5 typiske feil bedrifter gjør med lagerstyring i regneark – og hvordan du unngår dem

For mange små og mellomstore bedrifter er Excel det naturlige førstevalget når lageret skal administreres. Det er billig, velkjent og føles i starten som en enkel løsning. Du kan raskt sette opp et regneark, legge til varenummer og antall – og dermed få oversikt.

Men problemet er at lagerstyring sjelden forblir enkel. Når antallet varer øker, flere ansatte skal ha tilgang, og data må henge sammen med både regnskap og nettbutikk, begynner Excel å vise sine begrensninger.

Det som startet som en smart løsning, kan ende opp som en brems for vekst.

Hos Rackbeat snakker vi daglig med bedrifter som strever med å få Excel til å fungere som et lagerstyringssystem – og ofte er det de samme utfordringene som går igjen. Derfor har vi samlet de fem vanligste feilene bedrifter gjør når de bruker regneark til lagerstyring.

1. Duplikater og tastefeil

Når alt registreres manuelt, er feil nesten uunngåelige. En eneste feil inntasting kan føre til at lageret viser 100 varer på hylla – selv om du bare har 10. Og hvis en linje blir kopiert to ganger, risikerer du å bestille inn varer du allerede har nok av. Små feil kan raskt vokse til dyre problemer i form av for høy kapitalbinding på lageret.

2. Manglende sanntidsoppdatering

Et regneark er i prinsippet bare et øyeblikksbilde – men lageret ditt endrer seg hele tiden. Hvis flere ansatte jobber i samme fil, kan det lett oppstå flere versjoner i omløp, og plutselig vet ingen hvilke tall som stemmer. Det skaper usikkerhet både internt og overfor kundene.

3. Ingen integrasjon med andre systemer

Excel lever sitt eget liv. Det kan ikke automatisk utveksle data med regnskapssystemet, nettbutikken eller kasseløsningen din. Dermed ender du med å måtte legge inn de samme opplysningene flere steder. Det er ikke bare tidkrevende – det øker også risikoen for feil tall på tvers av systemene.

4. Begrenset innsikt og rapportering

Et regneark kan vise deg de mest grunnleggende tallene om lageret, men gir sjelden dypere innsikt. Det er vanskelig å oppdage trender, planlegge innkjøp eller forutsi når du går tom for en vare. Derfor tas beslutninger ofte basert på magefølelse i stedet for data.

5. Vanskelig å skalere

Excel kan fungere for et lite lager med få varenummer, men etter hvert som bedriften vokser, blir filene uoversiktlige. Jo flere varer, leverandører og kunder du må holde styr på, jo mer komplisert blir regnearket. Til slutt risikerer du at lagerstyringen blir en flaskehals som holder veksten tilbake.

Slik unngår du feilene

Et dedikert lagerstyringssystem som Rackbeat løser utfordringene som følger med Excel:

• Automatiske oppdateringer: Vareantall justeres automatisk når du kjøper inn eller selger. Tastefeil og duplikater reduseres betydelig.

• Sanntidsdata for alle: Hele teamet jobber alltid i det samme oppdaterte systemet – uansett hvor de befinner seg.

• Integrasjon på tvers: Lageret synkroniseres med regnskap, nettbutikk og POS – du slipper dobbeltarbeid.

• Innsikt og rapporter: Systemet gir dashboards og analyser, slik at du kan optimalisere innkjøp, unngå utsolgte varer og redusere kapitalbinding.

• Skalerbar løsning: Enten du har 50 eller 5 000 varer, kan systemet vokse med bedriften og sikre kontroll hele veien.

Klar for neste steg?

Excel kan fungere i oppstartsfasen – men før eller siden koster det mer enn det gagner. Med et lagerstyringssystem får du kontroll på prosessene, innsikt i tallene og et verktøy som vokser sammen med virksomheten din.

Vil du se hvordan det fungerer i praksis? Book en demo med vårt team og opplev forskjellen mellom regneark og dedikert lagerstyring.