10 små år siden, da Ole Løvhøj skiftet Miniservietten i et lite skur ved Gilleleje. Fra sin egen bil kjørte han rundt med servietter, godteri og kontorartikler til kunder som trengte det, men måtte fort tråkke gasspedalen i bunn når det også skulle selges emballasje til restaurant- og produksjonsbransjen. Han ble derfor nødt til å kjøpe seg inn på et større lager for å kunne følge med.

Alle solstrålehistorier kommer fra land i det små og hovedkarakteren i dette eventyret måtte også starte fra bunnen når det kom til lagerstyringen. Oles sønn, Jonas Løvhøj, husker nemlig at administrasjonen føltes relativt “old school”, da de måtte tilrettelegge innkjøp, ordre og forsendelsene manuelt på en tavle:

“Vi stod med en stor whiteboard-tavle. På den hadde vi skrevet mandag, tirsdag, onsdag osv. med underskrevne ordrebekreftelser for hver dag. Det var ikke noen som visste hvilke ordre som hørte til hvilke innkjøp. Det var som “vel, vi har nettopp fått inn denne”, uten at vi visste om den var til rådighet”

Det ga en viss travelhet på arbeidsgangene og lagerforholdene oppleves til slutt så kaotiske at Jonas “hadde gått så langt at det var bruk for en lagerløsning – og det skulle gå fort”.

Litt for fort gikk det dessverre også.

Uendelige utgifter & trist bortkastet tid

Når man løper raskt og ikke ser seg om, er det lett å slå pannen mot en mur. Det lagerstyringssystemet Miniservietten ført valgte å gå for viste seg å gi en masse hodepiner. Jonas betegner det kort og kortfattet som “firmaets dårligste beslutning noengang”. Beslutningen som har “kostet en kvart million” samt “800.000 i omsetning”, var en svært dyr lærepenge- Den bitre erfaringen smakte enda verre når Miniservietten også brukte en masse tid på å få det gamle systemet til å fungere optimalt:

“Lagersystemet vårt dengang kunne ikke finne ut av hva vi hadde til rådighet eller hvor mye vi hadde på lager. Det var ingenting som gikk automatisk.”

Men hvordan kommer man videre fra en slik katastrofe som har fort til noe som ligner en finansiell fiasko med store tidsmessige tap? Da det så mørkest ut valgte Miniservietten å se fremover. Og her fant de Rackbeat som stod klar med en redningsplanke.

Rackbeat med redningsplanken

Overgangen til Rackbeat var, forståelig nok belastet med en viss mengde skepsis før Miniservietten følte seg sikker på valget sitt. For når man først har brent hånden sin på stekeplaten, stikker man ikke hele hodet inn i ovnen rett etterpå. Som Jonas forteller var beslutningen om å prøve et nytt lagerstyringssystem ikke helt enkel å treffe:

“Skulle vi fortsette å tape penger? Eller skulle vi prøve å se om vi kunne komme ut av hele. Vi har kommet dit at vi er nødt til å finne på noe annet. Og det var der dere kom inn i bildet.” 

Det som hjalp Ole og Jonas med å bestemme seg for å bruke Rackbeats lagerløsning var både positive anbefalinger fra omgangskretsen deres og en imøtekommende kundeservice. Da han ringte inn til Rackbeat opplevde Jonas at Miniservietten ble tatt hånd om allerede fra første samtale, hvor det bel satt av tid til å få “snakket om alt fra A til Å”. Dermed var han sikker på at Rackbeats system kunne tilpasses Miniserviettens behov.

Deretter gikk det hele plettfritt. Jonas opplevde at “onboardingen var helt suveren”, og “helt fra den dagen vi satt det opp, har det fungert fullstendig upåklagelig”. Nå kunne Miniservietten endelig gå bort fra whiteboard og endeløse utgiftene, da lagerstyringen deres begynte å flyte helt automatisk i det digitale lagersystemet:

“Det er mange ting vi slipper å gjøre nå. Bare det der med å booke en forsendelse – det kjøres helt av seg selv. Og plukk & pakk, det gjør jeg jo bare på mobilen. Så det her med å pakke og få sendt ordrene ut av døren – det er enkelt, ikke sant? Vi sparer veldig mye tid!”

Miniservietten fant til slutt koordinatene som førte dem vekk fra det usikre farvannet som slukte både tiden og pengene deres, da de gikk over til Rackbeats lagerstyringssystem. Etter Rackbeat hjalp dem sikkert i land har de fått en masse overskudd og kapital, som bl.a. gjør at de nå bruker mer energi på å drømme store tanker for virksomheten. Jonas forteller i den forbindelse at de har skalering av forretningen i kikkerten:

“Vi har spart veldig mye penger på lagerstyring. De andre kunne ikke hjelpe oss med å vokse, men det kunne dere.”

Ikke lenge etter får Miniservietten over til å bli et ApS-selskap, der Jonas er medeier, og neste år kan de godt tenke seg å “skyte omsetningen opp med 2,5 millioner”. Så da Miniservietten gikk over til den riktige lagerløsningen fikk de rettet skuta opp fordi de ikke lenger poster penger i et porøst bassenf eller seiler rundt med endeløse timer foran et whiteboard. Med lysere framtidsutsikter i kikkerten kan man virkelig si at Miniserviettens lagerstyring har gått fra et tidskrevende tavlesystem til en teknologisk triumf.