Stabilitet og medvind ombord på e-conomic

Siden årtusenskiftet har det danske selskapet Seacom, med Carl-Johan som rormann, hjulpet skip i havn ved hjelp av sitt kommunikasjonsanlegg. Kommunikasjonsanleggene sørger for at all informasjon mellom kaptein og mannskap kan strømme uhindret gjennom fartøyenes mange etasjer. Dette slik at varer, passasjerer og mannskap kommer trygt i land til rett tid.

Og det er ikke en overdrivelse å si at Seacom har en internasjonal tilstedeværelse på de syv verdenshavene. Som Carl-Johan forteller, går Seacoms rute helt fra hovedkvarteret i Aabyhøj til produksjonen i Støvring og videre til installatørene i Holland, derfra går systemet til kunder over hele Europa, Asia og Nord-Amerika:

“Salget foregår til hele verden. Det som står bak meg, skal til Malaysia. Og om litt skal jeg sende en reservedel til Florida. Ellers er markedet for det meste mange skipsverft i Norge. Vi produserer og har lager i Støvring, hvor produktet deretter blir sendt avgårde til Holland. Og så har jeg et lite reserve lager her på mitt kontor. Så jeg har egentlig tre steder å jobbe med.”

På grunn av selskapets internasjonale tilstedeværelse kreves det en del systematisering og struktur for å holde orden på bestillingsstrømmen. Her har Carl-Johan lenge støttet seg på lagersystemet Lager av e-conomic, som et pålitelig anker for virksomheten:

“Min opplevelse med e-conomic har vært veldig bra. Jeg synes det har vært et super lekkert system å jobbe i. Det var helt tydelig at e-conomic er et system hvor man har satt seg ned og sagt: ‘nå skal vi lage et lite system for den lille næringsdrivende, som er brukervennlig’.”

Men, livet på havet er omskiftelig. Som en sky fra en klar himmel, kan en storm avløse solens stråler, så sjøsprøyt faller på dekket og skipet begynner å gynge. På samme måte kan tech-verdenen også raskt endre forholdene i ens forretning.

I kikkerten kunne Carl-Johan nemlig se noen fundamentale endringer foran Seacom.

Til sjøs i et nytt system og ukjent farvann

For akkurat når alt virker fredfullt og idyllisk på dekk, tikker det inn en e-post i Carl-Johans innboks. Meldingen lød:

“Vi har lyttet til dere. Og vi erstatter Lager med det fleksible Lager av Rackbeat. Det betyr at det gamle Lager lukkes pr. 31/12 2023.”

Når man plutselig må endre arbeidsmetodene sine og lære et helt nytt system å kjenne, er den umiddelbare reaksjonen ofte preget av motvilje. Carl-Johan var også skuffet da han fikk nyheten, spesielt på grunn av det store havet av data som måtte overføres og sikres slik at det ikke føk over bord:

“Da tenkte jeg ‘åh nei, åh nei – to ukers hardt arbeid med å overføre data ligger foran meg.’ Og så er det alle formel-layoutene for ordrebekreftelser, fakturering og kreditnotaer. Så det var en stor sak. Man vet jo at når man skal over til et nytt system, så skjer det ikke uten kamp.”

Det virket derfor som om det ventet en tidkrevende lærings- og oppsetting prosess for Carl-Johan. Han hadde til og med tidligere slitt med integreringen av nye systemer, som da han installerte C5 for mange år siden: “Det kan være et ganske stort arbeid. I C5 var det umulig å komme i gang uten å ansette en EDB-tekniker i 14 dager.”

Dermed kunne overgangen fra e-conomics Lager til Rackbeat lett bli en stiv kuling, dersom ikke brukervennligheten og oppstartsstøtten var på topp. På den andre siden kunne det også bli en gledelig overraskelse for Carl-Johan, når han først legger til kai i sitt nye lagerstyringssystem.

For der var tross alt ting som kunne forbedres i e-conomics lagersystem. Slik som at “innholdet i hver enkelt varekort var ganske enkelt”, og det kunne også være en utfordring å få ting “til å se bra ut i et tilbud”. Samtidig var han fremdeles veldig fornøyd med e-conomics økonomistyring – og de anbefalte jo nettopp Rackbeat.

Så kanskje vil han likevel komme seg gjennom stormen og ende trygt på land?

På sikker kurs med Rackbeat

Det viste seg i hvert fall raskt at stormen som kunne ha truffet Seacom, blir raskt avblåst når Carl-Johan kom i kontakt med systemet og Rackbeats lagereksperter. Han får nemlig kastet en redningsbøye bestående av assistert migrasjon, s i form av assistert migrasjon, som kan beskrives som en form for flyttehjelp for folk som snart står uten tak over hodet i forhold til lagerstyring.

Carl-Johan beskriver prosessen slik:

“Det har vært super-fantastisk. Jeg har vært på sånn et webinar-kursus hvor man liksom får en idé om hva det går ut på. Så sa jeg jo så ‘go’ til deres tekniker, som så har assistert meg og hjulpet meg med å overføre viktig data fra mine kunder og varefelter. Jeg har så kunne sjekke det gjennom og si, ‘alle språk kunne jeg tenke meg var satt til engelsk.’ Og så gjorde han det. Min assistanse har vært gull verdt.”

Derfor har selve overgangen til det nye lagersystemet vært “lettere enn forventet” og “overgangen relativt enkel.” Carl-Johan tar derfor i bruk sitt nye lagersystem “24 timer etter” den assisterte migrasjonen. Her oppdager han også at Rackbeat er ganske intuitivt og brukervennlig, fordi det ligner mye på e-conomics Lager i strukturen og systemlogikken:

“Jeg har sittet med e-conomics lagerstyring og ordrebehandling en stund, så jeg vet godt, sånn cirka, hva som skal skje i et program som dette. De to systemene ligner hverandre ganske mye. Forskjellen er ikke veldig stor, og jeg venner meg til det. Og nå går det som smurt i hverdagen.”

I dag fungerer Rackbeat som bindeledd mellom lageret, produksjonen og installasjonen i Aabyhøj, Støvring og Holland. Og Carl-Johan bruker de fleste funksjonene i arbeidsprosessen sin, “jeg bruker det meste av det man kan gjøre med et lagersystem.”

Men Rackbeat er spesielt nyttig når det skal sendes tilbud med bilder som kundene virkelig liker, og som deretter konverteres til bestillinger som sendes ut til skip rundt om i verden.

Så etter litt flyttehjelp og en kort tilvenningsperiode, savner Carl-Johan ingen funksjoner i forhold til det gamle lagersystemet sitt. Derfor vil han anbefale at andre e-conomic kunder også går over til Rackbeat i stedet for å søke helt nye løsninger, siden “det er helt uoversiktlig og slett ikke nødvendig” å se andre steder.

For ham har Rackbeat blitt “helt uunnværlig” og “det viktigste arbeidsverktøyet” i repertoaret.

Dermed er Seacom på sikker kurs med Rackbeat ved roret.