Slik måler du suksessen av din lagerstyring: 5 formler som gjør en forskjell

Du kan ikke fostre et velfungerende lager uten riktig innsats

Akkurat som noen barn blir oppdratt bedre enn andre, kan ditt lager og din ordreprosess bli styrt både godt og dårlig.

Og akkurat som oppdragelsens påvirkning på en voksens personlighet, gjør måten du behandler lager– og ordrestyringen din på en stor forskjell for bedriften din på sikt.

Det avgjør om du dyrker fornøyde kunder og tjener penger på varene dine, eller skremmer folk bort på grunn av forsinkelser og taper penger på lagerdriften din.

Men hvordan vet du egentlig om utviklingen går i riktig retning? Eller sagt mer direkte: Hvordan tar du temperaturen på hvor god lagerstyringen din er?

Det gjør du med 5 spesifikke fokusområder bestående av din:

1. Lageromsetningshastighet
2. Lagerbeholdningsnøyaktighet
3. Ordreoppfyllelsestid
4. Lagerkapasitetsutnyttelse
5. Returgrad

I dette innlegget gir vi deg skreddersydde formler, slik at du kan måle hvordan bedriften din presterer på disse fem områdene. Vi vil utdype formlene for deg, slik at du ikke trenger å gå tilbake på skolebenken og løse kvadratiske ligninger for å forbedre lagerstyringen din.

Du vil samtidig få en forklaring på hvorfor de 5 fokusområdene er viktige for din lagerdrevne bedrift samt suksesskriteriene.

Men, men. Det er jo ikke nok bare å påpeke et barns mindre gode sider. Derfor gir vi deg selvfølgelig også noen råd til hvordan du kan støtte lagerets utvikling i en positiv retning.

For når du vet hvor du skal sette inn innsatsen for å oppnå suksess, vil du med større sannsynlighet kunne se tilbake på innsatsen din med stolthet og se bedriften din utfolde sitt fulle potensial.

1. Lageromsetningshastighet

Lageromsetningshastigheten er en av de viktigste målingene for å vurdere effektiviteten av lagerstyringen din og hvordan salget ditt går. Lageromsetningshastigheten viser hvor raskt varene dine blir solgt og etterfylt innen en gitt periode.

En høy lageromsetningshastighet er et positivt tegn på at bedriften din klarer å balansere tilbud og etterspørsel effektivt, og du reduserer risikoen for utdaterte varer betydelig med en høy omsetningshastighet.

Det er imidlertid viktig å merke seg at en ekstremt høy omsetningshastighet også kan indikere at lageret er for lite til å møte etterspørselen, noe som kan føre til utsolgte varer og tapt salg. Derfor er det viktig å finne den rette balansen for nettopp din bedrift.

Hva er en høy lageromsetningshastighet?

• Detaljhandel: For dagligvarer og andre raskt omsatte varer (f.eks. mat, drikkevarer), betraktes en lageromsetningshastighet på 10-15 som høy.
• Engros: For grossistbedrifter som selger store mengder varer til andre bedrifter, anses en lageromsetningshastighet på 5-7 som høy.
• Elektronikk: For forbrukerelektronikk betraktes en lageromsetningshastighet på 4-8 som høy, da produktene ofte har høy verdi og ikke nødvendigvis selges like raskt som dagligvarer.
• Bekledning: For klær og mote kan en lageromsetningshastighet på 4-6 betraktes som høy, avhengig av sesongbasert etterspørsel og mote.

Slik beregner du lageromsetningshastigheten din:

“Kostnad for solgte varer” dekker først og fremst innkjøpsprisene på de solgte varene. I tillegg, hvis du arbeider med produksjon, dekker det de direkte kostnadene forbundet med produksjonen av varene som bedriften selger i en gitt periode. Dette inkluderer kostnader for råvarer, arbeidskraft og andre produksjonskostnader.

“Gjennomsnittlig lager” er den gjennomsnittlige verdien av lagerbeholdningen over en bestemt periode. Det beregnes ved å ta gjennomsnittet av begynnerlager og slutterlager for perioden som analyseres.

Begynnerlageret er verdien av lagerbeholdningen ved begynnelsen av perioden, og slutterlageret er verdien av lageret ved slutten av perioden. Ved å ta gjennomsnittet av disse to tallene får du et mer presist bilde av lagerbeholdningen gjennom perioden.

Slik beregner du gjennomsnittlig lager

Hvordan oppnå en høy lageromsetningshastighet?

• Etterspørselsplanlegging: Bruk dataanalyse og prognoser for å forutsi etterspørsel nøyaktig og justere lagerbeholdningen deretter.
• Just-In-Time (JIT): Implementer JIT-lagerstyring for å motta varer akkurat når de trengs, noe som reduserer lagerkostnader og forbedrer omsetningen.
• Produktmiks: Sørg for å ha de riktige produktene på lager, basert på etterspørsel og salgshistorikk.
• Kundeengasjement: Forstå kundenes behov og preferanser for bedre å kunne tilpasse lagerstyringen.

2. Lagerbeholdningsnøyaktighet

En annen viktig indikator for lagerstyringen din er det man kaller “lagerbeholdningsnøyaktighet.” Lagerbeholdningsnøyaktigheten måler hvor presise lageroppføringene dine er sammenlignet med den faktiske fysiske lagerbeholdningen.

Høy nøyaktighet betyr færre lageravvik, noe som reduserer risikoen for beholdningsunderskudd, som kan resultere i forsinkelser på ordreleveringene. Samtidig bidrar høy lagerbeholdningsnøyaktighet til å redusere risikoen for overbeholdning, som betyr at du har for mye penger bundet opp i varene dine.

Videre gjør høy lagerbeholdningsnøyaktighet det mulig for deg å jobbe med pålitelige data, noe som styrker innkjøpsstyringen og beslutningstaking generelt.

Hva er høy lagerbeholdningsnøyaktighet?

• Generelt betraktes en lagerbeholdningsnøyaktighet på 97% eller høyere som “høy.” Dette betyr at 97% av tiden er lageroppføringene korrekte og samsvarer med den fysiske lagerbeholdningen. I noen bransjer, spesielt de med høye verdier eller strenge reguleringer (f.eks. farmasøytiske produkter), kan det være forventet enda høyere nøyaktighet, nærmere 99% eller til og med 99,9%.
• En “lav” lagerbeholdningsnøyaktighet betraktes generelt som under 95%.

Årsaker til lav lagerbeholdningsnøyaktighet

1. Manuelle feil: Feil inntastinger eller ufullstendige oppføringer.
2. Manglende oppdateringer: Lagerdata blir ikke oppdatert i sanntid, noe som resulterer i utdaterte oppføringer.
3. Svindel: Tyveri eller bedrageri fra ansatte kan føre til forskjeller mellom registrert og faktisk lager.

Slik beregner du lagerbeholdningsnøyaktigheten din

Hvordan oppnå høy lagerbeholdningsnøyaktighet?

1. Regelmessig lageropptelling: Gjennomfør regelmessige lageropptellinger for å sikre at oppføringene stemmer overens med den faktiske beholdningen.
2. Bruk programvare: Invester i et lagerstyringssystem (WMS) som kan spore lagerbevegelser i sanntid og redusere manuelle feil.
3. Kvalitetskontroll: Implementer kvalitetskontrollpunkter i lagerstyringsprosessene for å fange opp og rette feil tidlig.

3. Ordreoppfyllelsestid

Ordreoppfyllelsestiden måler hvor lang tid det tar å behandle og sende en ordre fra det øyeblikket du har mottatt bestillingen fra kunden. Kortere ordreoppfyllelsestider indikerer at ordrestyringen din er effektiv, da du er i stand til å behandle ordre raskt, noe som skaper grobunn for høy kundetilfredshet.

Hva er en høy ordreoppfyllelsestid?

• E-handel: Mange e-handelsbedrifter streber etter en ordreoppfyllelsestid på 24-48 timer for å imøtekomme kundenes forventninger om rask levering.
• Engros: For grossistbedrifter anses en ordreoppfyllelsestid på 2-4 dager som akseptabel, avhengig av kompleksiteten i ordrene og leveringsavtalene.
• Detaljhandel: For detaljhandlere med både nettbutikker og fysiske butikker er en ordreoppfyllelsestid på 1-2 dager ofte standard, spesielt for klikk-og-hent-bestillinger.
• Produksjon: For produksjonsbedrifter, hvor produkter kanskje må produseres før levering, kan ordreoppfyllelsestiden være lengre, typisk 1-2 uker avhengig av produksjonssyklusen.

Slik beregner du ordreoppfyllelsestiden din

Hvordan oppnå en høy ordreoppfyllelsestid?

1. Lagersystem: Bruken av et lagerstyringssystem vil hjelpe med å systematisere og akselerere plukke-, pakke- og forsendelsesprosessene dine samt gi deg sanntidsoppdateringer på ordrestatuser.
2. Integrasjon av systemer: Integrer lagerstyringssystemet med nettbutikken og POS for å sikre et smidig informasjonsflyt og raskere behandling av kundeordrer.
3. Effektiv lagerlayout: Organiser lageret slik at de mest etterspurte varene er lett tilgjengelige, noe som reduserer plukketiden. Vi har i den forbindelse laget en guide for å optimalisere lagerinnredningen din.

4. Lagerkapasitetsutnyttelse

Lagerkapasitetsutnyttelse måler hvor godt du utnytter din tilgjengelige lagerplass. Effektiv utnyttelse av lagerkapasiteten din er viktig da det kan bidra til å redusere lagerkostnadene og øke ordreoppfyllelsestiden, ettersom plukk og pakking blir enklere og mer oversiktlig med en optimalisert lagerplass.

Når du har kontroll på lagerplassen din, unngår du også overbelastning av lageret, noe som kan forårsake farlige arbeidsforhold i verste fall. Til slutt vil du også være langt bedre stilt i forhold til å planlegge en eventuell oppskalering av lageret, hvis dette blir nødvendig.

Hva er høy kapasitetsutnyttelse?

• Høy kapasitetsutnyttelse er så nær 100% som mulig. Du bør imidlertid være oppmerksom på at en prosentandel nær 100 kan indikere at lageret er i ferd med å bli fullt, noe som kan skape problemer med overbelastning og redusert effektivitet.
• Kapasitetsutnyttelsen er lav hvis den er rundt 50%, og dette kan bety at det er mye bortkastet plass, noe som kan være svært kostbart, da du ofte betaler for ubrukt plass – spesielt hvis du leier et lagerhotell.

Slik beregner du lagerkapasitetsutnyttelsen

Merk: Både brukt og tilgjengelig lagerplass måles i kvadratmeter.

Hvordan oppnå høy lagerkapasitetsutnyttelse?

1. Bruk vertikal plass: Implementer hyller og reoler for å utnytte den vertikale plassen effektivt.
2. Reorganiser lageret: Sørg for at varene er plassert strategisk for å maksimere plassutnyttelsen og minimere bortkastet plass.
3. Regelmessige revisjoner: Utfør regelmessige lagerrevisjoner for å identifisere områder der plassen kan utnyttes bedre.
4. Lean-prinsipper: Implementer lean-lagerprinsipper for å redusere svinn og forbedre effektiviteten.

5. Returgrad

Returgraden måler andelen av varer som kundene dine sender tilbake etter et kjøp. Returgraden er viktig å holde øye med, da den kan gi innsikt i eventuelle problemer med lagerstyringen, som for eksempel feil varer, skadede varer eller forsinkelser i leveringen.

En høy returgrad er vanligvis ikke ønskelig, da det kan indikere problemer med produktkvalitet, kundetilfredshet eller feil i ordrebehandlingen.

Hva er en høy returgrad?

Hva som betraktes som en høy returgrad kan variere avhengig av din bransje og produkttype. Men her er noen generelle retningslinjer:

• Bekledning og mote: Returgrader på 20-30% er ikke uvanlige, da kunder ofte bestiller flere størrelser eller stiler for å prøve hjemme.
• Elektronikk: Returgrader på 5-10% er vanlige på grunn av tekniske problemer eller mangel på overensstemmelse med kundens forventninger.
• Dagligvarer: Returgrader er vanligvis veldig lave, ofte under 1%, da dagligvarer sjelden returneres med mindre det er feil eller kvalitetsproblemer.
• Generelle detaljvarer: En returgrad på 5-10% er rimelig typisk.

Slik beregner du returgraden din:

Hvordan unngå en høy returgrad?

• Klar og presis produktinformasjon: Gi detaljerte og nøyaktige produktbeskrivelser og bilder for å sikre at kundene vet hva de kjøper. Hvis du selger klær, vil en størrelsesguide være gull verdt.
• Optimalisering av ordrebehandlingen: Implementer systemer og prosesser for å minimere feil i ordrebehandlingen.
• Tilbakemeldinger fra kunder: Samle inn og analysere tilbakemeldinger fra kunder om årsakene til retur og implementer endringer basert på denne tilbakemeldingen.
• Returpolitikk: Gjennomgå og juster returpolitikken for å finne en balanse mellom kundetilfredshet og forretningsmessig bærekraft.
• Dataanalyse: Bruk dataanalyse for å identifisere mønstre i returer og målrette spesifikke produkter eller kategorier for forbedring.

Etter å ha gjennomgått disse fem fokusområdene håper vi at det er blitt tydelig hvor viktig det er å måle og optimalisere sentrale aspekter av lagerstyringen din.

Ved å fokusere på lageromsetningshastighet, lagerbeholdningsnøyaktighet, ordreoppfyllelsestid, lagerkapasitetsutnyttelse og returgrad vil du få et veldig klart bilde av hvor bedriften din står, og hvor det er rom for forbedringer.

Vil du ha flere gode tips for lagerstyringen din?

Hvis du ønsker å styrke lagerstyringen din ytterligere, har vi laget en sjekkliste for effektiv lagerstyring som du kan begynne å krysse av.

Du kan også se nærmere på hvordan Rackbeats lagerløsning vil løfte lager- og ordrestyringen din umiddelbart.