Hvordan vælger man det rette lagerstyringssystem til en voksende grossist?

Når en grossist vokser, vokser udfordringerne i lageret også: flere varer, kunder, ordrer og leverandører – og ofte også mere rod, spildtid og fejlkilder. Det er helt naturligt at begynde at overveje et lagerstyringssystem (WMS). Men er det altid det rigtige tidspunkt? 

Ikke nødvendigvis.

I denne artikel får du en praktisk guide til, hvordan du træffer det rette valg uanset om du er i startfasen eller allerede er godt på vej mod professionel lagerdrift. Du bliver bl.a. klogere på:

• Hvordan du identificerer dit reelle behov, før du investerer i et system til lagerstyring.
• Hvornår det er fornuftigt at nøjes med Excel eller dit nuværende regnskabssystem.
• Hvornår et dedikeret WMS kan gøre en markant forskel.
• Hvilke alternativer og mellemveje der findes, såsom indkøbsstyring, hardware eller integrationer.
• Hvornår det kan være en fordel at vente – og hvad du bør have styr på først.
• Hvilke kriterier du bør bruge til at vælge det rette system, når tiden er moden.

1. Forstå dit behov: Hvad er det, du vil løse?

Når en virksomhed vokser, er det fristende at springe direkte til konklusionen: “Vi skal have et WMS”. Men et lagerstyringssystem er kun værdifuldt, hvis det løser de rigtige problemer. Derfor bør første skridt altid være at kortlægge, hvad der egentlig skaber mest friktion i hverdagen.

Nogle typiske udfordringer, du kan støde på, er:

1. For mange fejlleveringer i din ordrestyring. Det kan være, at kunder modtager de forkerte varer, at der mangler varer i en levering, eller at ordrer slet ikke bliver sendt afsted til tiden. Fejl i ordrestyringen koster både tid, penge og troværdighed, og et system kan først hjælpe, når du ved præcis, hvor i processen fejlen sker.

2. Tidskrævende manuelle registreringer. Hvis medarbejderne bruger flere timer om ugen på at taste data ind i regneark eller regnskabssystemet, kan det føre til både fejl og ineffektivitet. Men spørg dig selv: er det fordi, I mangler et system – eller fordi jeres nuværende værktøjer ikke udnyttes optimalt?

3. Manglende indsigt i lagerværdi og beholdninger. Har du svært ved at vide, hvor meget du egentlig har på lager og hvad det er værd? Uden indsigt risikerer du at købe for meget hjem eller løbe tør for varer, og det rammer både likviditet og kundeservice. Det er et typisk tegn på, at behovet for mere struktureret lagerstyring er ved at melde sig.

4. Rod i arbejdsgangene:Når flere medarbejdere arbejder på lageret uden klare rutiner, kan de nemt komme til at forstyrre hinanden. Måske står to og plukker på samme hylde samtidig, eller varer bliver lagt forskellige steder, alt efter hvem der har sat dem på plads. Her kan det være mere effektivt at forbedre procedurer og roller – og først derefter vurdere, om et system er nødvendigt.

At sætte ord på dine største udfordringer er afgørende. Måske opdager du, at problemet kan løses med bedre processer, træning af medarbejdere eller små justeringer i dit nuværende setup. Først når du kender dine behov klart og tydeligt, kan du afgøre, om en investering i et WMS er den rigtige løsning – eller om du kan optimere på andre måder først.

2. Hvornår giver det mening med Excel eller ERP alene?

For mange mindre grossister kan det være både praktisk og økonomisk fornuftigt at holde fast i regneark eller de standardfunktioner, der allerede findes i virksomhedens regnskabssystem eller ERP. Et fuldt lagerstyringssystem er ikke altid nødvendigt i de tidlige vækstfaser, og du kan komme langt med de værktøjer, du allerede har til rådighed.

Det giver især mening at fortsætte med Excel eller ERP alene, hvis:

1. Du har et overskueligt antal varer: Når sortimentet er relativt lille (f.eks. under 500 varenumre), er det ofte muligt at bevare overblikket med simple lister. Her er risikoen for fejl mindre, og det kan stadig lade sig gøre at finde varer hurtigt.

2. Få medarbejdere arbejder på lageret: Hvis lageret kun betjenes af en eller to personer, og de har fuldt overblik over hylder og placeringer, kan det være nok med manuelle procedurer. Koordineringen bliver mere udfordrende først, når flere hænder skal arbejde parallelt i samme system.

3. Væksten endnu ikke kræver specialiseret lagerstyring: Hvis du kan imødekomme kundernes behov uden at opleve mange fejl, forsinkelser eller rod i lageret, er der ingen grund til at skynde sig ud i et WMS. Ofte er det bedre at udnytte og strukturere de værktøjer, du allerede har, før du investerer i noget nyt.

I denne fase handler det om at få mest muligt ud af dine nuværende rutiner:

• Lav faste lageroptællinger, så du undgår ubehagelige overraskelser.
• Indfør tydelig opmærkning af hylder og zoner, så varer altid kan findes hurtigt.
• Fordel klare ansvarsområder mellem medarbejdere, så der ikke opstår overlap eller misforståelser.
• Udarbejd simple plukkelister eller tjeklister, som sikrer, at ordrer bliver håndteret korrekt.

For nogle virksomheder kan denne tilgang faktisk holde i flere år, indtil kompleksiteten overstiger, hvad Excel eller ERP kan bære. På det tidspunkt vil behovet for mere avanceret lagerstyring typisk melde sig helt naturligt – ikke fordi “man bør have et system,” men fordi de manuelle metoder ikke længere kan følge med.

3. Hvornår er tiden moden til et lagerstyringssystem (WMS)?

Et dedikeret lagerstyringssystem (WMS) giver først rigtig værdi, når kompleksiteten i virksomheden overstiger, hvad Excel eller et regnskabssystem alene kan håndtere. Det er her, de manuelle metoder begynder at koste mere, end de gavner – både i tid, fejl og mistede kunder.

Nogle klare tegn på, at du er ved at nå dertil, er:

 – Titusindvis af varer eller mange varianter: Når du har et stort sortiment, bliver det næsten umuligt at bevare overblikket manuelt. Varer forsvinder “ud i systemet,” og medarbejdere bruger for meget tid på at lede frem for at plukke. Et WMS giver her det nødvendige realtidsoverblik over beholdninger, lokationer og lagerværdier.

– Flere medarbejdere arbejder på lageret samtidig: Når lageret vokser, er det sjældent nok, at én person har styr på det hele. Men uden struktur risikerer du, at to medarbejdere plukker på samme hylde, eller at varer bliver lagt forskellige steder. Et WMS fordeler opgaverne og skaber flow, så folk ikke “træder hinanden over tæerne.”

– Fejl koster dyrt: Hvis du oplever et stigende antal fejlleveringer, manglende varer på lageroptællinger eller forkerte registreringer i ordrestyringen, kan det hurtigt udvikle sig til et alvorligt problem. Ikke bare økonomisk, men også for din kundeservice og dit ry. Med et WMS reduceres fejl, fordi processerne bliver digitale og automatiserede.

– Krav om sporing vokser: Når kunder, myndigheder eller din egen branche kræver, at du kan spore batchnumre eller serienumre, bliver det svært at leve op til uden systemunderstøttelse. Et WMS kan holde styr på sporing i hele værdikæden, fra indkøb til salg, uden at det bliver en administrativ byrde.

– Skalering uden flere hænder: Vokser din forretning hurtigere, end du kan ansætte lagermedarbejdere, bliver effektivitet afgørende. Et WMS automatiserer en stor del af lagerstyringen og ordrestyringen, så du kan håndtere flere varer og flere kunder med det samme antal ansatte.

Kort sagt: Når væksten begynder at presse dine processer, og fejl, ineffektivitet eller manglende overblik koster dig tid og penge, er tiden moden til at investere i et WMS. Systemet kan skabe struktur, minimere fejl og frigive ressourcer, så dine medarbejdere kan fokusere på værdiskabende opgaver som ordrestyring, indkøbsstyring og kundeservice.

4. Alternative løsninger: Integrationer, indkøbsstyring og hardware

Et fuldt lagerstyringssystem (WMS) er ikke altid det eneste svar på udfordringerne. Mange grossister kan i en overgangsfase få dækket deres behov ved at tilføje moduler, integrationer eller hardware til lagerstyring. Disse løsninger kan give dig et stort løft i effektivitet uden at du behøver investere i et komplet system lige med det samme.

Indkøbsstyring i ERP

En af de mest almindelige udfordringer i en voksende grossistforretning er at bestille de rigtige varer hjem i rette mængder. Med et godt indkøbsmodul i dit eksisterende ERP kan du:

• Få forslag til genbestillinger baseret på salgsdata og minimumslager.
• Undgå udsolgte hylder, som skaber utilfredse kunder.
• Minimere bundet kapital i varer, du ikke har brug for lige nu.

Ofte kan indkøbsstyring i dit ERP-system være nok til at give bedre flow i lagerstyringen, især hvis problemet handler mere om varetilgang end om selve pluk og pak.

Hardware til lagerstyring

Du behøver ikke et fuldt WMS for at gøre lagerarbejdet mere effektivt. Små investeringer i hardware til lagerstyring – typisk håndscannere eller mobile enheder – kan være en gamechanger, når:

• Medarbejdere bruger for meget tid på at finde eller tælle varer manuelt.
• Du ønsker at reducere tastefejl ved registrering.
• Lageret vokser, men du ikke vil ansætte flere til at lave det samme arbejde.

Håndscannere kan integreres direkte med dit ERP eller webshop og gør det muligt at plukke, pakke og registrere i realtid. Det giver mange af fordelene ved et WMS, bare i en enklere version.

E-handelsintegrationer

For grossister med en webshop eller B2B-portal er ordrehåndtering ofte en stor tidsrøver. Hvis du manuelt skal indtaste ordredata flere steder, øges risikoen for fejl og dobbeltarbejde. Med en integration mellem webshoppen og dit ERP kan du:

• Overføre ordrer automatisk til lageret.
• Holde lagertal synkroniseret i realtid.
• Minimere administrative opgaver, så fokus kan ligge på kundeservice og salg.

På den måde kan du styrke ordrestyring og skabe et mere strømlinet flow uden at skulle ændre hele din lagerstruktur.

Hvornår giver det mening at vælge en mellemvej?

De alternative løsninger er særligt relevante, hvis du oplever begyndende udfordringer, men ikke er klar til den fulde investering i et WMS. Måske er væksten endnu for usikker, eller måske er dit behov begrænset til enkelte dele af lagerstyringen. I de tilfælde kan moduler, integrationer og hardware være en god måde at teste og forberede virksomheden på en senere overgang til et fuldt system.

Kort sagt: Ved at kombinere indkøbsstyring, integrationer og hardware til lagerstyring kan du opnå mange af fordelene ved et WMS, men i en mindre skala og med en lavere investering.

5. Skal du vente?

Det kan faktisk være klogt at vente med at investere i et WMS, hvis:

• Væksten endnu er ustabil, og du ikke kender dine fremtidige behov.
• Interne processer ikke er sat ordentligt i system – for et rodet lager bliver ikke mindre rodet af et nyt system.
• Pengene kan bruges bedre andre steder i virksomheden her og nu.

Et lagerstyringssystem er en stor beslutning, som kræver oplæring, ændring af vaner og ressourcer til løbende vedligehold. Derfor er timing afgørende.

6. Kriterier, når du vælger et system

Når beslutningen om at investere i et lagerstyringssystem (WMS) er taget, er det vigtigt at vælge det rette system og det kræver klare kriterier. Et system er ikke bare en teknisk løsning, men et værktøj, der skal passe til både dine forretningsmål, medarbejdere og fremtidige planer.

Her er de vigtigste kriterier, du bør overveje:

1. Skalerbarhed. Vælg et system, der kan vokse sammen med din virksomhed. Måske har du 2.000 varer i dag, men hvad hvis du har 10.000 om tre år? Eller flere lokationer? Et system skal kunne følge din udvikling, så du undgår at skulle skifte igen alt for hurtigt.

2. Brugervenlighed. Et system kan have nok så mange funktioner, men hvis det er svært at bruge, ender det med at stå i vejen for effektiviteten. Spørg dig selv: kan en ny medarbejder lære det på få dage? Er grænsefladen intuitiv, eller kræver den specialviden? Jo nemmere systemet er at bruge, jo hurtigere får du afkast af investeringen.

3. Integrationer. Et godt WMS kan ikke stå alene. Det skal kunne spille sammen med dit regnskabssystem, ERP, webshop, transportløsninger, scannere og andre værktøjer. Integrationer sparer tid, mindsker risikoen for fejl og sikrer, at data flyder frit mellem systemerne. Sørg for at undersøge, hvilke integrationer leverandøren allerede tilbyder, og hvor fleksibelt systemet er i forhold til fremtidige behov.

4. Support og brancheforståelse. Teknologi er kun så stærk som den hjælp, du kan få, når noget går galt. Vælg en leverandør, der tilbyder pålidelig support, og som har indsigt i grossistbranchen. De bedste leverandører fungerer som en sparringspartner, der kan rådgive dig om både teknik og processer.

5. Pris og prismodel. Et WMS er en investering, så gennemsigtighed i prisen er vigtig. Undersøg, om prisen dækker både opstart, licenser, integrationer og løbende opdateringer. Nogle systemer virker billige i starten, men kan blive dyre, når du vokser. Tjek derfor, om prismodellen matcher dit budget og ambitionsniveau på længere sigt.

En praktisk øvelse er at lave to lister:

• En med must-have funktioner (det, du absolut ikke kan undvære).
• En med nice-to-have funktioner (det, der ville være en bonus, men som ikke er afgørende).

Med den tilgang kan du bedre sammenligne systemer objektivt og undgå at blive forblændet af smarte features, som måske ikke løser dine reelle behov.

7. Opsummering: Vælg ud fra dit ståsted

Valget af et lagerstyringssystem handler ikke kun om software. Det handler om at kende din virksomheds ståsted og være realistisk omkring både behov, ressourcer og ambitioner. Et system er kun en god investering, hvis det passer til din situation ellers risikerer du at betale for noget, du ikke får fuldt udbytte af.

1. Har du stadig et overskueligt lager? Så kan du med fordel optimere de interne procedurer og fortsætte med de værktøjer, du allerede har. Små forbedringer i processer og rutiner kan i mange tilfælde skabe stor værdi uden, at du behøver investere i nye systemer.

2. Oplever du begyndende kompleksitet? Så kan integrationer, moduler til indkøbsstyring og enkel hardware til lagerstyring være en god “mellemvej,” der hjælper dig med at løse konkrete udfordringer uden at tage springet til et fuldt WMS endnu.

3. Står du i en situation med stærk vækst og mange fejl? Så er det formentlig tid til at investere i et dedikeret WMS. Det vil skabe struktur, reducere fejl og give dig det overblik, du har brug for, når lageret bliver en strategisk nøglefaktor i din forretning.

Kort sagt: Vælg den løsning, der matcher din virkelighed i dag, men hav samtidig øje for, hvordan dit lager og din virksomhed skal udvikle sig i morgen.

Tag næste skridt med vores quiz: Har du brug for et lagersystem?

Vil du være endnu skarpere på, om du virkelig har brug for et lagersystem nu – eller om det måske bedst kan betale sig at vente eller se på alternative løsninger? Så anbefaler jeg, at du tager vores behovsquiz fra Rackbeat. Den er:

• Hurtig og enkel – du får svar på under 2 minutter.
• Baseret på konkrete svar om dit lager, dine processer og behov – ikke på mavefornemmelse
• Hjælper dig med at finde ud af, om du bør investere i et WMS nu, vente lidt eller måske overveje en anden løsning