Betonglageret i det fri

Himmelen er gråaktig, gjørmen på bakken virker nesten stivnet, og temperaturen er godt over frysepunktet på det 18 000 kvadratmeter store utendørslageret i Nærstved. For Lars Ingemann som driver produksjonsvirksomheten HC Betonelementer, er dette den perfekte scenen når han skal øke produksjonen av betongelementer. Her er man avhengig av værgudens luner, som kan sette virksomheten på vent:

“Når produksjonen går ned opplever du et etterslep fordi du ikke produserer det du trodde du skulle produsere. For eksempel ble vi sterkt rammet av frost, og hvis det blir kaldere herder ikke betongen. Da kan vi ikke fortsette. So simple. Derfor er vi avhengige av været.”

Men Lars som overtok den 22 år gamle virksomheten 1. September 2022, fordi det trengtes “en ung, sprek mann”, er veldig “hands on”, som han selv sier. Kulden bekjempes derfor med varmevifter og når øyemålet tilsier at det er på tide å bestille “500 tonn stein”, ringer det direkte til stenbruddet. Det virker heller ikke som om Lars lar seg overvinne av litt motgang i form av det overfylte lageret han overtok:

“Det lå mye som var feilprodusert av den tidligere eieren, som var kastet. Vi har kjørt 400 tonn søppel. Det det ble ryddet godt opp i butikken fordi vi måtte få kontroll på tingene”.

Å ha orden i sakene er spesielt viktig for Lars. Men selv om mye kan gjøres manuelt, vet han også att det må være et system i virksomheten for å kunne støpe betongen i tide. Så der hvor den tidligere eieren sendte mye administrativt arbeid til revisoren, eller styrte produksjonen med tavler og tegninger, var Lars bevisst på fordelene ved å bruke et programvaresystem for å optimalisere driften

Det er mange teknologiløsninger tilgjengelig – hvordan velger man det beste for ens bedrift?

Et nytt lagersystem er under utvikling

Lars var ikke helt uerfaren når det kom til teknologiske verktøy. Han hadde faktisk jobbet med flere systemer, som Navision og Unicota. Men den mest pålitelige programvaren var danske e-conomics økonomistyring:

“Jeg har vært veldig fornøyd med e-conomic. Og jeg ville gjerne kunne bruke noe av kunnskapen jeg har fra e-conomic. Noe som kunne integreres”.

Derfor bestemte han seg for å ta opp telefonen og ringe for å høre om de hadde noe som kunne hjelpe han med å holde styr på ferdigvarelageret, produksjon, fakturering og ordrestyring. Og litt overraskende pekte e-conomic medarbeideren han mot noe som het Rackbeat, i stedet for e-conomics egne lagersystem, som snart ville utgå:

“De sa inne hos e-conomic at deres system ikke var helt optimalt – men, at de hadde et tillegsmodul som het Rackbeat. Så sjekket jeg noen alternativer, men Rackbeat var det eneste systemet som e-conomic snakket godt sammen med.”

Lars kjøper seg sitt nye lagerstyringssystem etter samtalen med e-conomic. Men, akkurat som at man ikke støper en kornsilo av betong og planter den perfekt i jorden første dag på yrkesskolen, må det litt innføring til før man blir helt fortrolig med programvaren. Selv om Lars hadde reist mye rundt på de syv hav, ble han litt overrasket da han tok sine første skritt inn i Rackbeat:

“Det lignet ikke noe jeg hadde sett tidligere. Det lignet ikke e-conomic og det lignet heller ikke Navision. Det lignet heller ikke Concord. Det jeg husker fra Visma lignet det heller ikke.”

Når man beveger seg inn i ukjent farvann, kan det virke litt usikkert om man vil nå trygt i havn. Og Rackbeat måtte fungere sømløst i stedet for å være en annen hindring i den danske vinteren.

Så, var det lys forrut?

Rackbeat styrker den effektive produksjonen

Selv om Lars er en driftig mann kan ikke alt løses på egen hånd. Derfor bestemmer han seg for å kontakte Rackbeats support, slik at han kan få god hjelp med lagerstyringssystemet. Når det gjelder supporten er det viktigste for Lars “å kunne snakke med en person”, og ikke måtte ta alt over chat. Her skiller Rackbeat seg ut, da Lars opplever å bli tatt vennlig i hånden av en ekte person fra start til slutt:

“Rackbeat er spesielt! Jeg har ikke blitt betalt for å si dette, men jeg fikk utrolig god støtte. Det var virkelig noen som tok seg tid og lyttet, fordi jeg hadde feil i begynnelsen. Vi hadde en god, lang samtale. Det var noen utfordringer, men vi løste de. Det var aldri noen som sa “nå må du ikke ringe mer”.

Så etter å ha mottatt litt starthjelp og tilpasset seg de nye arbeidsgangene, kunne Lars begynne å dra nytte av Rackbeat. Det virker i hvert fall som en integrert del av HC Betonelementer i dag, da han svarer “alt” da han blir spurt om hva han bruker Rackbeat til.

Men siden Lars hverken er gjerrig med ordene eller sjenert, blir han også litt mer spesifikt om hva han bruker systemet til. Rackbeat setter et positivt preg på det meste av virksomheten – fra utsendelse av tilbud og opprettelse av ordre, til produksjonsfasen og faktureringen:

“Vi selger ikke noe som ikke blir opprettet i Rackbeat. Absolutt ikke. Fordi med Rackbeat kan du alltid gå tilbake og se hva kunden fikk for et halvt år siden. Hva betalte han for det og hvilke mål hadde de? Jeg lager alltid tilbud i Rackbeat, og hvis kunden godtar tilbudet, endrer jeg det til ordre. Så fører jeg orderen inn i Rackbeat, hvor jeg kan se det kalles en produksjonsordre. Og den beskriver nøyaktig hva jeg har solgt og leveringsdatoene til ordrene. Alle fakturaer blir laget i Rackbeat, og alle ferdigvarelagre blir levert ut i Rackbeat.”

Så i dag fungerer både Rackbeat og produksjon problemfritt og Lars behøver ikke å ringe inn eller søke assistanse i supporten. Men det er likevel godt å vite at det alltid sitter noen klar til å ta en prat:

“Jeg ringer ikke så mye lenger, det var mest i begynnelsen. Men vi vet at dere alltid vil ta telefonen dersom man ringer. Dere legger ikke på. Og nå snakker jeg med supporten kanskje en gang i måneden for å høre hvordan de har det. Jeg hører om de gjør leksene sine og om de går til de prøvene de skal. Og om de er snille med moren sin når de kommer hjem.”

Men selv om tilfredsheten er åpenbar, “jeg startet jo dag 1 med Rackbeat – og det har jeg ikke angret på”, så kommer han også med forslag til nye funksjoner i systemet under den vennlige praten. Både han og Rackbeat har nemlig fokus på å optimalisere produktet, da det alltid er noe som kan videreutvikles for fremtiden.

Og her er Lars fullstendig overbevist om at det nok skal settes i gang fra utviklernes hender i Rackbeat: “En dag får jeg ønskene mine oppfylt – det er jeg sikker på, fordi jeg har aldri opplevd at Rackbeat har sviktet.”