Håndtering av restordrer

Når oppstår restordrer?

Restordrer oppstår typisk i skjæringspunktet mellom etterspørsel, lagerbeholdning og leveringssikkerhet. Selv i godt organiserte virksomheter kan det oppstå situasjoner der en ordre ikke kan leveres fullt ut, fordi virkeligheten endrer seg raskere enn planleggingen.

Restordrer kan oppstå av flere årsaker, blant annet:

• Midlertidig utsolgte varer på lager 
• Forsinkelser fra leverandører 
• Uforutsett høy etterspørsel 
• Feil i lagerdata eller prognoser 
• Sesongvariasjoner eller kampanjer 

Særlig virksomheter med mange varenummer, svingende etterspørsel eller lange leveringstider vil oppleve restordrer som en naturlig del av driften. Uansett årsak er det avgjørende at restordrer håndteres systematisk for å unngå manglende oversikt, interne flaskehalser og skuffede kunder.

Hvordan fungerer håndtering av restordrer i praksis?

Håndtering av restordrer handler i praksis om å sikre at utestående varer ikke blir glemt i ordreflowet, og at både interne team og kunder har et tydelig bilde av hva som er levert og hva som mangler. En strukturert prosess gjør det mulig å jobbe videre med ordren uten å skape unødvendig kompleksitet i driften.

En typisk prosess for håndtering av restordrer består av flere trinn:

1. Registrering av restordre

Når en ordre opprettes, identifiseres varene som ikke kan leveres med én gang, og markeres som restordre. Dette skaper et tydelig skille mellom leverbare og ikke-leverbare varer allerede fra start og gir et bedre grunnlag for videre planlegging.

2. Dellevering

Varene som er på lager plukkes og sendes, mens resten av ordren forblir åpen. På denne måten kan kunden motta det som er tilgjengelig, uten at hele ordren blir unødvendig forsinket.

3. Oppfølging av manglende varer

Det skapes løpende oversikt over når de manglende varene forventes på lager. Dette skjer ofte i tett samspill med innkjøp og leverandører, slik at leveringstidspunkter kan oppdateres realistisk.

4. Avslutning av restordre

Når varene mottas på lager, fullføres ordren og den resterende leveringen sendes til kunden. Deretter kan ordren lukkes endelig og fjernes fra listen over åpne restordrer.

Effektiv håndtering krever klare rutiner, tydelig ansvarsfordeling og en oppdatert oversikt over både lagerstatus og åpne ordre.

Hvorfor er korrekt håndtering av restordrer viktig?

Restordrer er ikke nødvendigvis et problem i seg selv, men uten en tydelig struktur kan de raskt skape uorden i både lager og ordreoversikt. Mangelfull håndtering kan føre til glemte leveranser, ekstra administrativt arbeid og misfornøyde kunder.

En strukturert tilnærming gir flere fordeler:

Bedre kundekommunikasjon

Når restordrer er tydelig registrert, kan kunder informeres presist om leveringsstatus og forventede leveringstider.

Færre manuelle feil

Klare arbeidsflyter reduserer risikoen for at ordre overses, dobbelthåndteres eller avsluttes feil.

Større oversikt i driften

Virksomheten beholder kontroll over åpne ordre og utestående leveranser – også når ordrevolumet er høyt.

Mer effektiv lager- og innkjøpsplanlegging

Restordrer gir verdifull innsikt i etterspørsel og kan fungere som et signal for gjenbestilling eller justering av innkjøp.

Derfor henger håndtering av restordrer tett sammen med både lagerstyring, ordrestyring og innkjøpsstyring, der oversikt og datakvalitet er avgjørende for en stabil drift.

Eksempler på restordrer i praksis

En grossist mottar en ordre på 100 enheter, men har kun 70 på lager. De 70 sendes umiddelbart, mens de siste 30 opprettes som restordre og leveres når neste varemottak finner sted.

I en nettbutikk kan en restordre bety at kunden mottar ordren sin i flere forsendelser. Her er tydelig informasjon om leveringstid og ordrestatus ofte avgjørende for kundeopplevelsen.

Hvordan henger håndtering av restordrer sammen med Rackbeat?

Håndtering av restordrer er en naturlig del av den daglige lagerdriften og henger tett sammen med bruken av et WMS.

Ved å jobbe strukturert med lagerbeholdning, åpne ordre og varemottak kan virksomheter få bedre oversikt over restordrer og statusen deres. Dette gjør det enklere å prioritere leveringer, følge opp manglende varer og sikre sammenheng mellom lager, innkjøp og ordreflow – også i perioder med høy aktivitet.

Vil du lære mer om lagerstyring og ordreprosesser?

Vil du ha mer kunnskap om lagerstyring, ordrehåndtering og optimalisering av driftsprosesser? Da kan du melde deg på Rackbeats månedlige nyhetsbrev.

Her deler vi faglige innsikter, guider og praktiske tips om lagerstyring, ordrestyring og forretningsoptimalisering – én e-post i måneden, uten spam: