7 tips til din lageradministrasjon: få full oversikt over ditt inventar og forbedre vareflowet ditt i dag

Er du lei av å drukne i Excel-ark, tape penger på høye lagerbindinger, skuffe kundene dine med ordreforsinkelser og gjette deg frem til salgsprognosene og gjenbestillingene på varene? Da kommer frustrasjonen din fra at du ikke har ordentlig styr på lagerstyringen din.

For lagerstyringen er bindeleddet som sørger for at innkjøpene, salget og leveransene automatisk spiller sammen, slik at kundene smiler, økonomien skinner og det manuelle arbeidet forsvinner.

Og hvis lagerstyringen din betraktes som en mindre viktig del av forretningen, utvikler små problemer i hverdagens arbeidsflyt seg til større katastrofer. Og det går voldsomt ut over din forretningsomsetning, mengden av tidstap og hele kundeopplevelsen.

Men det kan du heldigvis gjøre noe med i dag!

For vi har satt sammen 7 punkter til deg som vil sørge for at lagerstyringen din går fra å være en hodepine, til å bli en lykkefølelse. Så når du har lagt lesebrillene fra deg kan du gå ut og samle all den viktigste dataen din på et sted, foreta fornuftige innkjøp og få satt fart i salget, da du vil være fullstendig klar til å automatisere lageradministrasjonen din.

1. Samle data, fakturaer og lagerrapporter på et sted

Det kan ofte føles som om du er fanget i en hvirvelvind av varierende og vanskelige lagerprosesser, vareflows og tall, når du driver en virksomhet med fysiske produkter. For å motstå uværet bør du kaste redningsbøyen til deg selv, som består av å samle all dataen din over lagerrapporter, ordreflows, leveranser og fakturaer på et og samme sted.

Når du systematiserer nøkkeltallene dine og den viktigste informasjonen, og parkerer dem på samme adresse, vil du være i langt bedre stand til å:

Få overblikk over dine bestsellers:
Når du har styr på hvilke varer som er den største snakkisen hos kundene, samt i hvor store mengder, vet du alltid hvor mye du skal ha i lagerhyllene. Du kan dermed også planlegge datoene samt antallet for gjenbestillingene dine.

Unngå for høye lagerbindinger:
Du vil nemlig kunne utpeke de skurkaktige varene som underpresterer salgsmessig og bare står meningsløst på lageret ditt. Med rettvisende data og salgsstatistikker vil du alltid foreta de riktige innkjøpene, slik at du aldri står igjen med overfylte lagre.

Følge dine leveransekostnader:
Utgiftene du har på leveransene dine, både til og fra lageret ditt, kan være veldig varierende. Disse avhenger av hvor mange, samt hvilke leverandører og sjåfører du samarbeider med – og selvfølgelig de grusomme energiprisene. Når du har de nyeste innkjøpsrapportene ved hånden, kan du alltid følge med på utviklingen i leveransekostnadene dine, slik at du ikke blir tatt på sengen i forhold leveransekostnadene. Og du kan alltid skifte leverandøren ut med en annen hvis de ikke lever opp til forventingene på service, og hvis leveringsprisene er for høye.

Samle alle dine delkomponenter til produksjonen:
Avhengig av hvilke typer varer du selger, kan du ha en større eller mindre mengde delkomponenter i omløp. Særlig hvis du har et produksjonsfirma. De kan lett tapes i prosessen, både ute på lageret og i reisen til og fra lageret ditt. Skjer dette, går den lille jenta ikke sitt dyrebare dukkehus til bursdagen sin. Og det vil gjøre henne trist, som skader din forretning. Derfor: Sørg for å tracke ALLE delkomponentene dine, store og små.

Finne ut av hvor enkelte varer er:
Du kan være så heldig å ha mange lagre, lagerrom, hyller og reoler. Derfor vil en systematisering av varelokasjonene dine sikre at arbeidsprosessene dine ikke blir en skattejakt, hvor du skal bruke koordinater, kompass og kart når du skal finne en vare.

Ha snor i alle dine utgifter og inntekter:
Uten styr på inntekt, avgifter og økonomisk svinn, vil du nemlig aldri være på sikker grunn når du driver en virksomhet. Det er enda blitt enda mer viktig å ha et holdepunkt, hvor alle disse tallene, prognosene og rapporter kan søke ly, hvis du skulle fanges midt i en inflasjon. Skiftende priser og leveransekostnader blir nemlig litt lettere å håndtere når du har fult overblikk over nøkkeltallene dine.

Moralen i dette første tipset må derfor være: du optimerer lagerstyringen din så snart du samler og holder øye med utgiftene, inntektene og salgsprognosene dine. Og når du gjør det, øker du veksten, kundetilfredsheten og konkurranseevnen til din bedrift.

Med rettvisende rapporter i ryggen, sikrer du deg samtidig mot å høre den smertefulle klagesangen «Har vi glemt å bestille nok varer hjem?» på kontoret. Den melodien får du avblåst mest effektivt med et lagerstyringssystem.

2. Automatiser og arranger gjenbestillinger med et lagerstyringssystem

Det er ikke noe verre enn å ha en eller flere varer som selger som varmt velbakt brød fra bakeriet, men som ikke er å finne på hyllene, når du går bestemt og freidig ut på lageret for å pakke kundens ordre.

Den beste måten du kan omgå dette marerittet av en situasjon, er hvis du skaffer deg et lagerstyringssystem. Et lagerstyringssystem gir deg nemlig oppdateringer i sanntid på lagerbeholdningen din, slik at du alltid vet når du skal gjenbestille en gitt vare.

Du kan nemlig få en automatisert reminder når tiden er inne for å fylle lageret ditt opp igjen, hvis du angir en minimumslagerbeholdning på produktene du har inne i lagerstyringssystemet. På denne måten er alle varene arrangerte og klare når du går forventningsfull ut på lageret for å glede kunden, og hindre vedkommende fra å kikke mot konkurrentenes tilbud neste gang, fordi servicen din minner om et skipsvrak.

En annen ting er: hvis du selger sesongpregede varer, som for eksempel klær- og tekstilbransjen, vil du med et lagerstyringssystem være godt kledt på når du skal bestille rikelig med ull, bomull og polyester til utsalget. Her har du også muligheten til å differensiere utsalgsvarene i grupper og justere prisene deres.

Du skal ikke la kredittkortet slå gnister og kjøre gjenbestillingsknappen i bunn. Det handler nemlig om å ramme det perfekte skjæringspunktet mellom å kunne imøtekomme kundens og bokførerens krav. For å få den perfekte balansegangen, som består i å yte den raskeste servicen og samtidig betre lagerbindingens smale sti.

3. Unngå tomme lommer og overfylte lagre

Det er veldig viktig for deg å unngå for høye lagerbindinger, fordi du blør penger og plass når du er i ferd med å drukne i et basseng av varer du ikke kan få avsatt.

Det er dog en vanskelig linjegang å balansere den optimale lagerbeholdningen, hvor du holder likevekt og gjøre både selgerne og regnskapsfolkene dine glade. Det kan ofte føles som at de står og drar i hver sin ende av regnskapstauet. Selgerne vil sikre at det alltid er rikelig med varer de kan avsette, mens revisorene og regnskapsYodaene vil minimere lager- & kjøpsomkostningene.

Men, med forbehold om plutselige forsyningsproblemer, som mange opplevede under COVID, eller et frontsammenstøt med en inflasjon som sprenger fartsgrensen, kan du kjøre gjenbestillingene dine ut fra en lagerberegning som følger normalfordelingen av vareomsetningen.

Du kan nemlig unngå å følge en dårlig magefølelse og bli spist av for høye lagerbindinger, når du regner ut normalfordelingen av avsetningskurven din og finner minimumslagerbeholdning. Formelen som finner minimumslagerbeholdningen din og som dekker den gjennomsnittlige etterspørselen, ser ut som følger:

Da det som sagt ikke er alle varer som følger en normalfordelt kurve, kan du som tommelfingerregel si at varer som har 20 eller fler uker med avsetning i året, kan brukes i den nye normalfordelingsformelen din.

Som avslutningsreplikk i dette punktet på dagsordenen, skal du ta følgende råd med deg på veien til å optimere lagerbindingen din: husk å gjøre lagerberegning til en vane. Og finn gjerne den nye formelen fram fra regnehetet en gang i kvartalet.

Noe annet du skal ta med deg på veien, før du går i gang med den store renovasjonen av lagerprosessene dine, er påminnelsen om varereguleringen din.

4. Husk å regulere dine varer med en gang

Faller du plutselig over noen uoverensstemmelser mellom din faktiske lagerbeholdning og den bokførte lagerbeholdningen, kan denne uordenen komme fra en manglende vareregulering. For å bevare et rettvisende bilde på varebeholdningen din og dermed også på regnskapet og lageret ditt, er det viktig at du husker å registrere alle aktiviteter som endrer på antallet av dine varer. Her får du en liten huskeliste, slik at du alltid lagrer varereguleringen din:

• Hver gang du selger en vare, skal du fjerne den pågjeldende varen fra varelageret. Noter også utgiften fra kjøpet av varen og omsetningsbeløpet fra salget.
• Når du opplever tap av varer, må du huske at bokføre det. Regnskapet og gjenbestillingsantallet ditt, må justeres når der er færre varer på lageret enn forventet. Det er lett å glemme i hverdagens høye tempo.
• Hvis varene dine forringes og faller i verdi, må det skrives ned i bokføringen. Dette kan skyldes markedsendringer forårsaket av f.eks. COVID eller en inflasjon.

Med disse huskelappene in mente, vil du aldri snuble inn i et tomt lager eller irritere regnskapsførere fordi du ikke har styr på varereguleringen din. Du skal dog alltid være oppmerksom på regne- og tastefeil, som lett kan oppstå i programmer som Excel. Særlig når du er omgitt av kaffekopper, kakesmuler og kontorkaos.

5. Ikke sats på Excel eller din matematiklærer

Du er nok godt kjent med det. Du plasserte fingeren din feil på tastaturet og trykket på feil knapp, puttet et tall inn i feil kolonne eller overså noen små, men avgjørende mellomregninger.

Mindre feil som disse kan utvikle seg til større katastrofer, hvor den bokførte lagerverdien din ikke stemmer overens med den faktiske lagerverdien din. Så selv om Excel og du, med regneferdighetene dine, er et «power-couple», så er dere dessverre ikke helt ufeilbarlige.

Det er det heldigvis mange andre som også er.

Med et lagerstyringssystem vil du f.eks. alltid ha de faktiske tallene dine i din hule hånd fordi systemet automatisk kan registrere salget ditt fra nettbutikken & POS, kjøpene dine fra leverandører og lagerbeholdningen din.

Dermed slipper du å taste tallene dine inn manuelt i Excel eller lignende programmer, som minsker risikoen for at du uheldigvis klarer å gjøre regne- eller tastefeil. Velger du et cloudbasert lagerstyringssystem, vil du også unngå å miste all den verdifulle dataen din, hvis pc-en din skulle krasje.

6. Sørg for å ha en digital backup på din varedata

Hvis pc-en din er lei og krasjer, kan det være vanskelig å redde all varedataen din ut av ulykken. Du kan også risikere at salgsprognosene dine forsvinner i krasjet, når systemene dine skal oppdateres. Men – det er det heldigvis en løsning på. For med et cloudbasert lagerstyringssystem kan du redde deg selv og dataen din ut fra åstedet.

Et cloudbasert lagerstyringssystem lagrer nemlig all dataen din sikkert oppe i den digitale skyen, slik at du aldri skal prøve å slukke en brann for å bevare nøkkeltallene dine. Du overvinner derfor en masse menneskelig mangler, når du digitaliserer lagerstyringen din. Noe annet du også får med et cloudbasert lagerstyringssystem er tett kontakt med ordreflyten din.

7. Flyt med dine ordreflows og varer i omløp

Du kan raskt miste forbindelsen til alle ordrene dine og varebestillingene som forretningen din har ute. Så hvis du vil holde en tråd i alle de aktivitetene som seiler på kryss og tvers mellom lageret, kundene og leverandørene er det viktig at du har mulighet for å spore varene og ordrene dine. Det sørger du først og fremst for ved å innsamle alle den tilgjengelige produktinformasjonen som du ligger inne med – eksempelvis SKU-numre, sterkkodedata og batchnumre.

Det er blant annet viktig å ha batch- og serienumre lett tilgjengelig hvis du kjøper inn en masse delkomponenter til de ferdige produktene dine – og altså har bruk for produksjonsstyring. For står du og skal bruke vesentlige deler, la oss si fra Japan, men oppdager at det er en lenger leveringstid på dem enn normalt, kan du ikke levere den ferdige varen til kunden i tide. Men den kjedelige situasjonen kan du komme i forkjøpet hvis du har sporing på varenumrene dine, da du kan bestille komponenten hos en annen leverandør i god tid.

Derfor er det veldig smart at du ligger inne med vare- og ordrenumrene dine. Men det er enda smartere hvis du samtidig vurderer å prøve et cloudbasert lagerstyringssystem. Du kan nemlig automatisk få lageret og alle opplysningen på ordreflyten og bestillingene dine oppdatert på samme plattform i sanntid. På denne måten vil du alltid ha det viktigste i syne, nemlig varen, da du alltid kan flyte med på ordrestrømmen din.

Er du klar til å prøve et lagerstyringssystem?

Nå er du forhåpentlig blitt mye klokere på god lagerstyring, samt mer vis om at et cloudbasert lagerstyringssystem er midlet du skal bruke til en høyere omsetning, mer effektive arbeidsprosesser og flere tilfredse kunder for forretningen din.

Alt du får med Rackbeats lagerstyringssoftware, som er utviklet i samarbeid med de beste utviklerne, de mest erfarne supply chain-managers og våre ambisiøse kunder, som vi alltid er i dialog med, så kan vi skape nye brukbare features.

Rackbeat kan også dekke de fleste behov. Så hvis du er på utkikk etter noen spesielle funksjoner f.eks. produksjonsstyring, ordrestyring eller at nettbutikken kan integreres med lagre og økonomistyringen, vil programmet være akkurat det du leter etter.

Vi har laget en lager-sammenligning til deg her, slik at du kan se hva Rackbeat kan i forhold til andre spillere på markedet, og du kan treffe den beste beslutningen.

Du kan også lese mer om de kostnadene du skal ta høyde for, innen du kjøper deg et lagerstyringssystem i denne bloggen.

Hvis du er lei av all lesingen, kan du også prøvekjøre Rackbeat gratis i 14 dager ved å opprette en bruker eller du kan booke en gratis presentasjon av Rackbeat med en av våre dyktige eksperter.

Uansett hva du gjør, har du ikke lenger noen unnskyldninger for å fortsette med manuelt administrativt arbeid for høye lagerbindinger, kundevandringer eller ordreforsinkelser, da du vet hva god lagerstyring går ut på.